Požadavky na způsob provozu a funkce knihovního softwaru

Požadavky na způsob provozu knihovního softwaru, typ katalogu a požadované funkce či moduly, by měly vycházet z analýzy stavu a potřeb knihovny a analýzy pracovních procesů a postupů knihovny. Požadavky na způsob provozu jsou jedním z nejdůležitějších podkladů při jednání s dodavateli a také při přípravě výběrového řízení resp. poptávkového dokumentu.

Seznam požadavků obvykle zahrnuje následující témata:

Obecné požadavky

Požadovaný typ(y) katalogu (např. regionální systém, jednotlivá instalace, společný katalog)

Požadovaný způsob implementace (např. hostovaný systém, cloudové řešení, instalace na serveru knihovny) apod.

Požadovaná míra rozlišení oprávnění pro jednotlivé knihovny, činnosti, skupiny uživatelů či jednotlivce (odvíjí se od typu katalogu - u regionálních nebo společných katalogů, případně u institucí se složitější organizační strukturou je obyvkle vyžadována větší míra rozlišení oprávnění na úrovni organizačních jednotek i činností).

Požadaovaná míra odlišných nastavení pro jednotlivé knihovny a pobočky v rámci katalogu a pravidla pro půjčování, rezervace

Požadovaná míra přizpůsobení uživatelského rozhraní (přizpůsobení grafickému vzhledu organizace, případně další možnosti nastavení rozhraní)

Požadované propojení s externími softwary, službami a kooperativními projekty (s tím souvisí také požadavky na používané formáty, protokoly apod.)

Požadovaná podpora (rozsah, časová dostupnost, způsoby komunikace aj.)

Dokumentace (požadovaný typ, forma1) např. technická nebo uživatelská dokumentaci, tištěná dokumentace nebo online , rozsah)

Školení (požadavky na obsah školení, místo konání, formu, rozsah apod.)

Záruky, včetně záruk v případě ukončení činnosti dodavatele, požadavky na vlastnictví dat v případě hostovaných systémů nebo provozu v cloudu.

Základní požadavky na systém: hardware a sotfware, požadované standardy, bezpečnost systému, způsob autentizace uživatelů, administrace systému, zajištění migrace dat aj.

Požadavky na funkce/moduly systému

Při definování požadavků, zejména při jednání s dodavateli knihovních softwaru nezapomeňte, že definice modulu se mezi jednotlivými softwary může lišit, navíc svobodné softwary používané v České republice nejsou modulární. Proto je důležité snažit se specifikovat spíše okruhy funkcí a jednotlivé požadované funkce.

V některých případech doporučujeme také specifikovat způsob, jakým má být daná funkce nebo její administrace dostupná. Zhlediska provozu knihovny může být velký rozdíl například v tom, zda je administrace nastavení některých funkcí softwaru dostupná prostřednictvím standardního rozhraní knihovního sofwaru nebo pouze z příkazové řádky na serveru apod. Podobně může hrát roli způsob, jakým může býž konkrétní funkce softwaru prováděna apod. (viz též Pracovní postupy, procesy a služby knihovny).

Níže uvádíme stručný výčet obvyklých okruhů požadavků na funkce knihovního softwaru. Při přípravě poptávkového dokumentu nebo při komunikaci s potenciálními dodavateli je většinou potřeba tyto funkce podrobněji specifikovat.

Výpůjční protokol

Přehled základních funkcí,

výpůjční pravidla,

evidence a vyhledávání čtenářů,

online registace uživatelů,

kontrola duplicit čtenářů,

blokování čtenářského konta,

zprávy a upozornění,

půjčování a vracení,

prodloužení výpůjček,

rezervace a objednávky knihovních jednotek,

sledování přepravy rezervací a objednávek dokumentů,

poplatky, pokuty, odesílání notifikací,

způsoby plateb,

možnost přizpůsobení tiskových výstupů,

offline funkce,

aj.

Katalogizace

Přehled základních požadovaných funkcí,

standardy,

požadovaná katalogizační pole,

způsoby editace a tvorby záznamů,

nastavení šablon pro bibliografické záznamy

nastavení šablony pro vlastnosti jednotek,

možnosti importu a exportu,

funkce pro stahování přes Z39.50,

tisk štítků a čárových kódů

hromadné editace a akce,

správa autorit,

výměnné soubory

aj.

Správa seriálů

Možnost generování vzorců a předpovědí pro předplatné,

správa předplatného,

příjem exemplářů, hromadný příjem,

vazba seriálových jednotek,

šablony pro příjem exemplářů,

reklamace nedodaných čísel

aj.

Opac

Požadavky na rozhraní včetně responsivity designu a přístupnosti pro osoby se specifickými potřebami,

ovládání rozhraní,

přidaný obsah (obálky, obsahy, citace …),

způsoby vyhledávání (jednoduché a pokročilé vyhledávání, procházení, fasety apod.),

možnosti práce s výsledky,

požadavky na funkce čtenářského konta,

možnosti plateb

možnosti správy čtenářského konta.

vytváření seznamů

možnosti vytváření URL odkazů na záznamy, výsledky vyhledávání apod.

Požadavky na historii výpůjček, jejího uchovávání, odstranění apod.

Akvizice:

Sledování finančních zdrojů, fondů a rozpočtů,

správa dodavatelů,

tvorba seznamů požadavků,

objednávky,

elektronické objednávky,

objednávky elektronických dokumentů,

sledování stavu požadavku,

reklamace,

možnost zobrazení stavu objednaného dokumentu v OPACu,

aj.

Statistické výstupy:

Formáty a formy výstupů,

tisk výstupů,

požadované statistické údaje,

možnost periodicky opakovaných výstupů,

e-mailové zasílání výstupů,

aj.

* Revize fondu

Formy sběru dat,

výstupy revize,

aj

Další oblasti:

Meziknihovní výpůjčka

Rezervace vybavení a místností