Knihovní software umožňuje automatizaci procesů knihovny a zároveň obsahuje nástroje pro propojení a komunikaci s externími zdroji a systémy.

V souvislosti s knihovním softwarem se obvykle hovoří o modulární struktuře. Typickými moduly jsou např. modul katalogizace, výpůjční modul, online katalog, modul akvizice aj. Protože však neexistuje jednotná definice modulů, jejich pojetí se může lišit (např. správa exemplářů může být chápána jakou součást katalogizace nebo jako samostatný modul, správa čtenářských plateb jako součást výpůjčního protokolu nebo jako samostatný modul atd.).

Dříve byly jednotlivé moduly knihovního softwaru samostatnými programy. V dnešních softwarech jsou však jednotlivé funkční součásti velmi úzce propojeny, dokonce některé knihovní softwary jsou prezentovány jako nemodulární a jsou distribuovány jako celek, takže by možná bylo přesnější hovořit spíše o funkcích či funkčních oblastech knihovního softwaru než o jeho modulech¹⁾.

Přestože dnes existují knihovny, které používají software vytvořený vlastními silami, je to spíše výjimečné²⁾ a tuto možnost zde uvádíme pouze pro úplnost.

V ČR se používá několik komerčních (uzavřených) knihovních softwarů. Jejich cena závisí na obchodním modelu a cenové politice dodavatelské firmy, na způsobu provozu softwaru, na velikosti fondu knihovny, počtu licencí pro uživatele (včetně licencí pro pracovníky) a na tom, které funkce/moduly softwaru knihovna potřebuje. Cenu knihovního softwaru může ovlivnit také potřeba propojení s produkty třetích stran (např. RFID, zapojení knihovního softwaru do různých kooperativních projektů apod.).

Většina komerčních knihovních softwarů, které se u nás používají, vznikla v ČR nebo na Slovensku, takže reflektují potřeby českých knihoven a zavedené národní postupy. Výhodou komerčních softwarů je to, že dodavatelské firmy se obvykle starají o rozvoj svého softwaru a zavádění nových trendů i o aplikaci knihovních a dalších standardů v softwaru. Zajišťují také zavádění softwaru v knihovně (včetně převodu dat a dalších souvisejících činností), mohou zajistit i jeho nastavení a správu, provoz apod. V mnoha případech jsou tyto firmy schopné knihovnám navrhnout a doporučit vhodné postupy nebo poskytnout konzultace týkající se souvisejícího hardwaru a softwaru. Knihovny tak nemusí pro tuto činnost hledat a zaměstnávat odborné pracovníky pro správu IT nebo knihovního softwaru a mohou se věnovat jiným činnostem³⁾.

Svobodné (otevřené) knihovní softwary využívají některou z tzv. svobodných/otevřených licencí, která umožňuje sdílení zdrojového kódu softwaru a využívání softwaru bez nutnosti platit za uživatelské licence při pořízení nebo při přechodu na vyšší verzi.

Svobodný software může knihovna přizpůsobit svým potřebám nebo dále rozvíjet a výsledky své práce může dále sdílet s dalšími v rámci tzv. komunity⁵⁾. Toto sdílení mj. v praxi znamená, že není nutné opakovaně platit za získání nových funkcí, pokud již byly jednou vytvořeny⁶⁾.

Komunita kolem svobodného softwaru obvykle navzájem komunikuje a spolupracuje nejen při rozvoji softwaru, ale i v dalších oblastech, např. při řešení různých problémů a dotazů souvisejících s prací se softwarem v knihovnách. Využívá k tomu e-mailové konference či jiné formy komunikace, sdílí metodické materiály nebo zkušenosti apod.

Velkou výhodou svobodných softwarů je možnost časově neomezeného testování jejich vlastností na demo verzi či sdíleném testovacím serveru, na vlastní instalaci s daty konkrétní knihovny apod. To výrazně přispívá k tomu, aby se knihovna mohla kvalifikovaně rozhodnout, zda daný software skutečně vyhovuje jejím potřebám.

Svobodný software není přímo propojen s žádnou firmou. Knihovna si proto sama může vybrat nejen software, ale také se rozhodnout, zda bude provoz knihovního softwaru zajišťovat sama vlastními silami nebo nějakou formou outsourcingu, např. pomocí externí podpory či provozu formou služby, v cloudu atd. V případě nespokojenosti může knihovna změnit provozovatele softwaru nebo formu externí podpory a nemusí měnit knihovní software.

Přestože za pořízení nebo přechod na vyšší verzi svobodného knihovního softwaru knihovna nemusí platit, nevyhne se samozřejmě nákladům na jeho provoz. Podle formy provozování to může zahrnovat náklady na externí podporu nebo hostování systému či provoz v cloudu, případně na osobní náklady (IT pracovník, systémový knihovník apod.), na pořízení a provoz serveru a další technické infrastruktury apod.