Požadavky na způsob provozu knihovního softwaru, typ katalogu a požadované funkce či moduly by měly vycházet z analýzy stavu a potřeb knihovny a analýzy pracovních procesů a postupů knihovny. Požadavky na způsob provozu jsou jedním z nejdůležitějších podkladů při jednání s dodavateli a při přípravě výběrového řízení, resp. poptávkového dokumentu.

Seznam požadavků nejčastěji zahrnuje témata uvedená níže.

Obvykle jimi jsou:

• požadovaný typ katalogu (např. regionální systém, jednotlivá instalace, společný katalog);
• požadovaný způsob implementace (např. hostovaný systém, cloudové řešení, instalace na serveru knihovny);
• požadovaná míra rozlišení oprávnění pro jednotlivé knihovny, činnosti, skupiny uživatelů či jednotlivce (odvíjí se od typu katalogu – u regionálních nebo společných katalogů, případně u institucí se složitější organizační strukturou je obvykle vyžadována větší míra rozlišení oprávnění na úrovni organizačních jednotek i činností);
• požadovaná míra odlišných nastavení pro jednotlivé knihovny a pobočky v rámci katalogu a pravidla pro půjčování, rezervace;
• požadovaná míra přizpůsobení uživatelského rozhraní (přizpůsobení grafickému vzhledu organizace, případně další možnosti nastavení rozhraní);
• požadované propojení s externími softwary, službami a kooperativními projekty (s tím souvisí také požadavky na používané formáty, protokoly apod.);
• požadovaná podpora (rozsah, časová dostupnost, způsoby komunikace aj.);
• dokumentace (požadovaný typ, forma¹⁾, rozsah);
• školení (požadavky na obsah školení, místo konání, formu, rozsah apod.);
• záruky (včetně záruk v případě ukončení činnosti dodavatele), požadavky na vlastnictví dat v případě hostovaných systémů nebo provozu v cloudu;
• základní požadavky na systém: hardware a software, požadované standardy, bezpečnost, způsob ověřování identity uživatelů, administrace, zajištění převodu dat aj.

Při stanovování požadavků (zejména při jednání s dodavateli knihovních softwarů) nezapomeňte, že definice modulu se mezi jednotlivými softwary může lišit; navíc svobodné softwary používané v ČR nejsou modulární. Proto je důležité snažit se specifikovat spíše okruhy funkcí, resp. jednotlivé požadované funkce.

V některých případech doporučujeme také specifikovat způsob, jakým má být daná funkce nebo její administrace dostupná. Z hlediska provozu knihovny může být velký rozdíl např. v tom, zda je administrace nastavení některých funkcí softwaru dostupná prostřednictvím standardního rozhraní knihovního softwaru nebo pouze z příkazové řádky na serveru (viz též kapitolu Pracovní postupy a procesy).

Níže uvádíme stručný výčet obvyklých okruhů požadavků na funkce knihovního softwaru. Při přípravě poptávkového dokumentu nebo při komunikaci s potenciálními dodavateli je většinou třeba tyto funkce specifikovat podrobněji.

Mezi obvyklé požadavky patří:

• přehled základních funkcí;
• výpůjční pravidla;
• evidence a vyhledávání čtenářů;
• online registrace uživatelů;
• kontrola duplicit čtenářů;
• blokování čtenářského konta;
• zprávy a upozornění;
• půjčování a vracení;
• prodloužení výpůjček;
• rezervace a objednávky knihovních jednotek;
• sledování přepravy rezervací a objednávek dokumentů;
• poplatky, pokuty, odesílání upozornění;
• způsoby plateb;
• možnost přizpůsobení tiskových výstupů;
• offline funkce.

Mezi obvyklé požadavky patří:

• přehled základních požadovaných funkcí;
• standardy;
• požadovaná katalogizační pole;
• způsoby editace a tvorby záznamů;
• nastavení šablon pro bibliografické záznamy;
• nastavení šablon pro vlastnosti jednotek;
• možnosti importu a exportu;
• funkce pro stahování záznamů prostřednictvím protokolu Z39.50;
• tisk štítků a čárových kódů;
• hromadné editace a akce;
• správa autoritních záznamů;
• výměnné soubory.

Mezi obvyklé požadavky patří:

• možnost generování vzorců a předpovědí pro předplatné;
• správa předplatného;
• příjem exemplářů, hromadný příjem;
• vazba seriálových jednotek;
• šablony pro příjem exemplářů;
• reklamace nedodaných čísel.

Mezi obvyklé požadavky patří:

• požadavky na rozhraní včetně responzivity designu a přístupnosti pro osoby se specifickými potřebami;
• ovládání rozhraní;
• přidaný obsah (např. obálky, obsahy či citace);
• způsoby vyhledávání (jednoduché a pokročilé vyhledávání, prohlížení, fasety apod.);
• možnosti práce s výsledky vyhledávání;
• požadavky na funkce čtenářského konta;
• možnosti plateb;
• možnosti správy čtenářského konta;
• vytváření seznamů;
• možnost vytváření trvalých odkazů na záznamy a na výsledky vyhledávání;
• požadavky na historii výpůjček, její uchovávání a naopak odstranění.

Mezi obvyklé požadavky patří:

• sledování finančních zdrojů, fondů a rozpočtů;
• správa dodavatelů;
• tvorba seznamů požadavků;
• objednávky;
• elektronické objednávky;
• objednávky elektronických dokumentů;
• sledování stavu požadavku;
• reklamace;
• možnost zobrazení stavu objednaného dokumentu v online katalogu.

Mezi obvyklé požadavky patří:

• formáty a formy výstupů;
• tisk výstupů;
• požadované statistické údaje;
• možnost periodicky opakovaných výstupů;
• zasílání výstupů e-mailem.

Mezi obvyklé požadavky patří:

• formy sběru dat,
• výstupy revize.

Může se jednat např. o:

• meziknihovní výpůjčku;
• rezervaci vybavení a místností.