Při plánování změny knihovního softwaru je nutné zvážit nejen způsob provozu přiměřený možnostem a situaci dané knihovny, ale také zvolit vhodný typ katalogu. Obvyklé jsou tyto způsoby provozu katalogu:

• knihovní systém jedné knihovny;
• knihovní systém instituce s větším počtem organizačních jednotek;
• regionální knihovní systém;
• společný katalog více nezávislých knihoven.

O knihovním systému jedné knihovny hovoříme, pokud jde o knihovnu, která má jednoho zřizovatele a nemá žádné pobočky nebo má pobočky, které mají homogenní potřeby a sdílí stejná výpůjční pravidla a skupiny čtenářů. Knihovna může být zapojena do některých kooperativních projektů, knihovní software však obvykle nebývá příliš propojen s dalšími systémy s nutností jednotného přihlašování. Příkladem takové knihovny může být samostatná specializovaná knihovna či veřejná knihovna zřizovaná městem nebo obcí.

Obvyklé požadavky na knihovní software pro knihovní systém jedné knihovny jsou:¹⁾

• možnost nastavení jednoduché organizační struktury knihovny (bez poboček nebo s pobočkami);
• možnost definovat uživatelská oprávnění na úrovni celého katalogu (není třeba detailně definovat uživatelská oprávnění pro jednotlivé pobočky);
• možnost definovat pravidla a nastavení podle potřeb a požadavků knihovny, přičemž tyto potřeby a požadavky jsou ve všech pobočkách knihovny stejné nebo jsou si podobné;
• jedno rozhraní online katalogu (pro jednotlivé pobočky není nutné vytvářet samostatná rozhraní).

Jde o knihovnu instituce (jedné právnické osoby) s členitou organizační strukturou. Jednotlivými pobočkami knihovny jsou zpravidla organizační složky instituce. Většinou mají různé potřeby, různá výpůjční pravidla, různé skupiny uživatelů, více různých umístění fondu, je zde nutné sledovat více zdrojů financování atd. Knihovní software takové instituce bývá obvykle propojen s dalšími systémy s jednotným přihlašováním, většinou se pracuje s elektronickými zdroji a je využíváno discovery rozhraní pro jednotné vyhledávání v heterogenních zdrojích. Příkladem jsou zejména velké univerzity, které mají více knihoven (obvykle knihovny fakultní, ústavní a katederní), z nichž některé mohou fungovat v režimu běžně přístupné knihovny a jiné mohou mít např. charakter prezenční knihovny pro pedagogy dané katedry.

Obvyklé požadavky na knihovní software pro organizaci se složitou strukturou jsou:

• robustnější architektura softwaru;
• možnost detailního nastavení uživatelských oprávnění na úrovni jednotlivých poboček;
• možnost odlišného nastavení výpůjčních pravidel, kategorií čtenářů, případně dalších nastavení pro jednotlivé knihovny;
• snadná interoperabilita s dalšími systémy a jednotné přihlašování uživatelů do těchto systémů;
• pohodlný přístup k elektronickým zdrojům a možnost jejich správy;
• možnost vytvoření samostatného rozhraní online katalogu pro jednotlivé organizační složky instituce.

Regionální knihovní systém obvykle chápeme jako společný katalog veřejných knihoven měst a obcí, které působí v rámci jednoho regionu (např. okresu či jinak vymezeného území). Součástí spolupráce v regionálním katalogu bývá využívání tzv. výměnných souborů. Správu regionálního katalogu a centrální katalogizaci knihovních dokumentů obvykle zajišťuje knihovna pověřená regionálními funkcemi, která zároveň spolupracujícím knihovnám poskytuje metodické poradenství. Regionální katalogy umožňují využívání knihovního softwaru i v knihovnách, které nemají profesionálního knihovníka a nejsou schopny samy zajistit správu knihovního softwaru nebo katalogizaci knihovního fondu.

Jednotlivé knihovny spolupracující v regionálním katalogu nemají většinou stejného zřizovatele ani právní subjektivitu; spolupráce je řešena smluvně. Součástí smlouvy by měla být i dohoda o společných postupech spolupracujících knihoven při využívání regionálního katalogu. Požadavky na funkce a nastavení výpůjčních pravidel nebo čtenářských kategorií u jednotlivých knihoven v rámci regionální systému se sice v detailech liší, ale obecně si bývají velmi podobné.

V českém prostředí existuje poměrně velké množství regionálních katalogů, které ke svému provozu využívají různé knihovní softwary.

Obvyklé požadavky na knihovní software pro provoz regionálního katalogu jsou:

• možnost detailnějšího nastavení uživatelských oprávnění na úrovni jednotlivých poboček;
• možnost odlišného nastavení výpůjčních pravidel, kategorií čtenářů, eventuálně dalších parametrů pro jednotlivé knihovny;
• možnost sdílení bibliografických a autoritních záznamů spojená s možností nastavit zobrazení pouze „domácích“ knihovních jednotek;
• možnost správy výměnných fondů;
• ochrana před neoprávněným přístupem k údajům o čtenářích dalších knihoven;
• možnost vytvoření samostatného rozhraní online katalogu pro jednotlivé knihovny.

Jde o katalog, který sdílejí knihovny s různými zřizovateli a bez společné právní subjektivity. Může jít jak o knihovny podobného typu (např. školní knihovny), tak o zcela odlišné typy knihoven, které vyžadují zcela odlišná výpůjční pravidla, čtenářské kategorie i další nastavení a samostatné rozhraní online katalogu přizpůsobené grafickému stylu dané organizace. Výhodou společného katalogu je sdílení nákladů na provoz, bibliografických záznamů a dalších údajů apod. Zapojení do společného katalogu je šancí na pořízení knihovního softwaru i pro knihovny, které by si nemohly dovolit jiný způsob provoz katalogu²⁾. Součástí spolupráce může být i metodické vedení, společné zapojení do kooperativních projektů aj.

Spolupráce knihoven ve společném katalogu je ošetřena smluvně. Součástí smlouvy musí být mj. zajištění ochrany osobních údajů a záruka získání bibliografických záznamů a dalších dat knihovny při případném odchodu ze společného katalogu nebo jeho zániku. U tohoto typu spolupráce je důležitý také vzájemný souhlas spolupracujících knihoven v dílčích oblastech souvisejících s provozem katalogu. Ten může být vyjádřen ve smlouvě nebo může mít podobu společné strategie či politiky³⁾. Společný katalog nezávislých knihoven je v českém prostředí poměrně novou záležitostí, v zahraničí (zejména v USA) jde však o běžný model provozu knihovního softwaru⁴⁾.

Obvyklé požadavky na knihovní software pro provoz společného katalogu jsou:

• robustnost a škálovatelnost softwaru;
• možnost velmi detailního nastavení uživatelských oprávnění podle hierarchie jednotlivých knihoven a jejich poboček;
• možnost výrazně odlišného nastavení výpůjčních pravidel, kategorií čtenářů a dalších nastavení pro jednotlivé knihovny;
• možnost sdílení bibliografických a autoritních záznamů spojená s možností nastavit zobrazení pouze „domácích“ knihovních jednotek;
• možnost detailního nastavení pravidel pro sdílení/nesdílení rezervací a jejich oběh,
• možnost sdílení čtenářů v rámci systému zároveň spojená s ochranou před neoprávněným přístupem k uživatelským údajům dalších knihoven;
• možnost vytvoření samostatného rozhraní online katalogu pro jednotlivé zapojené knihovny.