V prvních dnech po přechodu na nový knihovní software doporučujeme vyhlásit „pohotovost“ pracovníků. Pracovníci IT, systémový knihovník, interní školitelé a lidé, kteří zodpovídají za převod dat a další aspekty změny softwaru, by měli být v knihovně přítomni pro případ, že nastanou nějaké neočekávané situace nebo problémy¹⁾. Je také nutné počítat s tím, že při poskytování služeb bude třeba více času na komunikaci se čtenáři. Pokud je to možné, doporučujeme zajistit ve službách pracovníky navíc, kteří pomohou čtenářům pracovat s novým rozhraním katalogu a posílí řady pracovníků u výpůjčního pultu.

Přestože při přípravě změny knihovního softwaru jsou jednotlivé funkce a procesy nastaveny a vyzkoušeny, některé problémy vyjdou obvykle najevo teprve při běžném každodenním provozu. Ladění funkcí softwaru a jejich nastavení (popř. také ladění prováděných činností a procesů) trvá obvykle nejméně tři měsíce po přechodu.

Součástí procesu ladění je i kontrola fungování softwaru při běžné zátěži a případná reklamace funkcí a nastavení softwaru.

Hodnocení jednotlivých kroků, které se odehrály při procesu změny knihovního softwaru, pomůže identifikovat případné oblasti nebo problémy, které nejsou ještě zcela dořešeny a mohou mít vliv na provoz knihovny. Zároveň pomůže formulovat doporučení a postupy nejen pro další změnu knihovního softwaru nebo jiných softwarů a služeb v knihovně, ale také pro přechod na vyšší verzi softwaru, zavádění nových služeb knihovny apod.

Hodnocení by se mělo zúčastnit nejenom vedení knihovny a projektový tým, který se na změně knihovního softwaru podílel, ale také běžní pracovníci knihovny, zejména ze služeb.

Forma a jednotlivé kroky při uzavření původního knihovního softwaru se liší podle typu softwaru a způsobu jeho provozu, podle smluvních ustanovení apod. Obvykle je součástí:

• právní zrušení smluv souvisejících s původním softwarem, případně další kroky související s „rozloučením se“ s původním dodavatelem;
• zrušení veškerých nepotřebných záloh a testovacích dat.

V některých případech jsou zcela zrušena data původního softwaru, v jiných případech (především v závislosti na licenci) si knihovna může kopii starého softwaru ponechat. Musí však zvážit za jakým účelem, na jak dlouho, kde a jakým způsobem budou starší data přístupná, jak bude ošetřeno, aby uchovávané osobní údaje nepřekročily stanovenou dobu uchovávání apod.²⁾

Při některých formách paralelního přechodu je nutné po určité době původní software uzavřít. Např. pokud se nepřevádí výpůjčky uživatelů a ve starém softwaru probíhá vracení knihovních jednotek, je nutné po předem stanoveném období výpůjční protokol ve starém softwaru uzavřít a převést všechny čtenáře s nevyřízenými závazky vůči knihovně do nového softwaru a následně vymazat nebo anonymizovat data všech uživatelů³⁾.