Strategie přechodu na nový software úzce souvisí s přípravou projektu. Zároveň je velmi důležitým faktorem pro přípravu jeho časového plánu.

Pro přechod na nový software může je možné zvolit různé přístupy. Těmi jsou:

• přímá instalace;
• jednorázová změna;
• fázovaný přechod;
• paralelní průběh;
• dlouhodobé testování;
• kombinace různých strategií.

O přímé instalaci hovoříme v případě, že si knihovní software pořídí knihovna, která dosud žádný nepoužívala¹⁾. V závislosti na zvoleném typu provozu je software nainstalován nebo zpřístupněn (např. v cloudu) a nakonfigurován podle potřeb knihovny. Do softwaru mohou být data naimportována²⁾ nebo postupně manuálně vkládána.

Jednorázová kompletní změna softwaru³⁾ je někdy rovněž označována jako tzv. velký třesk⁴⁾. Jde o způsob, kdy se v konkrétní chvíli zastaví provoz starého softwaru, aktuální data se převedou do nového softwaru a poté je zahájen provoz v novém softwaru. Termín změny bývá obvykle plánován dlouho dopředu a je důležitým mezníkem v časovém plánu projektu. Tento způsob vyžaduje velmi podrobnou přípravu a je náročný pro pracovníky knihovny. Jde však zároveň o nejlevnější způsob a v případě, že přechod proběhne úspěšně, bývá pozitivně hodnocen uživateli⁵⁾. Tato varianta přechodu na nový software je v ČR pravděpodobně nejčastější. Optimální je, pokud může být kombinována s dlouhodobým testováním.

Fázovaný přechod⁶⁾ (též označovaný jako postupná migrace)⁷⁾ je přístup, kdy přechod probíhá v jednotlivých krocích. Může jít např. o postupné zavádění jednotlivých modulů. To lze využít především v případě, že knihovna dosud knihovní software nebo jednotlivý modul dosud vůbec nepoužívala⁸⁾. Častým případem fázovaného přechodu je postupný přechod dílčích organizačních složek nebo knihoven, které využívají jeden katalog (např. v případě regionálních katalogů či společných katalogů). V takovém případě se do nového softwaru převede jedna knihovna nebo menší počet knihoven, které slouží jako pilotní projekt, na kterém se vyzkouší funkce softwaru pro potřeby dané knihovny. Tzv. velká migrace následně proběhne až po vyhodnocení projektu. Takto je možné vyřešit problémy na malém vzorku dat a vyvarovat se potenciálních větších rizik.

Paralelní průběh⁹⁾ je způsob přechodu, při kterém jsou zároveň provozovány dva softwary, přičemž oba obsahují aktuální data až do doby, kdy jsou vyřešeny všechny problémy. V praxi to znamená buď ruční zadávání dat do dvou systémů, nebo jejich technologické propojení. Vzhledem k tomu, že knihovní software je poměrně rozsáhlý a komplexní software, je tento způsob jednak velmi obtížně proveditelný v praxi, jednak vyžaduje značné finanční a personální prostředky.

Dlouhodobé testování (označované též jako nenásilný přístup)¹⁰⁾ znamená, že knihovna si zajistí vytvoření testovací platformy využívající nový software. Tato platforma slouží k seznámení s funkcemi softwaru, k testování převodu dat, ke školením apod. Testování je optimálně završeno generální zkouškou přechodu. V případě, že je tato zkouška úspěšná, proběhne samotný přechod formou jednorázové nebo fázované změny.

V praxi je výhodné jednotlivé strategie přechodu vzájemně kombinovat tak, aby optimálně odrážely situaci a potřeby dané knihovny.

V případě svobodných softwarů může samotnému nasazení softwaru předcházet dlouhodobé testování, protože software je volně dostupný. Pokud si knihovna zajistí testovací platformu (ať už vlastními silami nebo prostřednictvím externího subjektu), není z finančních důvodů nucena dobu testování omezit. Po důkladném dlouhodobém testování a přípravě obvykle následuje samotný převod dat formou jednorázové změny.

V jiných knihovnách může vyhovovat fázovaný přechod např. formou nasazení nového softwaru v pilotním provozu v některé z poboček. Po vyhodnocení pilotního provozu následuje jednorázový přechod ostatních poboček.

V některých případech se může přechod na nový software uskutečnit formou jednorázového přechodu, ale přitom v dílčí části softwaru může změna probíhat paralelně. Takovým příkladem je případ, kdy se do nového softwaru nepřevádějí aktuální výpůjčky, pouze základní údaje o čtenářích; při vracení knihovních jednotek pak vracení probíhá ve starém softwaru a půjčování v novém.