Pro správný výběr softwaru jsou důležité potřeby knihovny a jejich širší kontext. Proto by před výběrem knihovního softwaru měla proběhnout analýza (případně revize) situace a potřeb knihovny, která pomůže stanovit priority: co knihovna potřebuje, v jaké formě a v jakém rozsahu. Výsledky této analýzy poté slouží nejen jako základ pro stanovení požadavků na funkce a druh knihovního softwaru, na typ katalogu nebo způsob jeho provozu. Jsou také podkladem pro komunikaci se zřizovatelem nebo přípravu poptávkového dokumentu a stanovení hodnoticích kritérií pro výběr softwaru, včetně řešení situací, kdy je hodnocení nabídek nejednoznačné.

Oblasti analýzy se mohou lišit podle typu nebo velikosti knihovny, případně dalších kritérií. Zde uvádíme obecná témata a okruhy, který by většina knihoven při rozhodování o výběru knihovního softwaru měla vzít v úvahu.

Cílem knihovního softwaru jsou služby pro koncové uživatele. Je proto důležitá vhodnost a použitelnost softwaru pro běžné/typické uživatele knihovny a splnění potřeb a očekávání jednotlivých skupin uživatelů knihovny (senioři, děti, mládež, uživatelé se specifickými potřebami aj.).

Typ provozovaného katalogu do značné míry závisí na struktuře organizace nebo sítě spolupracujících organizací. Proto je třeba odpovědět na následující otázky:

• Kolik má knihovna poboček? Jde o menší knihovnu bez poboček nebo s menším počtem poboček? Jde o knihovnu s více pobočkami nebo složitou organizační strukturou?
• Mají jednotlivé pobočky podobné potřeby a stejná pravidla pro výpůjčky, rezervace, oznámení, tiskové výstupy, nastavení katalogu apod.?
• Mají jednotlivé složky organizační struktury různé požadavky na vzhled katalogu, zobrazení/skrytí katalogu či některých organizačních jednotek pro veřejnost, nastavení různých pravidel výpůjčky pro různé části fondu nebo skupiny uživatelů apod.?

Oblasti činnosti, kterým se knihovna věnuje, jsou pro výběr softwaru stěžejní, protože jsou základem pro stanovení požadovaných funkcí softwaru (např. půjčování a vracení, rezervace, půjčování elektronických knih, správa elektronických informačních zdrojů, rezervace místností a vybavení, evidence publikační činnosti, kulturní a vzdělávací aktivity apod.).

Knihovní software má výrazný vliv na způsob provádění jednotlivých činností v knihovně. Součástí analýzy proto musí být nejen požadavky na funkce softwaru, ale také na způsob, jakým se v softwaru s těmito funkcemi pracuje. Pokladem pro definici požadavků je zmapování jednotlivých pracovních procesů, které v knihovně probíhají. Při tom je dobré všímat si nejen přesných postupů při jednotlivých činnostech, ale i toho, jak při těchto postupech pomáhá (či nepomáhá) stávající knihovní software a jaké nové služby pro uživatele by knihovna měla nabízet (viz podrobněji Pracovní postupy a procesy).

Je třeba zvážit:

• kolik knihovních jednotek a jaké typy dokumentů fond obsahuje (zda jde pouze o knihy a časopisy nebo o další typy dokumentů);
• kde je fond umístěn (na jednom místě, na více místech v jedné budově, ve více budovách atd.);
• jaké jsou potřeby značení fondu v knihovním softwaru;
• jaké jsou potřeby sledování přesunů jednotek při půjčování, vracení a rezervacích apod.

Při převodu dat hraje důležitou roli stav bibliografických záznamů. Ten ovlivňuje jak dobu potřebnou pro testování a konverze dat, tak cenu. Má vliv i na strategii přechodu na nový software.

Důležité je zejména:

• jaká je kvalita bibliografických a autoritních záznamů;
• zda záznamy splňují požadavky na kvalitu nutnou pro zapojení do kooperativních projektů a zda byly zpracovány podle platných standardů nebo byly získány prostřednictvím retrokonverze či převodem ze softwarů, které nesplňují požadované standardy;
• zda se liší kvalita části záznamů;
• jaká data je třeba přenést do nového softwaru (bibliografická data, údaje o exemplářích, akviziční data, data z dalších systémů atd.);
• zda tato data bude bez problémů možné převést do jiného softwaru;
• jaké budou finanční/personální nároky na hromadnou/manuální opravu záznamů v případě, že záznamy nemají potřebnou kvalitu, a zda se knihovně vyplatí převod dat nebo nová katalogizace záznamů (např. jejich stažení prostřednictvím protokolu Z39.50).

Je třeba zvážit:

• jakou má knihovna technologickou infrastrukturu;
• zda je tuto infrastrukturu třeba obnovit, zda dostačuje pro provoz stávajícího knihovního softwaru a vyhovuje pro softwary nové generace a rozvoj nových technologií funkcí a služeb.

Je třeba vzít v potaz:

• jak je v knihovně řešena správa stávajícího knihovního softwaru;
• zda knihovna má k dispozici vlastní/podnikovou IT podporu;
• jaké jsou požadavky na IT podporu;
• jaká je časová dostupnost podpory;
• zda je stávající způsob podpory knihovního softwaru vyhovující (v čem vyhovuje a v čem naopak nikoliv, zda je s novým softwarem možné změnit případnou nevyhovující praxi).

Zvažte:

• jaké jsou priority knihovny z hledisky využití kapacity pracovníků¹⁾;
• co pracovníci knihovny potřebují ke své práci;
• jaká je úroveň pracovníků z hlediska práce s technologiemi;
• zda budete mít k dispozici systémového knihovníka (nebo knihovníka schopného komunikovat s IT podporou či zajišťovat drobné změny nastavení systému apod.).

Zamyslete se nad tím:

• jaké jsou role uživatelů a jak je třeba je rozlišit v knihovním softwaru (jaké typy oprávnění potřebujeme, pro koho, na jaké úrovni);
• jaké pracovní procesy a postupy uživatelé používají nebo potřebují.

Zvažte:

• zda je stávající knihovní software aktuální a odráží současné trendy a potřeby uživatelů;
• zda je uživatelsky přívětivý a intuitivní;
• zda má responzivní design, je nezávislý na platformě a je přístupný z webového rozhraní;
• zda je přístupný pro uživatele se specifickými potřebami;
• jaké jsou požadavky na nové funkce a rozvoj.

Při výběru softwarového řešení je nutné přihlédnout nejen k výši, ale také ke skladbě rozpočtu. Dostupnost financí na osobní náklady, resp. na služby může být důležitým kritériem pro výběr způsobu provozu katalogu. Pokud jsou k dispozici finance na osobní náklady, lze uvažovat o zaměstnání IT specialisty nebo systémového knihovníka, který by se staral o systém instalovaný přímo v knihovně. Pokud má knihovna naopak spíše finance na služby, je vhodné zaměřit se na hostovaný systém nebo jiný způsob provozu knihovního softwaru formou služby.

Zamyslete se nad tím:

• se kterými dalšími knihovnami knihovna spolupracuje a na jaké úrovni (výměna fondu, společná akvizice, sdílení čtenářů apod.);
• který knihovní software používají spolupracující knihovny a jaké výhody/nevýhody by použití stejného softwaru přineslo spolupracujícím knihovnám;
• zda existují další subjekty/knihovny, se kterými by bylo vhodné v budoucnu spolupracovat;
• zda by bylo pro knihovnu vhodným/reálným řešením zapojení do společného nebo regionálního katalogu.

Vytvořte si přehled o tom:

• která externí zařízení, systémy a služby knihovna používá nebo plánuje používat (technologie RFID a zařízení pro samoobslužné půjčování nebo vracení, bezpečnostní brány, výpůjčky e-knih, využití discovery rozhraní, elektronické informační zdroje, platební brány, telekomunikační služby pro oznámení čtenářům aj.);
• do kterých kooperativních projektů je knihovna aktuálně zapojena (např. Souborný katalog ČR, tvorba národních autorit, ObalkyKnih.cz, Knihovny.cz) a jaké jsou technické a procesní požadavky na zapojení do těchto systémů.

Přemýšlejte o tom:

• jaké nové služby chce knihovna nabídnout uživatelům;
• jak chce knihovna vylepšit stávající služby;
• jaké další skupiny uživatelů chce knihovna oslovit;
• jak chce knihovna využít nové technologie a aktuální trendy;
• jaké další systémy nebo služby chce knihovna využívat;
• do jakých kooperativních projektů se knihovna plánuje zapojit;
• s kým chce knihovna spolupracovat.

Pro získávání údajů o potřebách pracovníků a uživatelů lze využít běžné výzkumné metody. Mezi ně patří:

• rozhovor s pracovníky a správci stávajícího systému;
• rozhovory s uživateli;
• průzkumy pomocí dotazníků nebo ankety;
• přímé nebo nepřímé pozorování;
• analýza deníku veřejné knihovny / statistických dat;
• analýza systémových logů.