Před změnou knihovního softwaru, resp. převodem dat je vhodné provést:

• revizi fondu;
• odpisy fondu (vyřazení nepotřebných nebo postrádaných titulů);
• přesuny a změny stavění fondu;
• kontrolu duplicit a deduplikaci záznamů;
• odstranění záznamů, které nemají připojeny žádné exempláře.

Tím zajistíme, že do nového softwaru nebudou zbytečně přenesena nepotřebná data.

Příprava bibliografických dat je podrobně popsána v kapitole Převod dat.

Přechod na nový software je možné využít i ke změnám uživatelských skupin čtenářů, k hromadným změnám nastavení nebo k čištění dat o uživatelích.

Vzhledem k platné legislativě týkající se ochrany osobních údajů by v evidenci čtenářů po době stanovené knihovním řádem neměli být čtenáři, kteří již knihovnu nevyužívají. Výjimku tvoří čtenáři, kteří mají vůči knihovně nevyrovnané závazky. Při změně knihovního softwaru je dobré počet těchto čtenářů snížit, např. podniknout právní kroky k vymáhání dlužných knih a poplatků. Je také možné vymazat opakovaně upomínané nedohledatelné čtenáře, kteří dluží menší částky (v řádu korun).

Funkce knihovního softwaru pro akvizici zdaleka nevyužívají všechny knihovny. Navíc (na rozdíl od údajů o knihovních jednotkách nebo čtenářích, které se používají každodenně) se některé uložené akviziční údaje po určité době využívají minimálně nebo vůbec. Pokud tedy knihovna akviziční funkce knihovního softwaru používá, doporučujeme provést revizi akvizičních dat (podobně jako u bibliografických záznamů nebo dat o uživatelích). Tato revize zajistí, že se do nového softwaru budou převádět pouze ta data, která knihovna opravdu potřebuje a používá.

Většinou je možné zrušit vyřízené seznamy deziderát, dlouhodobě nevyřízené objednávky, neplatné údaje o dodavatelích nebo údaje, které už byly v účetnictví organizace skartovány²⁾. Vhodné je také zvážit, zda knihovna do nového softwaru potřebuje převádět údaje o uzavřených nebo zrušených objednávkách, údaje o starších platbách, zda je nutné převádět data všech poboček knihovny apod.

Podklady ze stávajícího systému nutné pro účetní nebo grantovou evidenci, které knihovna potřebuje uchovat, ale nechce je převádět do nového softwaru, lze vyexportovat do souboru vhodného formátu⁴⁾ a uložit nebo vytisknout, případně ponechat ve stávajícím softwaru (pokud to licenční či jiné podmínky umožňují)⁵⁾.

V závislosti na velikosti a funkcích knihovny je případně třeba řešit převod dat z dalších oblastí (správa seriálů, správa elektronických zdrojů, údaje potřebné k přihlášení uživatelů v různých systémech apod.). Vždy je vhodné zvážit, jakým způsobem je možné provést revizi dané oblasti, případně zda je účelné převádět všechna data. Při rozhodování je dobré vzít v potaz, jak se liší pracovní postupy ve stávajícím a v novém softwaru, co je třeba změnit, jaké nové technologie a služby chce knihovna zavádět.