Rozpočet (cenový plán) projektu umožňuje stanovit očekávané náklady. Jeho součástí musejí být nejen náklady na pořízení a provoz samotného knihovního softwaru, ale i na pořízení a provoz jeho nutných doplňků. V optimálním případě, kdy má knihovna zpracovaný strategický technologický plán knihovny, bude pro vyčíslení dalších nákladů možné využít právě tento dokument.

Rozpočet by měl vedle samotné ceny softwaru zahrnovat i kalkulaci provozu softwaru a jeho údržby, včetně pravidelného přechodu na vyšší verzi (upgradu) a případných nutných investic, údržby nezbytného hardwaru atd. ve výhledu pěti let. Zahrnutí těchto nákladů může být rozhodujícím kritériem při výběru softwaru.

Náklady na pořízení knihovního softwaru jsou součástí zadávací dokumentace (viz příprava výběrového řízení) a je vhodné požadovat, aby veškeré jeho položky potenciální dodavatelé zahrnuli do své cenové kalkulace. Níže jsou uvedeny základní položky, se kterými je nutné v rozpočtu počítat.¹⁾

Náklady zahrnují pořizovací cenu:

• knihovního softwaru;
• dalších softwarů, které je nutné pořídit v souvislosti s novým knihovním softwarem (např. software pro generování čárových kódů, software pro různé rozšiřující služby, discovery rozhraní apod.).

Pořizovací cena knihovního softwaru:

• u modulárního knihovního softwaru zahrnuje cenu všech potřebných modulů a doplňků;
• u softwaru poskytovaného formou služby nebo cloudového řešení může zahrnovat různé formy vstupních poplatků (nejsou-li zahrnuty v dalších položkách rozpočtu);
• u otevřeného softwaru má nulovou výši.

Jedná se o náklady na:

• server nebo servery (nejde-li o cloudové nebo hostované řešení – v takovém případě tyto náklady odpadají), přičemž k ceně serveru je nutné připočíst také náklady na další související zařízení (např. routery, UPS), zajištění optimálních klimatických podmínek, zabezpečení místnosti se serverem proti neoprávněnému vniknutí apod.;
• pracovní stanice pro pracovníky, včetně základního příslušenství (monitory, klávesnice, myši), případně dalšího volitelného příslušenství pro práci (čtečky čárových kódů, čtečky čipových karet, čtecí zařízení pro RFID, tiskárny, webové kamery, mikrofony, sluchátka, reproduktory atd.);
• RFID brány nebo zařízení pro ochranu fondu;
• zařízení pro samoobslužnou výpůjčku;
• případné pracovní stanice a příslušenství pro uživatele.

Náklady na převod dat, na úpravu chybných záznamů (prostřednictvím programu nebo manuálně) a na konzultace a testování závisejí především na tom, kdo konverzi provádí (např. dodavatel/provozovatel softwaru nebo knihovna vlastními silami) a v jakém stavu jsou převáděná data. V případě velmi nekvalitních dat v knihovnách s menším počtem knihovních jednotek může být finančně výhodnější knihovní fond zkatalogizovat znovu než převádět původní data.

Je třeba počítat s náklady na:

• instalaci, upgrade nebo přizpůsobení síťové infrastruktury;
• nastavení bezpečnostních postupů, firewallu;
• přípravu pro napojení na další poskytované služby (např. platební brány, SMS brány, systémy evidence tisku);
• elektroinstalaci.

Cena instalace závisí na typu softwaru a způsobu provozu a také na tom, kdo bude instalaci provádět. V některých případech je nutné do nákladů kromě instalace knihovního softwaru započítat také instalaci serveru, na kterém knihovní software poběží. V případě řešení formou služby nebo cloudového řešení instalace odpadá. Pokud instalaci provádějí pracovníci knihovny, jsou náklady na instalaci zahrnuty do mzdových prostředků.

Jde např. o zprovoznění a nastavení OAI provideru pro sklízení do Souborného katalogu ČR nebo o zapojení do portálu Knihovny.cz (viz Kooperativní projekty v ČR).

Do nákladů je nutné zahrnout jak licence pro pracovníky, tak licence pro uživatele. V případě otevřených softwarů náklady na licence odpadají.

Jde o poplatky za poskytované služby, včetně správy softwaru, řešení potíží apod.

Je třeba počítat také s poplatky za zálohování (umístění zálohy na vzdáleném úložišti), přechod na vyšší verze softwaru apod. Cena závisí na zvoleném řešení; u některých forem implementace otevřených softwarů nebo při provozu softwaru na vlastním serveru některé typy poplatků odpadají, naopak ale mohou narůstat jiné poplatky. V případě provozu softwaru na vlastním serveru knihovny jde např. o cenu za energie, v případě provozu vlastního softwaru na serveru externího poskytovatele služeb / dodavatele softwaru o poplatky za hosting.

Jde např. o poplatky za hosting, webovou konektivitu, telekomunikační poplatky za systém pro odesílání upozornění, správu tisku, poplatků za online platby aj.

Cena školení obvykle závisí na tom, kolik osob se školení zúčastní, zda školení probíhá přímo v knihovně nebo u dodavatele/provozovatele softwaru a zda se ho zúčastní všichni zaměstnanci nebo zda se proškolí jen někteří, kteří budou školit ostatní.

Školení musí zahrnovat úvod do práce v softwaru a dále všechny používané moduly/funkce, rozšíření a služby. Pokud je v knihovně osoba pověřená správou knihovního softwaru, např. systémový knihovník, je nutné také školení pro administraci systému.

Do nákladů na školení je nutné zahrnout i školení uživatelů, které může mít různou formu (včetně instruktážních videí). Podle toho, kde a jakým způsobem školení uživatelů probíhá, se jedná o mzdové náklady nebo o náklady za služby.

Cena informační kampaně závisí na zvolené formě propagace. Ta může mít řadu podob – od zveřejnění informace na webu a tisku letáčků s informacemi v režii knihovny, přes tvorbu reklamních bannerů a propagačních videí až po akce nebo happeningy. Do oblasti informační kampaně je nutné také zahrnout informace o novém softwaru pro pracovníky knihovny, především v raných fázích projektu změny softwaru.

Jde o náklady na:

• tvorbu zadávací dokumentace;
• konzultace s právníkem nebo odborníky z oblasti IT apod.,
• uspořádání výběrového řízení (včetně cestovného a dalších náhrad členům komise).

Dalšími náklady, které však již přímo nesouvisejí s pořízením knihovního softwaru, mohou být náklady na:

• materiál (štítky pro čárové kódy, RFID štítky);
• papír do tiskáren (pro uživatele i pracovníky);
• nábytek pro pracovníky i uživatele (stoly, židle, stojany, držáky kabelů, promítací plátna, interaktivní tabule);
• elektroinstalace, kabely, zásuvky pro uživatele;
• počítačové stanice pro uživatele;
• doplňkové vybavení pro uživatele (sluchátka, reproduktory, mikrofony, webkamery, USB kabely, nabíječky);
• multifunkční zařízení (tiskárny, kopírky, skenery) pro uživatele;
• notebooky, tablety, dataprojektory.