14. Požadavky na software

Požadavky na způsob provozu knihovního softwaru, typ katalogu a požadované funkce či moduly by měly vycházet z analýzy stavu a potřeb knihovny a analýzy pracovních procesů a postupů knihovny. Požadavky na způsob provozu jsou jedním z nejdůležitějších podkladů při jednání s dodavateli a při přípravě výběrového řízení, resp. poptávkového dokumentu.

Seznam požadavků nejčastěji zahrnuje témata uvedená níže.

14.1 Obecné požadavky

Obvykle jimi jsou:

požadovaný typ katalogu (např. regionální systém, jednotlivá instalace, společný katalog);

požadovaný způsob implementace (např. hostovaný systém, cloudové řešení, instalace na serveru knihovny);

požadovaná míra rozlišení oprávnění pro jednotlivé knihovny, činnosti, skupiny uživatelů či jednotlivce (odvíjí se od typu katalogu – u regionálních nebo společných katalogů, případně u institucí se složitější organizační strukturou je obvykle vyžadována větší míra rozlišení oprávnění na úrovni organizačních jednotek i činností);

požadovaná míra odlišných nastavení pro jednotlivé knihovny a pobočky v rámci katalogu a pravidla pro půjčování, rezervace;

požadovaná míra přizpůsobení uživatelského rozhraní (přizpůsobení grafickému vzhledu organizace, případně další možnosti nastavení rozhraní);

požadované propojení s externími softwary, službami a kooperativními projekty (s tím souvisí také požadavky na používané formáty, protokoly apod.);

požadovaná podpora (rozsah, časová dostupnost, způsoby komunikace aj.);

dokumentace (požadovaný typ, forma1) Může jít např. o technickou nebo uživatelskou dokumentaci, tištěnou nebo online podobu dokumentace apod. , rozsah);

školení (požadavky na obsah školení, místo konání, formu, rozsah apod.);

záruky (včetně záruk v případě ukončení činnosti dodavatele), požadavky na vlastnictví dat v případě hostovaných systémů nebo provozu v cloudu;

základní požadavky na systém: hardware a software, požadované standardy, bezpečnost, způsob ověřování identity uživatelů, administrace, zajištění převodu dat aj.

14.2 Požadavky na funkce/moduly systému

Při stanovování požadavků (zejména při jednání s dodavateli knihovních softwarů) nezapomeňte, že definice modulu se mezi jednotlivými softwary může lišit; navíc svobodné softwary používané v ČR nejsou modulární. Proto je důležité snažit se specifikovat spíše okruhy funkcí, resp. jednotlivé požadované funkce.

V některých případech doporučujeme také specifikovat způsob, jakým má být daná funkce nebo její administrace dostupná. Z hlediska provozu knihovny může být velký rozdíl např. v tom, zda je administrace nastavení některých funkcí softwaru dostupná prostřednictvím standardního rozhraní knihovního softwaru nebo pouze z příkazové řádky na serveru (viz též kapitolu Pracovní postupy a procesy).

Níže uvádíme stručný výčet obvyklých okruhů požadavků na funkce knihovního softwaru. Při přípravě poptávkového dokumentu nebo při komunikaci s potenciálními dodavateli je většinou třeba tyto funkce specifikovat podrobněji.

14.2.1 Výpůjční protokol

Mezi obvyklé požadavky patří:

přehled základních funkcí;

výpůjční pravidla;

evidence a vyhledávání čtenářů;

online registrace uživatelů;

kontrola duplicit čtenářů;

blokování čtenářského konta;

zprávy a upozornění;

půjčování a vracení;

prodloužení výpůjček;

rezervace a objednávky knihovních jednotek;

sledování přepravy rezervací a objednávek dokumentů;

poplatky, pokuty, odesílání upozornění;

způsoby plateb;

možnost přizpůsobení tiskových výstupů;

offline funkce.

14.2.2 Katalogizace

Mezi obvyklé požadavky patří:

přehled základních požadovaných funkcí;

standardy;

požadovaná katalogizační pole;

způsoby editace a tvorby záznamů;

nastavení šablon pro bibliografické záznamy;

nastavení šablon pro vlastnosti jednotek;

možnosti importu a exportu;

funkce pro stahování záznamů prostřednictvím protokolu Z39.50;

tisk štítků a čárových kódů;

hromadné editace a akce;

správa autoritních záznamů;

výměnné soubory.

14.2.3 Správa seriálů

Mezi obvyklé požadavky patří:

možnost generování vzorců a předpovědí pro předplatné;

správa předplatného;

příjem exemplářů, hromadný příjem;

vazba seriálových jednotek;

šablony pro příjem exemplářů;

reklamace nedodaných čísel.

14.2.4 Online katalog (OPAC)

Mezi obvyklé požadavky patří:

požadavky na rozhraní včetně responzivity designu a přístupnosti pro osoby se specifickými potřebami;

ovládání rozhraní;

přidaný obsah (např. obálky, obsahy či citace);

způsoby vyhledávání (jednoduché a pokročilé vyhledávání, prohlížení, fasety apod.);

možnosti práce s výsledky vyhledávání;

požadavky na funkce čtenářského konta;

možnosti plateb;

možnosti správy čtenářského konta;

vytváření seznamů;

možnost vytváření trvalých odkazů na záznamy a na výsledky vyhledávání;

požadavky na historii výpůjček, její uchovávání a naopak odstranění.

14.2.5 Akvizice

Mezi obvyklé požadavky patří:

sledování finančních zdrojů, fondů a rozpočtů;

správa dodavatelů;

tvorba seznamů požadavků;

objednávky;

elektronické objednávky;

objednávky elektronických dokumentů;

sledování stavu požadavku;

reklamace;

možnost zobrazení stavu objednaného dokumentu v online katalogu.

14.2.6 Statistické výstupy

Mezi obvyklé požadavky patří:

formáty a formy výstupů;

tisk výstupů;

požadované statistické údaje;

možnost periodicky opakovaných výstupů;

zasílání výstupů e-mailem.

14.2.7 Revize fondu

Mezi obvyklé požadavky patří:

formy sběru dat,

výstupy revize.

14.2.8 Další oblasti

Může se jednat např. o:

meziknihovní výpůjčku;

rezervaci vybavení a místností.