I když je tato příručka věnována především webu, nesmíme zapomínat, že přístupnost webu se netýká jen samotných webových stránek, ale i dalších elektronických dokumentů.

Při činnosti knihovny vzniká řada dokumentů, které slouží k interní nebo externí komunikaci se čtenáři, kolegy, zřizovatelem i dalšími subjekty, nejčastěji:

• oficiální rozhodnutí a oznámení;
• knihovní řády a ceníky;
• smlouvy;
• výroční zprávy nebo různé strategie;
• přihlášky do knihovny, případně další formuláře;
• pozvánky na akce;
• vzdělávací a výukové materiály a metodiky;
• elektronické knihy.

Část dokumentů, která je zveřejněna prostřednictvím webu, je zveřejněna ve formě webové stránky (tj. dokumentu v HTML). Některé dokumenty jsou však z praktických důvodů zveřejňovány v jiném formátu než HTML. Může jít např. o rozsáhlý knihovní řád, jehož převedení do HTML formátu by bylo problematické nebo velmi pracné. Dokumenty tohoto typu jsou obvykle zveřejněny ve formátu PDF, případně ve formátech kancelářského balíku MS Office (DOCX, XLSX, PPTX) nebo ve formátech pro LibreOffice (ODT, ODS, ODP), ve formátu TXT, případně jako archiv souborů (ZIP, RAR).

Někdy se zveřejnění informací ve formě dokumentu není možné vyhnout. V takovém případě je třeba zajistit, aby dokumenty byly přístupné.

Základem přístupnosti dokumentů je, aby dokument obsahoval textovou vrstvu a nebyl jen obrázkem.

Textovou vrstvu neobsahují (a tudíž jsou nepřístupné) např. tyto typy dokumentů:

• naskenované dokumenty, které neprošly procesem rozpoznání textu (optical character recognition, OCR);
• snímky obrazovky nebo fotografie textu;
• dokumenty vytvořené programy, jejichž výstupem jsou obrázky (tj. text je zde formou grafiky, nikoli skutečného textu; může jít např. o některé programy, ve kterých jsou vytvářeny plakáty, programy určené na tvorbu diagramů nebo myšlenkových map nebo některé platformy pro tvorbu prezentací – zcela nepřístupné jsou např. prezentace nebo vyexportovaná PDF vytvořená v programu Prezi).

Při vytváření přístupného dokumentu platí podobné zásady jako při vytváření přístupných stránek:

• Dokument by měl být srozumitelný.
• Dokument by měl být srozumitelně pojmenován a obsahovat popisná metadata.
• Dokument nesmí zabraňovat přístupu asistivních technologií a uživatelů k jeho obsahu např. pomocí nástrojů, které mají zabránit kopírování či šíření textu (problematická v tomto ohledu mohou být opatření používaná v knihovnách pro zpřístupnění textu na místě samém, některé ochranné prvky souborů ve formátu PDF aj.).
• Dokument by měl být správně strukturován a pro nadpisy, seznamy, odstavce apod. by měly být používány styly. Pro tento účel vždy používejte odpovídající nástroje textového editoru. Nikdy nepoužívejte pouze nastavení písma.
• K netextovým prvkům (obrázkům či multimédiím) připojte textový popis pomocí nástrojů textového procesoru či jiného nástroje (viz též Obrázky).
• Dbejte na čitelnost textu (vyberte dostatečně velké a vhodné písmo, nastavte dostatečný rozestup mezi řádky či odstavci, zvolte vhodný kontrast barev, vyhněte se použití obrázku na pozadí, nepoužívejte efekty pro písmo, viz též Písmo a formátování textu).
• Pro odkazy používejte srozumitelné zástupné texty, které dávají smysl samy o sobě, tedy bez okolního kontextu (viz též Odkazy).
• Pro vytvoření souboru ve formátu PDF z kancelářských programů LibreOffice/OpenOffice nebo Microsoft Office použijte funkci pro export do PDF a při nastavení možností PDF vyberte vytvoření tagovaného PDF (se strukturou dokumentu²⁾). Informace pro vytvoření PDF v programu Adobe Acrobat najdete v uživatelské příručce. Nepoužívejte programy, které fungují jako virtuální tiskárna (např. PDF Creator). Ty totiž nezachovají strukturu dokumentu, takže se nevidomým uživatelům s takto vytvořeným dokumentem špatně pracuje.