Při hodnocení nabídek v rámci procesu výběru nebo při výběrovém řízení je nutné vycházet z analýzy stavu a potřeb knihovny. Vždy záleží na finančních možnostech knihovny a dalších okolnostech. S ohledem na tyto možnosti a okolnosti je třeba velmi dobře zvážit, kterým kritériím dát větší váhu (např. nejnižší ceně nebo nejlépe splněným technickým požadavkům). Kritéria hodnocení by měla být uvedena v poptávkovém dokumentu.

Mezi hodnoticí kritéria může patřit např.:

• splnění požadavků na funkcionalitu knihovního softwaru;
• míra využití stávající sítě a infrastruktury knihovny;
• schopnost dodavatele implementovat hardware a software a zajistit požadovanou/deklarovanou technickou asistenci a podporu (včetně rychlosti zajištění);
• potenciál pro nárůst fondu a čtenářů a pro další rozvoj vzhledem k technologickým inovacím;
• celková cena systému, včetně údržby hardwaru a softwaru pro následujících pět let provozu;
• zkušenost dodavatele s implementací ve srovnatelných institucích;
• počet úspěšných implementací dodavatele;
• finanční stabilita a historie dodavatele¹⁾;
• zkušenosti s migrací ze softwaru, který knihovna aktuálně používá;
• míra využití standardně dostupného hardwaru, operačního systému a běžné podoby dodávaného knihovního softwaru, bez nutnosti nestandardních úprav a zásahů;
• míra využití moderních přístupů a technologií, stav daného softwarového řešení vzhledem k moderním trendům a formám komunikace (např. využitelnost nezávisle na platformě, responzivní design či přístupnost pro uživatele s handicapem).

Dvěma základními kritérii jsou cena a technické řešení. Pokud knihovna preferuje nabídku s nejnižší cenou, mohou být váhy nastaveny např. takto:

• splnění technických požadavků: 40 %;
• cenová nabídka: 60 %.

Pokud knihovna preferuje splnění technických požadavků, může být tento poměr opačný.

Dalšími kritérii mohou být např. finanční historie dodavatele a doporučení knihoven. Webberová a Peters²⁾ uvádí ve vzorovém poptávkovém dokumentu následující hodnocení:

• splnění specifikovaných požadavků na technické funkce a podporu: 50 %;
• cena navrženého řešení: 25 %;
• doporučení dalších knihoven, finanční stabilita a historie dodavatele řešení: 15 %;
• finanční historie dodavatele a jeho zákazníci: 10 %.

Tento způsob vyžaduje přesný výčet funkčních a dalších požadavků, obvykle formou víceúrovňového číslovaného seznamu³⁾. Hodnotí se celková míra splnění požadavků, lze hodnotit také míru splnění jednotlivých požadavků (vyjádřenou např. stupnicí: dostupné, připravuje se, nedostupné). Splnění požadavků je vyhodnoceno v poměru k požadované ceně řešení.

Míru splnění lze vyjádřit v bodech nebo v procentech. Některým funkcím a požadavkům lze také přiřadit vyšší koeficient důležitosti.

Další možností je např. bodování jednotlivých stanovených kritérií. Může jít např. o výše uvedená možná kritéria nebo jejich skupiny. Vždy je ale třeba pečlivě zvážit, která kritéria mají přednost a těm pak konečném hodnocení přidělit vyšší váhu. Např. kritérium ceny bude mít vyšší váhu než splnění formálních náležitostí, takže získaný počet bodů vynásobíme přiděleným koeficientem.