Získávání informací o dostupných softwarech

Rešerše

Informace o dostupných softwarech jsou k dispozici na stránkách Knihovnického institutu, kde jsou odkazy na webové prezentace jednotlivých softwarů. Vhodným a zdrojem informací jsou články v odborných knihovnických časopisech, sborníky z konferencí (především konference Knihovny současnosti), prezentace z různých seminářů pořádaných knihovnami v různých regionech apod. V těchto zdrojích často najdeme nejen informace o jednotlivých softwarech a přehled jejich funkcí, ale také zkušenosti knihoven s jednotlivými softwary nebo pohled na funkce knihovních softwarů z různých hledisek.

Pozor! Informace týkající se softwarů a technologií se velice rychle mění (softwary se vyvíjejí,mění se také potřeba i dostupnost nových technologií, potřeby a očekávání uživatelů aj.)

Získávání informací od dodavatelů / poskytovatelů podpory

Na webových stránkách jednotlivých softwarů nebo jejich dodavatelů obvykle najdeme základní informace o funkcích/modulech těchto softwarů, možných typech implementace (provozu), nabízené podpoře. V některých případech jsou k dispozici také informace o cenách, odkazy na dokumentaci a také informace o knihovnách nebo typech knihoven, které daný software používají.

Informace lze získat také písemnou formou a pomocí tzv. poptávkového dokumentu1) tzv. žádost o informace někdy také označovaná jako RFI tj. Request for information zjistit, jestli dodavatel má dostupné produkty či služby, které splňují očekávání a požadavky knihovny. Tento dokument lze poté využít při zpracování žádosti o nabídku / výběrového řízení.

Tip: Výbornou příležitostí k seznámení se s nabídkou jsou prezentace jednotlivých softwarů na různých konferencích a dalších knihovnických akcích. Zde je obvykle možnost osobně se zeptat dodavatelů softwaru na to, co Vás zajímá a nechat si předvést základní funkce softwaru. Je dobré ptát se nejen na to, zda software obsahuje požadovanou funkci či funkce, ale také jakým způsobem se tyto funkce používají, jak přívětivé je rozhraní pro jejich využití, jaká oprávnění nebo znalosti jsou k jejich využívání zapotřebí nebo jakou mají tyto funkce návaznost na další části softwaru apod.

Reference dalších knihoven

Informace o tom, které knihovny používají software který vás zajímá, obvykle najdete na webové prezentaci dodavatele (nebo provozovatele či komunity) daného softwaru. Často se tyto informace skrývají pod odkazem „Reference“, „ Naši klienti“, „Knihovny které používají …“ apod. Bývá zde přehled konkrétních knihoven s odkazy na jejich katalogy.

Je dobré všímat si např. následujících věcí:

Jsou mezi uživateli knihovny podobného typu jako je ta Vaše, s podobně velkým fondem, počtem či typem uživatelů, s podobným typem služeb atd.?

Jak dlouho knihovny tento software používají?

Do kterých kooperativních projektů jsou tyto knihovny zapojeny?

Jak se Vám líbí katalog knihovny pro uživatele:

Je katalog intuitivní pro čtenáře? Splňuje jejich očekávání?

Jak je katalog prezentován na webu knihovny? Je přizpůsoben grafickému stylu knihovny/webové prezentace jednotlivých knihoven?

Užitečné a praktické informace získáte rozhovorem s pracovníky srovnatelné knihovny, která daný software používá (podobné velikostí, typem apod.). Zeptejte se jich, co jim na daném softwaru vyhovuje /nevyhovuje nebo na to jak se v softwaru provádějí konkrétní činnosti, které Vás zajímají. Při přemýšlení nad tím, jakým způsobem jsou prováděny různé činnosti a zda vyhovují požadavkům knihovny, mohou pomoci procesní diagramy.

Vyzkoušení softwaru (testovací instalace, demo verze)

Pro seznámení se softwarem je možné využít testovací nebo demo verze softwaru. V případě komerčních softwarů lze obvykle přístup do nějaké testovaní instalace nebo získání demoverze dohodnout s dodavatelem. U otevřených softwarů jsou k dispozici volně dostupné testovací verze/demo verze softwaru. Je také možné možné zprovoznit vlastní testovací instalaci2) V případě potřeby doporučujeme obrátit se na zástupce komunity uživatelů daného softwaru. nebo se dohodnout s poskytovatelem podpory na jejím zprovoznění a provádět testy provádět testy přímo na archivních datech knihovny.

Testovací verze nebo demo verze softwaru jsou užitečné pro seznámení se se základními funkcemi. Abyste skutečně zjistili, jestli je software vhodný právě pro vaše potřeby, je nutné, abyste jej vyzkoušeli přímo na datech vaší knihovny a zkusili na nich otestovat konkrétní postupy a činnosti, které v knihovně běžně provádíte.

Studium dokumentace

V některých případech je dostupná dokumentace k softwaru - z ní je možné zjistit dostupné funkce softwaru a některé pracovní postupy.3) Dostupnost a kvalita dokumentace může také ukazovat na stav podpory daného softwaru.