Strategický technologický plán

Strategický technologický plán zachycuje, v jaké situaci se knihovna nachází technologiím a jakým směrem se chce dále rozvíjet v oblasti služeb uživatelům i v dalších oblastech s ohledem na využívání (informačních) technologií.

V optimálním případě by technologický plán měl v knihovně existovat ve formě písemného dokumentu nebo být součástí rozvojové strategie knihovny. V praxi má však velmi málo českých knihoven zpracovanou písemnou strategii knihovny a pokud ano, využívání technologií je zde zmíněno jen okrajově spíše v souvislosti s dílčími službami či oblastmi (viz příklady strategických dokumentů níže), nebo tyto dokumenty nejsou veřejně dostupné. 1) V některých zemích, např. v USA, je zpracování technologického plánu knihovny a jeho zveřejnění běžnou záležitostí a bývá v některých případech podmínkou poskytnutí finanční podpory, viz např. https://www.statelibraryofiowa.org/ld/e/e-rate/TechPlans/writing. .

Technologický plán se obvykle připravuje na období, obvykle tří až pěti let (s ohledem na těžko předvídatelný rozvoj technologií se obvykle doporučuje období tří let) a obsahuje dílčí cíle, které se průběžně hodnotí.

Určitou formu strategie pro pro využívání technologií má obvykle každá knihovna. I v případě, že nejde o písemný dokument, musí mít vedení knihovny jasno,

jaké technologie pro svou práci a služby uživatelům knihovna využívá nebo chce využívat,

jakou infrastrukturu pro to má vytvořenou (nebo plánuje vytvořit),

jaké jsou její plány na využívání nových technologických trendů pro rozvoj služeb uživatelům do budoucna apod..

Ani v zemích, kde je zpracování strategického technologického plánu knihovny obvyklé a v některých případech je dokonce vyžadováno jako podmínka poskytnutí finančních grantů, jej nemají všechny knihovny. Buď jej nepovažují za důležitý protože dlouho bez problémů fungovaly i bez něj nebo mají pocit, že je to zbytečné protože nemají dostatek financí na pořízení nového vybavení, případně se o jejich technologické vybavení stará IT dodělení zřizovatele apod.2) Silveira, Diana. Library technology planning for today and tomorrow. Lanham: Rowman & Littlefield, [2018], ©2018. xvii, 181 stran. A LITA guide. ISBN 978-1-5381-0931-1. s. xi .
Písemný strategický plán pro oblast využívání technologií může být pro knihovnu velmi užitečným nástrojem, který pomáhá vnímat technologie v jednotlivých oblastech služeb knihovny jako celek, stanovit priority a neupřednostňovat náhodně některé oblasti či činnosti.

Technologický plán usnadňuje plánování v oblasti nasazení a využívání technologií nebo brání dílčím rozhodnutím, která by mohla mít negativní vliv na některou oblast, s níž tato rozhodnutí nepřímo souvisí3) Např. pokud knihovna provádí změny síťové infrastruktury kvůli novému webovému serveru, nemělo by to kolidovat třeba s plánovanou změnou pevných telefonních linek na internetové volání apod. . Může sloužit pro plánování nákladů na pořízení či pravidelnou obnovu hardwaru, softwaru nebo dalšího technického vybavení, nebo pomoci optimálně využít neplánované zdroje financování (např. v rámci nějakého projektu), na které je potřeba rychle reagovat apod. Může pomoci specifikovat, která zařízení jsou kritická pro fungování knihovny (tj. v případě krizových situací by měla být zprovozněna přednostně) apod.

V neposlední řadě však může strategický technologický plán sloužit jako prostředek pro komunikaci se zřizovatelem, veřejnou správou, dodavateli, uživateli knihovny nebo personálem, může být přílohou žádostí o dotace apod.

Vzhledem k tomu, že centrem práce v knihovně je do značné míry knihovní software a další na něj navazující systémy, promítá se to nutně i do plánování rozvoje služeb čtenářům, které se odvíjí od knihovního softwaru. Centrem plánování v oblasti technologií se tak do značné míry stává knihovní software a služby jeho rozhraní pro uživatele s návaznými službami (např. platebními bránami,databázemi, e-knihami apod.)4) Ve výzkumných nebo akademických knihovnách, kde je - obzvláště v některých oborech kladen důraz na elektronické zdroje - může být ovšem situace trochu odlišná , obvykle v propojení s webovými stránkami knihovny.

Strategický technologický plán knihovny (v optimálním případě v písemné podobě) je také důležitým podkladem pro přípravu poptávkového dokumentu při výběru knihovního softwaru a také tvorbu technologického plánu přechodu na nový knihovní software

Strategický technologický plán se úzce týká hardwaru a softwaru, síťové infrastruktury, případně další techniky, která je v knihovně využívána, zároveň však velmi úzce souvisí s posláním knihovny a jeho realizaci ve všech službách a oblastech činnosti knihovny. Technologický plán by proto neměli vytvářet pouze pracovníci IT, ale na jeho přípravě by se měli podílet všichni, kdo se podílejí na práci a službách knihovny.

1. Obsah plánu

Strategický technologický plán obvykle definuje to, kde se knihovna v oblasti využívání technologií nachází a kam by za dané období měla dojít, v následujících oblastech:

Poslání knihovny a zasazení služeb knihovny do širšího kontextu a potřeb regionální nebo akademické komunity s ohledem na využívání technologií.

Dílčí cíle vycházející z poslání knihovny a potřeb jejích uživatelů (např. zajištění přístupu uživatelů k elektronickým knihám a dokumentům nebo k lokálním databázím, vytvoření discovery rozhraní pro přístup k různými typům zdrojů, zavedení online asistence knihovníků pro uživatele, komunikace s personálem knihovny, zvedení možnosti online plateb apod.)

Popis aktuálního stavu (může pro upřesnění stručně zahrnovat historické souvislosti, ze kterých stávající stav vychází):

Síťová a serverová infrastruktura

Telefonní infrastruktura a internetové připojení

Počítačové vybavení, včetně periferních zařízení jako tečky kódů karet, tiskárny, atd.), UPS (záložní zdroje) aj.

Zařízení pro samoobslužnou výpůjčku, nebo vracení,bezpečnostní brány apod. (obvykle v souvislosti s RFID technologií),

Kopírky, tiskárny, skenery

Softwarové vybavení pracovních stanic pro personál i uživatele

Webové stránky knihovny a jejich strategie, propojení webových stránek s dalšími službami a katalogem knihovny

Používaný knihovní software, discovery rozhraní, návazné služby (SMS brány, platební brány atd.)

Data a soubory spravované knihovnou

Elektronické zdroje a databáze knihovny

Kooperativní projekty, kdo kterých je knihovna zapojena a strategie spolupráce s dalšími knihovnami

Bezpečnost počítačů a elektronických služeb

Školení personálu a uživatelů

Vynaložené prostředky na provoz, údržbu, licence apod.

Plán pravidelné obnovy počítačů a dalších zařízení

Konkrétní kroky a aktivity nutné pro naplnění jednotlivých cílů

Časový plán pro splnění jednotlivých cílů

Předpokládaný rozpočet nutný pro splnění jednotlivých cílů

Zdroje financování

Kritéria hodnocení (např. nárůst počtu obsloužených uživatelů nebo objemu služeb, spokojenost se službami apod.)

2. Příklady

Naše vize (Severočeská vědecká knihovna Ústí nad Labem)

Koncepce činnosti Jihočeské vědecké knihovny * v Českých Budějovicích na roky 2013-2022

Hammond Public Library Three-Year Technology Plan 2017-2019

Writing a Technology Plan - poznámky k tvorbě technologického plánu na webu State Library of Iowa]]

* Další příklady strategických technologických plánů zahraničních knihoven je možné snadno najít na internetu např. zadáním dotazu „library technology plan“.

Ačkoliv knihovny mají povinnost provádět každoroční inventuru majetku, pro efektivní využívání a plánovaná obnovy softwaru však běžné inventarizační postupy nestačí. Součástí technologického plánu by proto měla být o něco podrobnější inventarizace používané techniky, která specifikuje všechna technická zařízení v knihovně (počítače, routery, UPS, tiskárny a další běžný hardware a software, mobily a tablety, 3D tiskárny, čtečky e-knih aj). Tento podrobný přehled by měl zahrnovat mj. informace o tom, komu je zařízení určeno (personál, uživatelé), ve které pobočce/oddělení je umístěno, jaký je jeho hlavní účel (počítač pro výpůjčku, tablet pro návštěvy škol aj.), jaké je značka a dodavatel (kvůli servisu), kdy končí životnost. U počítačů případně tabletů by mělo být zřejmé, jaké programy obsahují, aby bylo možné je efektivně spravovat a aktualizovat, zejména s ohledem na speciální programy (které na ostatních počítačích nejsou k dispozici). Optimální je vytvořit sdílené seznamy těchto zařízení a zapojit do podrobného sledování personál knihovny 5) Viz Silveira, Diana. Library technology planning for today and tomorrow. Lanham: Rowman & Littlefield, [2018], ©2018. xvii, 181 stran. A LITA guide. ISBN 978-1-5381-0931-1. Kap. 1 .
Doporučené zdroje Cohn, John M. a Kelsey, Ann L. The complete library technology planner: a guidebook with sample technology plans and RFPs on CD-ROM. New York: Neal-Schuman, 2010. xxiv, 163 s. ISBN 978-1-55570-681-4. Webber, Desiree a Peters, Andrew. Integrated library systems: planning, selecting, and implementing. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, 183 s. ISBN 978-1-59158-897-9. Writing a technology plan. In State library of Iowa [online]. [cit. 2019-03-30].Dostupné z: https://www.statelibraryofiowa.org/ld/e/e-rate/TechPlans/writing