Požadavky na způsob provozu knihovního softwaru, typ katalogu a požadované funkce či moduly, by měly vycházet z analýzy stavu a potřeb knihovny a analýzy pracovních procesů a postupů knihovny. Požadavky na způsob provozu jsou jedním z nejdůležitějších podkladů při jednání s dodavateli a také při přípravě výběrového řízení resp. poptávkového dokumentu.

Seznam požadavků obvykle zahrnuje následující témata:

• Požadovaný typ(y) katalogu (např. regionální systém, jednotlivá instalace, společný katalog)
• Požadovaný způsob implementace (např. hostovaný systém, cloudové řešení, instalace na serveru knihovny) apod.
• Požadovaná míra rozlišení oprávnění pro jednotlivé knihovny, činnosti, skupiny uživatelů či jednotlivce (odvíjí se od typu katalogu - u regionálních nebo společných katalogů, případně u institucí se složitější organizační strukturou je obyvkle vyžadována větší míra rozlišení oprávnění na úrovni organizačních jednotek i činností).
• Požadaovaná míra odlišných nastavení pro jednotlivé knihovny a pobočky v rámci katalogu a pravidla pro půjčování, rezervace
• Požadovaná míra přizpůsobení uživatelského rozhraní (přizpůsobení grafickému vzhledu organizace, případně další možnosti nastavení rozhraní)
• Požadované propojení s externími softwary, službami a kooperativními projekty (s tím souvisí také požadavky na používané formáty, protokoly apod.)
• Požadovaná podpora (rozsah, časová dostupnost, způsoby komunikace aj.)
• Dokumentace (požadovaný typ, forma¹⁾, rozsah)
• Školení (požadavky na obsah školení, místo konání, formu, rozsah apod.)
• Záruky, včetně záruk v případě ukončení činnosti dodavatele, požadavky na vlastnictví dat v případě hostovaných systémů nebo provozu v cloudu.
• Základní požadavky na systém: hardware a sotfware, požadované standardy, bezpečnost systému, způsob autentizace uživatelů, administrace systému, zajištění migrace dat aj.

Při definování požadavků, zejména při jednání s dodavateli knihovních softwaru nezapomeňte, že definice modulu se mezi jednotlivými softwary může lišit, navíc svobodné softwary používané v České republice nejsou modulární. Proto je důležité snažit se specifikovat spíše okruhy funkcí a jednotlivé požadované funkce.

V některých případech doporučujeme také specifikovat způsob, jakým má být daná funkce nebo její administrace dostupná. Zhlediska provozu knihovny může být velký rozdíl například v tom, zda je administrace nastavení některých funkcí softwaru dostupná prostřednictvím standardního rozhraní knihovního sofwaru nebo pouze z příkazové řádky na serveru apod. Podobně může hrát roli způsob, jakým může býž konkrétní funkce softwaru prováděna apod. (viz též Pracovní postupy, procesy a služby knihovny).

Níže uvádíme stručný výčet obvyklých okruhů požadavků na funkce knihovního softwaru. Při přípravě poptávkového dokumentu nebo při komunikaci s potenciálními dodavateli je většinou potřeba tyto funkce podrobněji specifikovat.

• Přehled základních funkcí,
• výpůjční pravidla,
• evidence a vyhledávání čtenářů,
• online registace uživatelů,
• kontrola duplicit čtenářů,
• blokování čtenářského konta,
• zprávy a upozornění,
• půjčování a vracení,
• prodloužení výpůjček,
• rezervace a objednávky knihovních jednotek,
• sledování přepravy rezervací a objednávek dokumentů,
• poplatky, pokuty, odesílání notifikací,
• způsoby plateb,
• možnost přizpůsobení tiskových výstupů,
• offline funkce,
• aj.

• Přehled základních požadovaných funkcí,
• standardy,
• požadovaná katalogizační pole,
• způsoby editace a tvorby záznamů,
• nastavení šablon pro bibliografické záznamy
• nastavení šablony pro vlastnosti jednotek,
• možnosti importu a exportu,
• funkce pro stahování přes Z39.50,
• tisk štítků a čárových kódů
• hromadné editace a akce,
• správa autorit,
• výměnné soubory
• aj.

• Možnost generování vzorců a předpovědí pro předplatné,
• správa předplatného,
• příjem exemplářů, hromadný příjem,
• vazba seriálových jednotek,
• šablony pro příjem exemplářů,
• reklamace nedodaných čísel
• aj.

• Požadavky na rozhraní včetně responsivity designu a přístupnosti pro osoby se specifickými potřebami,
• ovládání rozhraní,
• přidaný obsah (obálky, obsahy, citace …),
• způsoby vyhledávání (jednoduché a pokročilé vyhledávání, procházení, fasety apod.),
• možnosti práce s výsledky,
• požadavky na funkce čtenářského konta,
• možnosti plateb
• možnosti správy čtenářského konta.
• vytváření seznamů
• možnosti vytváření URL odkazů na záznamy, výsledky vyhledávání apod.
• Požadavky na historii výpůjček, jejího uchovávání, odstranění apod.

• Sledování finančních zdrojů, fondů a rozpočtů,
• správa dodavatelů,
• tvorba seznamů požadavků,
• objednávky,
• elektronické objednávky,
• objednávky elektronických dokumentů,
• sledování stavu požadavku,
• reklamace,
• možnost zobrazení stavu objednaného dokumentu v OPACu,
• aj.

• Formáty a formy výstupů,
• tisk výstupů,
• požadované statistické údaje,
• možnost periodicky opakovaných výstupů,
• e-mailové zasílání výstupů,
• aj.

• Formy sběru dat,
• výstupy revize,
• aj

• Meziknihovní výpůjčka
• Rezervace vybavení a místností