Kapitola se zabývá vedením osobního spisu zaměstnance.

Hlavní body kapitoly

• Osobní spis zaměstnance
• Nezbytné písemnosti
• Právo nahlížet do osobního spisu
• Soubor materiálů

Klíčová slova

Zaměstnanci, dokumenty, osobní spis.

V souladu se zákoníkem práce může zaměstnavatel vést osobní spis zaměstnance.

Obecně smí zaměstnavatel ukládat pouze písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 zákoníku práce.

Do osobního spisu mohou nahlížet pouze taxativně vyjmenované osoby:

• vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni,
• orgán inspekce práce,
• Úřad práce ČR,
• Úřad pro ochranu osobních údajů,
• soud,
• státní zástupce,
• policejní orgán,
• Národní bezpečnostní úřad,
• zpravodajské služby.

Dále samozřejmě může spis prohlížet samotný zaměstnanec, který má právo činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to vždy na náklady zaměstnavatele.

Osobní spis by měl obsahovat následující materiály v doporučené struktuře (jde o příkladný výčet, nejsou zde uvedeny všechny dokumenty, které mohou v průběhu trvání pracovněprávního vztahu vzniknout):

• osobní údaje a předpoklady pro výkon práce: žádost uchazeče o zaměstnání, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) od předcházejícího zaměstnavatele, pracovní posudek od předcházejícího zaměstnavatele, osobní dotazník, životopis, fotokopie dokladu o dosaženém vzdělání, doklady o dalším vzdělání, doklady o dosažené kvalifikaci, lékařské posudky vydané poskytovatelem pracovnělékařských služeb, změny v osobních údajích,
• smlouvy: pracovní smlouva a její dodatky, změny, dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty, dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce, dohody o srážkách ze mzdy, kvalifikační dohody, konkurenční doložka,
• práce a chování: informace o obsahu pracovního poměru, pracovní náplň a její změny, doklad o seznámení zaměstnance s vnitřními předpisy a pracovním řádem, doklady o absolvovaných školeních, hodnocení zaměstnance, převedení a přeložení, změna pracovního zařazení, upozornění na nedostatky v práci, stížnosti zaměstnance a jejich vyřízení, výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků, upozornění na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci, souhlas zaměstnavatele s výkonem vedlejší výdělečné činnosti zaměstnance,
• příjmy a požitky: platový výměr, žádost zaměstnance o zasílání platu na účet, mzdové listy, rozhodnutí o srážkách ze mzdy, doklady o složkách mzdy nebo platu a provedených srážkách (výplatní pásky), evidence o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, evidence vyplacených záloh na plat, evidence odvodů daní z příjmů ze závislé činnosti, evidence odvodů pojistného na zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení, evidence jiných pojištění, evidenční list pro důchodové zabezpečení, zápůjčky a finanční výpomoci, dokumenty k nájmu služebního bytu,
• pracovní doba: evidence pracovní doby, evidence nepřítomnosti v práci, evidence pracovní neschopnosti, evidence čerpání dovolené, evidence přestávek v práci a bezpečnostních přestávek,
• další dokumenty: předávací protokoly, např. ke služebnímu automobilu, mobilnímu telefonu, výpočetní technice,
• skončení pracovního poměru: dohoda o rozvázání pracovního poměru, výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době, potvrzení o zaměstnání, pracovní posudek, oznámení zaměstnance o trvání na dalším zaměstnávání.

Při vedení osobního spisu je nutné vnímat podstatu a cíl osobního spisu, který slouží pouze pro interní potřebu zaměstnavatele a pro řádný výkon práv a povinností v rámci pracovněprávního vztahu. Z tohoto důvodu je nutné, aby zaměstnavatel zajistil ochranu osobních údajů zaměstnance před neoprávněným přístupem nepovolaných osob nebo zneužitím a vedl osobní spis v souladu s GDPR, neboť má postavení správce a zpracovatele osobních údajů.