Kapitola se zaměřuje na ochranu osobních údajů zaměstnanců v knihovnách.

Hlavní body kapitoly

• zaměstnanci
• osobní údaje
• ochrana
• GDPR
• uchování dokumentů

Klíčová slova

Zaměstnanci, zaměstnavatel, ochrana osobních údajů, GDPR, dokumenty, termíny.

V kontextu pracovněprávní legislativy je nezbytné pamatovat i na institut ochrany osobních údajů zaměstnanců knihoven ¹⁾, obecně označeno pojmem GDPR. V případě uchazečů o zaměstnání knihovna zpracovává údaje z životopisu pro účely výběrového řízení. Je-li výběrové řízení uzavřeno a vhodný kandidát vybrán, není právní důvod obdržené životopisy uchazečů uchovávat, a to jak v písemné, tak i elektronické podobě. Je však praktické, že si personalista vede kartotéku potenciálně vhodných uchazečů na knihovnické či provozní pozice, které budou brzy volné a obsaditelné. V tomto případě je nutné požádat uchazeče o udělení souhlasu s uchováním životopisu právě pro tento účel.

U zaměstnanců knihoven je problematika zpracování osobních údajů širší, neboť se na ni vážou právní povinnosti kladené na zaměstnavatele.

Osobní údaje jsou často využívány v personálně-mzdové oblasti, proto zaměstnanci podepisují při nástupu souhlas se zpracováním osobních údajů. Osobní údaje jsou ve velké míře obsahem osobního spisu, který je předmětem jiné kapitoly.

Knihovna vede aktivní osobní spisy stávajících zaměstnanců, může však uchovávat osobní údaje i bývalých zaměstnanců, tedy i po skončení pracovního poměru. V oprávněném zájmu může na přiměřenou dobu (cca čtyři roky) uchovávat osobní údaje bývalého zaměstnance, a to zejména pro případ soudního sporu s bývalým zaměstnancem.

Je-li knihovna veřejnoprávním původcem dle zákona o archivnictví a spisové službě ²⁾, vztahuje se na osobní spisy a další dokumenty povinnost uložení po dobu trvání skartační lhůty:

Naopak v některých případech knihovna shromažďuje osobní údaje zaměstnanců, které byly získány za účelem plnění právních povinností, ale zpracovává je za jiným účelem. Jako příklad se často uvádí fotografie zaměstnanců na internetových stránkách knihovny, seznamy zaměstnanců v publikovaných dokumentech knihovny apod. V těchto případech je nezbytný souhlas zaměstnance nebo obhájit, že se jedná o oprávněný zájem knihovny. Bezpečnější je však se domluvit se zaměstnancem na jeho souhlasu s využitím osobních údajů zaměstnance.

Při této příležitosti je nutné upozornit rovněž i na ochranu osobních práv zaměstnance, která jsou stanovena v § 316 ZP. Zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.

Interní právní předpis může stanovit např. ve vztahu k odborové organizaci, že zaměstnavatel bude informovat odbory o tom, že je správcem a provozovatelem kamerového systému, neboť je dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele, který odůvodňuje zavedení kontrolních mechanismů. Užití kamerového systému v prostorách určených k ryze soukromým úkonům by měl zaměstnavatel vyloučit. Samotné kamerové sledování fyzických osob není zpracováním osobních údajů. Záznamy tak mohou být použity pouze v souvislosti se zjištěním události, která poškozuje důležitý, právem chráněný veřejný zájem, např. boj proti kriminalitě či ochrana majetku knihovny.