V kapitole se seznámíte s povinností zpracovávat statistky a dozvíte se, jaké nástroje k tomu můžete použít.

Hlavní body kapitoly

• Statistika knihoven
• Deník knihovny a FAQ
• STAT-EXCEL
• Benchmarking knihoven

Klíčová slova

Statistika, Deník knihovny, benchmarking knihoven, Kult (MK)12-01.

Pravidelná roční statistická zjišťování v oblasti kultury provádí NIPOS, útvar Centrum informací a statistik kultury na základě pověření Ministerstva kultury v souladu se zákonem č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě, ve znění pozdějších předpisů, s dodržením mezinárodních doporučení.

Uvedená statistická šetření jsou realizována podle vyhlášky Program statistických zjišťování, kterou na příslušný kalendářní rok vydává Český statistický úřad vyhláškou, kterou vypracovává v součinnosti s ministerstvy a jinými správními úřady a vyhlásí jej vždy nejpozději do 30. listopadu předcházejícího roku.

V programu se u každého statistického zjišťování uvádí:

• účel statistického zjišťování a jeho obsah,
• okruh zpravodajských jednotek, které mají zpravodajskou povinnost,
• způsob statistického zjišťování,
• periodicita a lhůty k poskytnutí údajů,
• orgán provádějící statistické zjišťování.

„Veřejné knihovny jsou významnými institucemi pro uchování kulturního a vědeckého dědictví (archivují vzácné knihovní fondy, zajišťují jejich digitalizaci apod.) a zároveň shromažďují a veřejnosti zpřístupňují produkty současné kultury. V posledních letech veřejné knihovny poskytují stále více i jiné služby než klasické půjčování knih. Mezi ně patří poskytování informací, kulturní a vzdělávací pořady či přístup k internetu. Veřejné knihovny jsou šetřeny ročním výkazem KULT(MK) 12 – 01. Mezi nejvýznamnější šetřené ukazatele patří počet knihovních jednotek, registrovaných čtenářů, výpůjček, návštěvníků, zaměstnanců a dále ukazatele hospodaření.“¹⁾

Knihovny provádějí:

• denní statistiku (průběžně)
• roční statistiku (jedenkrát ročně)

Knihovny muzejní, galerijní, školní atp. vyplňují údaje za svou knihovnu v návaznosti na statistické šetření své organizace (muzea, galerie, školy).

Deník knihovny je vydáván ve spolupráci NIPOS a Knihovnického institutu NK ČR. Obsahuje formuláře pro vedení průběžné evidence o činnosti knihovny, které pak slouží pro vyplňování ročního statistického výkazu KULT (MK) 12-01, schváleného Českým statistickým úřadem.

Pro zájemce, kteří potřebují přesnější výklad jednotlivých pojmů, existuje na stránce Knihovnického institutu NK ČR soubor s otázkami, na které jsou často hledány odpovědi. Otázky jsou tříděny ve struktuře odpovídající výkazu Kult (MK) 12-01.

Veřejné knihovny jsou šetřeny ročním výkazem Kult (MK) 12-01. Mezi nejvýznamnější šetřené ukazatele patří počet knihovních jednotek, registrovaných čtenářů, výpůjček, návštěvníků, zaměstnanců a dále ukazatele hospodaření. Výkaz má celkem devět oddílů, do kterých se vpisují podrobné údaje za činnost knihovny v kalendářním roce.

Obr. 19: Proces sběru statistických dat

Obr. 20: Roční výkaz o knihovně - vstupní stránka

Jde o pomocný program pro sběr a vyhodnocení ročních statistických dat. Je určen krajským a pověřeným knihovnám. Ty do něj vkládají data za svou oblast (data obsluhovaných základních knihoven – obecních, městských i krajské knihovny) a následně je převádějí do sběrného programu NIPOS.

Program se skládá z několika vzájemně propojených souborů (PREH, ANAL, NIPOS, TISK). Vložená data se automaticky kopírují do všech souborů. Pro vyhodnocování činnosti knihoven je cenným zdrojem informací soubor ANAL umožňující analýzu dat za oblasti.

Umožňuje manažerům lépe poznat vnitřní fungování organizace, získat zpětnou vazbu a identifikovat příležitosti ke zlepšení a zároveň efektivní sdílení zkušenosti a nejlepší praxe. Podporuje spolupráci a je významným nástrojem každé učící se organizace.

V českém prostředí je metoda benchmarkingu využívána v projektu Benchmarking knihoven²⁾, který od roku 2006 provozuje Národní knihovna ČR. Ročně se projektu zúčastní více než 350 knihoven z České republiky i Slovenska. Účast v projektu je ze strany knihoven dobrovolná aktivita.

Pro oblast knihoven můžeme benchmarking definovat jako metodu vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven, která umožňuje zjišťování nejlepších výsledků a jejich uplatnění ve vlastní činnosti knihovny. Benchmarking nelze zúžit na pouhé jednorázové porovnávání, ale chápeme ho jako dlouhodobý a opakovaný proces, který motivuje a vede ke zlepšování činnosti knihovny jako celku.

Obr. 21: Vstupní stránka projektu Benchmarking knihoven

Postup benchmarkingu lze stručně shrnout do pěti základních kroků:

• Analýza vlastních výkonů a situace knihovny: Jak to děláme my?
• Nalezení knihovny pro vzájemné porovnávání, analýza její činnosti: Jak to dělají oni?
• Vzájemné srovnávání, analýza dosažených výsledků, identifikace silných a slabých stránek: Kdo je v tom nejlepší?
• Změny ve vlastní činnosti, využití nových postupů a získaných zkušeností: Co můžeme využít ve vlastní praxi?
• Měření dosažených výsledků, zjištění účinnosti změn: Dosáhli jsme změny, zlepšili jsme se?

Pro vyhodnocování se používají data získaná při ročním sběru statistických dat o knihovně, která jsou ukládána do specializované databáze.

Vychází se z předpokladu, že od rozsahu obsluhované populace se odvíjí jak druhové spektrum služeb, tak i jejich objem, tj. knihovny v obci určité velikosti jsou přibližně stejně velké a nabízejí obdobné typy služeb.

Zapojené knihovny rozděleny do několika velikostních kategorií podle počtu obyvatel obce či města, ve kterém sídlí. Kategorizace knihoven je totožná s tou, která je používána ve Standardu VKIS, a je doplněna kategorií krajských knihoven.

Činnost veřejných knihoven je financována z veřejných prostředků a v této souvislosti vznikají legitimní otázky, zda jsou finanční prostředky vynakládány efektivně a jaké jsou vlastně ekonomické přínosy knihovnických služeb. Stejně jako všude na světě je naprostá většina služeb knihoven poskytována veřejnosti bezplatně, což je v případě České republiky knihovnám a jejich provozovatelům uloženo knihovním zákonem. Bezplatně ovšem neznamená, že by tyto služby neměly žádné náklady.

Pro sledování ekonomické efektivnosti knihovnických služeb mohou české knihovny využít výsledky projektu Metodika měření hodnoty služeb knihoven, na kterém od roku 2011 spolupracují Městská knihovna v Praze, Fakulta ekonomicko-správní Univerzity Pardubice a Ekonomická fakulta Univerzity Mateja Bela v Banské Bystrici. Projekt je také znám pod zkratkou ROI.⁴⁾

Cílem projektu je odpovědět na otázky typu:

• Vyplatí se knihovny?
• Pokud financujeme knihovnu, je to dobrá investice?
• Není financování knihovny v době internetu ztrátou?