Tato kapitola je orientovaná na dokumenty docházejí a odcházející z knihovny, jejich evidence, údaje o nich a následně i skartační řízení.

Hlavní body kapitoly

• Základní pojmy
• Skartační znak
• Údaje vedené o dokumentech
• Skartační řízení

Klíčová slova

Spisová služba, skartační znaky, lhůty, údaje o dokumentech, skartace dokumentů.

Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti organizace, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich:

• řádný příjem,
• označování,
• evidenci,
• rozdělování,
• oběh,
• vyřizování,
• vyhotovování,
• podepisování,
• opatřování razítkem,
• odesílání,
• ukládání,
• zapůjčování,
• vyřazování ve skartačním řízení,
• a to včetně kontroly těchto činností.

Číslo jednací označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován.

• Listinná podoba – např. stížnost klienta, upomínky, návrhy na hodnocení zaměstnance, návrhy odměn, smlouva, dohody k projektům atd.,
• nelistinná podoba – e-mail, dokument uložený na disku, protokoly či záznamy o ztrátách a nálezech předmětů apod., kdy se např. eviduje proces jejich předání, komu a kam.

Dokument v digitální podobě – dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě.

Dokument v analogové podobě – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči.

Elektronický podpis – údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě.

Označování dokumentů – úkon, během něhož se dokumentům při jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory.

Podací deník – evidenční pomůcka v analogové podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů.

Podatelna – pracoviště sloužící pro příjem, označování (evidenci) a odesílání dokumentů. Výpravna je odbor, který je součástí podatelny a slouží k vypravování dokumentů/zásilek.

Skartační lhůta – doba, po kterou musí být dokument uložen. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat.

Spisovna – úložné místo pro uložení vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.

Spisový a skartační plán – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty.

Spisový řád – vnitřní předpis knihovny, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů.

Spisový znak – číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování ve skartačním řízení.

Existují tři skartační znaky:

• A – dokumenty určené k uložení do archivu,
• S – dokumenty určené ke zničení,
• V – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu.

Zpracovatel – osoba zodpovědná za zpracování a vyřízení dokumentu (spisu). Zpracovatele zpravidla určuje ředitel organizace.

Spisový řád

Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí spisového řádu je vždy skartační plán, který obsahuje soupis všech užívaných dokumentů u úřadu, kde jsou uvedeny ukládací lhůty a skartační režim všech dokumentů.

Povinností všech původců je předat skartační plán ke schválení místně příslušnému správnímu archivu.

Na základě skartačního plánu probíhá i skartační řízení.

Úkony spisové služby

K úkonům spisové služby patří:

• manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými,
• třídění písemností – při doručení doručovací službou,
• označování – podací razítko, číslo jednací,
• zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba,
• oběh – předávání mezi kolegy, odděleními,
• vyřizování – např. vyřízeno, telefonicky, e-mailem, poštou,
• podepisování – elektronické podpisy na dokumenty, které mají úřední charakter, případně účetní doklady,
• odesílání – osobně, poštou, datovou schránkou,
• ukládání ve spisovnách – místo pro ukládání dokumentů do doby uplynutí jejich skartační lhůty.

Údaje vedené o dokumentech

O dokumentech jsou vedeny údaje:

• pořadové číslo dokumentu – č. j.,
• jednoznačný identifikátor dokumentu z evidence elektronické spisové služby,
• datum doručení,
• adresa odesílatele či vyznačení vlastní dokument,
• číslo jednací odesílatele, pokud je uvedeno,
• počet listů a příloh, zda digitální či listinné,
• stručný obsah dokumentu,
• označení útvaru původce, který dokument vyřídil,
• způsob vyřízení, datum odeslání,
• spisový znak a skartační režim.

Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu.

Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu skartační návrh, což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu.

Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v Zákonu č. 499/2004 Sb., § 3 odst. 1.

Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií.

Záznam o předání dokumentů, které jsou vybrány jako archiválie, do archivu, vyhotovuje vždy příslušný archiv, který také pověřuje konkrétní osobu k sestavení a podpisu úředního záznamu.

Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení.