Jak řídit knihovnu

Tato stránka je pouze pro čtení. Můžete si pouze prohlédnout zdrojový kód, ale ne ho měnit. Zeptejte se správce, pokud si myslíte, že něco není v pořádku.
====== -#9 Spisová služba ======

Tato kapitola je orientovaná na dokumenty docházejí a odcházející z knihovny, jejich evidence, údaje o nich a následně i skartační řízení.

**Hlavní body kapitoly**

  * Základní pojmy
  * Skartační znak
  * Údaje vedené o dokumentech
  * Skartační řízení

**Klíčová slova**

Spisová služba, skartační znaky, lhůty, údaje o dokumentech, skartace dokumentů.

----


===== Spisová služba =====

Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti organizace, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich:

  * řádný příjem, 
  * označování, 
  * evidenci, 
  * rozdělování, 
  * oběh, 
  * vyřizování, 
  * vyhotovování, 
  * podepisování, 
  * opatřování razítkem, 
  * odesílání, 
  * ukládání, 
  * zapůjčování,
  * vyřazování ve skartačním řízení, 
  * a to včetně kontroly těchto činností.

==== Základní pojmy spisové služby ====

**Číslo jednací** označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován.

<WRAP center round box 100%>
**Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl knihovně doručen nebo vznikl z jeho činnosti.**
</WRAP>

  * Listinná podoba – např. stížnost klienta, upomínky, návrhy na hodnocení zaměstnance, návrhy odměn, smlouva, dohody k projektům atd.,
  * nelistinná podoba – e-mail, dokument uložený na disku, protokoly či záznamy o ztrátách a nálezech předmětů apod., kdy se např. eviduje proces jejich předání, komu a kam.

**Dokument v digitální podobě** – dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě.

**Dokument v analogové podobě** – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči.

**Elektronický podpis** – údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě.

**Označování dokumentů** – úkon, během něhož se dokumentům při jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory.

**Podací deník** – evidenční pomůcka v analogové podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů. 

**Podatelna** – pracoviště sloužící pro příjem, označování (evidenci) a odesílání dokumentů. Výpravna je odbor, který je součástí podatelny a slouží k vypravování dokumentů/zásilek.

**Skartační lhůta** – doba, po kterou musí být dokument uložen. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat.

**Spisovna** – úložné místo pro uložení vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.
 
**Spisový a skartační plán** – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty.

**Spisový řád** – vnitřní předpis knihovny, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů.

**Spisový znak** – číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování ve skartačním řízení.

=== Skartační znak ===

Existují tři skartační znaky:

  * **A** – dokumenty určené k uložení do archivu, 
  * **S** – dokumenty určené ke zničení, 
  * **V** – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu.

**Zpracovatel** – osoba zodpovědná za zpracování a vyřízení dokumentu (spisu). Zpracovatele zpravidla určuje ředitel organizace.

=== Výkon spisové služby úřadu, organizace ===

**Spisový řád** 

<WRAP center important 100%>
Každý veřejnosprávní původce má dle [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákona 499/2014 Sb.]] povinnost vydat spisový řád. 
</WRAP>
 
Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí spisového řádu je vždy skartační plán, který obsahuje soupis všech užívaných dokumentů u úřadu, kde jsou uvedeny ukládací lhůty a skartační režim všech dokumentů. 

Povinností všech původců je předat skartační plán ke schválení místně příslušnému správnímu archivu.  

**Na základě skartačního plánu probíhá i skartační řízení.**

<WRAP center info>
[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]]. 
</WRAP>


=== Pravidla pro manipulaci s dokumenty u původců ===


**Úkony spisové služby**

K úkonům spisové služby patří:
 
  * manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými,
  * třídění písemností – při doručení doručovací službou,
  * označování – podací razítko, číslo jednací,
  * zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba,
  * oběh – předávání mezi kolegy, odděleními, 
  * vyřizování – např. vyřízeno, telefonicky, e-mailem, poštou, 
  * podepisování – elektronické podpisy na dokumenty, které mají úřední charakter, případně účetní doklady,
  * odesílání – osobně, poštou, datovou schránkou,
  * ukládání ve spisovnách – místo pro ukládání dokumentů do doby uplynutí jejich skartační lhůty.

**Údaje vedené o dokumentech**

O dokumentech jsou vedeny údaje:

  * pořadové číslo dokumentu – č. j.,
  * jednoznačný identifikátor dokumentu z evidence elektronické spisové služby,
  * datum doručení,
  * adresa odesílatele či vyznačení vlastní dokument,
  * číslo jednací odesílatele, pokud je uvedeno,
  * počet listů a příloh, zda digitální či listinné,
  * stručný obsah dokumentu,
  * označení útvaru původce, který dokument vyřídil,
  * způsob vyřízení, datum odeslání,
  * spisový znak a skartační režim.

=== Skartační řízení ===

<WRAP center round box 100%>
Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při plánovitém vyřazování dokumentů, které jsou po uplynutí skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné nebo jejich využívání není soustavné. Současně se posuzuje i jejich význam.
</WRAP> 

**Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu.**

<WRAP center info> 
Skartační řízení se provádí minimálně jednou ročně komplexně za celou knihovnu. 
</WRAP>

Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu **skartační návrh,** což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu.
 
Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[	https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499#p3|Zákonu č. 499/2004 Sb., § 3 odst. 1]].

Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií.

<WRAP center info>
[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]].
</WRAP>

**Záznam o předání dokumentů,** které jsou vybrány jako archiválie, do archivu, **vyhotovuje vždy příslušný archiv,** který také pověřuje konkrétní osobu k sestavení a podpisu úředního záznamu. 

<WRAP center important 100%>
Zničení dokumentů bez provedení výběru archiválií naplňuje skutkovou podstatu přestupku a je sankciováno.
</WRAP>

Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení. 

<WRAP center info 100%>
Další užitečné zdroje vztahující se k obsahu této kapitoly najdete v [[rizeni:priloha_09_spisova_sluzba|příloze 9]].
</WRAP>


<-rizeni_lidskych_zdroju|8. Řízení lidských zdrojů ^obsah|Obsah^knihovni_sluzby|10. Knihovní služby->
Jak řídit knihovnu

Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web

Nástroje pro stránku
