Obsah

← 16. Možnosti financování 
 18. Hodnocení nabídek →

17. Výběr softwaru

Výběr knihovního softwaru je poměrně komplexní záležitost. Není možné rozhodovat se pouze podle funkcí, které jednotlivé softwary nabízejí, ale je třeba vzít v úvahu i další kritéria. Ta by měla vycházet z analýzy potřeb a situace knihovny, revize pracovních postupů a poskytovaných služeb a z plánů na budoucí rozvoj knihovny.

17.1 Nezbytné kroky při výběru softwaru

Některé knihovny mají povinnost vypsat výběrové řízení. Součástí kvalitní přípravy výběrového řízení by měly být následující kroky:

  1. analýza situace a potřeb knihovny;
  2. zmapování postupů a procesů knihovny;
  3. vytvoření seznamu požadovaných funkcí softwaru a vhodného způsobu provozu;
  4. získávání informací o dostupných produktech;
  5. zpracování písemné žádosti o nabídku (poptávkového dokumentu) nebo zadání výběrového řízení;
  6. vyzkoušení či prezentace produktů;
  7. hodnocení nabídek;
  8. jednání o smluvních podmínkách a uzavření smlouvy.

Stejné kroky však doporučujeme podniknout i knihovnám, které povinnost uspořádat výběrové řízení nemají.

Ať už knihovna má knihovna povinnost vypsat výběrové řízení nebo nikoliv, ve všech fázích přípravy výběru či výběrového řízení doporučujeme pořizovat stručné záznamy o:

Připomínáme: Do procesu výběru ve všech jeho fázích je vhodné zapojit také řadové pracovníky, kteří používají stávající software a budou využívat i software nový. Právě ti totiž nejlépe znají situace, které v knihovně nastávají v každodenní provozu, vědí, jaké problémy je třeba řešit a jak jim s těmito situacemi knihovní software pomáhá nebo může pomoci, co jim vyhovuje, co by potřebovali atd.

17.2 Poptávkový dokument jako podklad pro výběrové řízení

Podkladem pro výběrové řízení je poptávkový dokument, označovaný také jako žádost o nabídku, případně RFP (z angl. request for proposal)1). Podle dodaných nabídek a stanovených kritérií pak výběrová komise hodnotí jednotlivé nabídky. Ty většinou bývají zpracovány písemně. Součástí výběrového řízení však mohou být i různé formy prezentace apod.

Poptávkový dokument slouží jako výzva potenciálním dodavatelům k závazné nabídce produktů, včetně cenové nabídky podle zadané specifikace. Ta je zároveň podkladem pro kvalifikovaný výběr softwaru a srovnání jednotlivých nabídek.

Zpracování poptávkového dokumentu je užitečné i případě, že knihovna není povinna vypisovat výběrové řízení. Příprava písemného dokumentu je sice časově náročná, ale knihovně pomůže jednoznačně formulovat požadavky, odstranit případné nejasnosti či stanovit kritéria výběru.

Poptávkový dokument je standardně rozdělen do několika částí. První část tvoří administrativní informace týkající se formálních záležitostí výběrového řízení. Další část představuje knihovnu, charakterizuje její služby a poslání, situaci a infrastrukturu a shrnuje, co si knihovna slibuje od zavedení nového softwaru. Dále dokument obsahuje detailní požadavky na funkce a architekturu softwaru. Součástí dokumentu by měla být také hodnoticí kritéria, případně návrh smlouvy.2)

17.2.1 Administrativní a právní záležitosti

Tato část obsahuje následující informace:

Dokumenty, které by měly být dodány spolu s nabídkou, mohou být např.:

Cenová nabídka by měla zahrnovat následující položky5):

17.2.2 Popis knihovny a obecné požadavky

Tato část obsahuje informace o:

17.2.3 Specifikace požadavků na funkce softwaru

Specifikace požadavků obvykle obsahuje obecnou část zahrnující obecné požadavky (typ katalogu, způsob implementace, dostupnost služby, podpory aj.) a dále výčet technických a dalších požadavků a funkcí. Ten je obvykle rozdělen podle modulů/funkcí softwaru7). Platí, že čím podrobnější je specifikace, tím jednodušší může být hodnocení splnění jednotlivých kritérií. V seznamu níže uvádíme přehled základních oblastí, které by měla specifikace požadavků na funkce softwaru obsahovat8). V těchto oblastech je nutné podrobně stanovit požadavky na konkrétní funkce. V některých případech je vhodné požadovat nebo ponechat prostor na komentář dodavatele, případně specifikovat nejen konkrétní požadavek na funkci, ale také očekávaný způsob jeho realizace9), nebo požadovat přesný popis některých činností krok za krokem. Míra podrobnosti jednotlivých požadavků závisí na preferencích a potřebách konkrétní knihovny.

Mezi obecné požadavky patří informace o:

Mezi základní požadavky patří:

U výpůjčního modulu hrají důležitou roli:

U katalogizace jde především o:

V případě správy seriálů obvykle klademe důraz na:

U online katalogu je užitečné nezapomínat na:

U akvizice se jedná především o:

U statistických výstupů nezapomeňte na:

U revize fondu zařaďte zejména:

Další požadavky se mohou vztahovat k meziknihovním výpůjčkám nebo např. k rezervacím vybavení a místností.

Inspirujte se poptávkovými dokumenty jiných knihoven. Můžete využít i zahraniční zkušenosti – vzorové poptávkové dokumenty jsou uvedeny mj. v publikacích věnovaných problematice knihovních softwarů11). Obzvláště pro příklady ze zahraničí lze využít také vyhledávání na internetu12).

17.2.4 Kritéria hodnocení

Je vhodné stanovit:

Kromě splnění požadavků uvedených v poptávkovém dokumentu je vhodné vyhradit si právo nevybrat žádnou z předložených nabídek a také možnost hodnotit podle dalších kritérií, která nejsou v poptávkovém dokumentu přímo uvedena (např. podle informací shromážděných v přípravných fázích výběrového řízení, včetně informací získaných z prezentací softwaru, testovacích instalací, rozhovorů s pracovníky dalších knihoven apod.).

1)
Poptávkovému dokumentu může předcházet formální žádost o informaci o produktech, viz výše.
2)
Tato část textu byla zpracována mj. s využitím publikace WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. Integrated library systems: planning, selecting, and implementing. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, 183 s. ISBN 978-1-59158-897-9. Ta na s. 141–166 obsahuje příklad poptávkového dokumentu. Publikaci lze zapůjčit v Knihovně knihovnické literatury v Národní knihovně ČR. Omezený náhled je dostupný také prostřednictvím služby Knihy Google.
3)
V případě zaslání poštou se obvykle požaduje označení obálky tak, aby bylo jasné, že jde o nabídku pro výběrové řízení; pro nabídky zaslané e-mailem se obvykle zřídí zvláštní adresa, kam se nabídky směřují tak, aby všechny nabídky mohly být převzaty a otevřeny najednou po uzávěrce výběrového řízení.
4)
Viz též rozpočet projektu.
5)
WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. Integrated library systems: planning, selecting, and implementing. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010, s. 82–84. ISBN 978-1-59158-897-9.
6)
Může jít např. maximální možný počet bibliografických záznamů nebo záznamů o čtenářích.
7)
Za nezbytné moduly (funkce) jsou považovány katalogizační modul, výpůjční modul a modul online katalog, viz BILAL, Dania. Library automation: core concepts and practical systems analysis. 3rd ed. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, c2014, s. 46. ISBN 978-1-59158-922-8.
8)
Seznam není vyčerpávající a je vhodné doplnit do něj okruhy vytipované na základě analýzy stavu a potřeb knihovny.
9)
Přestože je daná funkce v softwaru k dispozici, může se lišit komfort jejího použití, nutná oprávnění k jejímu použití, potřebné znalosti a dovednosti, návaznost na další funkce softwaru apod.
10)
Tj. např. zda by mělo jít o technickou nebo uživatelskou dokumentaci, o tištěnou dokumentaci nebo dokumentaci dostupnou online.
11)
WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. Integrated library systems: planning, selecting, and implementing. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, 183 s. ISBN 978-1-59158-897-9.
BILAL, Dania. Library automation: core concepts and practical systems analysis. 3rd ed. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, c2014. xxix, 279 s. ISBN 978-1-59158-922-8.
12)
Do vyhledávače zadejte dotaz "integrated library system" "request for proposal", viz např. dotaz zadaný do Googlu.
← 16. Možnosti financování 
Obsah 
 18. Hodnocení nabídek →