Rozpočet (cenový plán) projektu umožňuje stanovit očekávané náklady. Jeho součástí musejí být nejen náklady na pořízení a provoz samotného knihovního softwaru, ale i na pořízení a provoz jeho nutných doplňků. V optimálním případě, kdy má knihovna zpracovaný strategický technologický plán knihovny, bude pro vyčíslení dalších nákladů možné využít právě tento dokument.
Rozpočet by měl vedle samotné ceny softwaru zahrnovat i kalkulaci provozu softwaru a jeho údržby, včetně pravidelného přechodu na vyšší verzi (upgradu) a případných nutných investic, údržby nezbytného hardwaru atd. ve výhledu pěti let. Zahrnutí těchto nákladů může být rozhodujícím kritériem při výběru softwaru.
Software, jehož pořizovací cena je nejnižší, nemusí být nutně tím nejlevnějším řešením.
Náklady na pořízení knihovního softwaru jsou součástí zadávací dokumentace (viz příprava výběrového řízení) a je vhodné požadovat, aby veškeré jeho položky potenciální dodavatelé zahrnuli do své cenové kalkulace. Níže jsou uvedeny základní položky, se kterými je nutné v rozpočtu počítat.1)
Při přípravě rozpočtu doporučujeme vytvořit tabulku s výčtem všech nutných položek, které bude nutné zahrnout do rozpočtu, a u každé položky uvést počet pořizovaných kusů/licencí a odhadovanou cenu.
Náklady zahrnují pořizovací cenu:
Pořizovací cena knihovního softwaru:
Jedná se o náklady na:
Náklady na převod dat, na úpravu chybných záznamů (prostřednictvím programu nebo manuálně) a na konzultace a testování závisejí především na tom, kdo konverzi provádí (např. dodavatel/provozovatel softwaru nebo knihovna vlastními silami) a v jakém stavu jsou převáděná data. V případě velmi nekvalitních dat v knihovnách s menším počtem knihovních jednotek může být finančně výhodnější knihovní fond zkatalogizovat znovu než převádět původní data.
Je třeba počítat s náklady na:
Cena instalace závisí na typu softwaru a způsobu provozu a také na tom, kdo bude instalaci provádět. V některých případech je nutné do nákladů kromě instalace knihovního softwaru započítat také instalaci serveru, na kterém knihovní software poběží. V případě řešení formou služby nebo cloudového řešení instalace odpadá. Pokud instalaci provádějí pracovníci knihovny, jsou náklady na instalaci zahrnuty do mzdových prostředků.
Jde např. o zprovoznění a nastavení OAI provideru pro sklízení do Souborného katalogu ČR nebo o zapojení do portálu Knihovny.cz (viz Kooperativní projekty v ČR).
Do nákladů je nutné zahrnout jak licence pro pracovníky, tak licence pro uživatele. V případě otevřených softwarů náklady na licence odpadají.
Jde o poplatky za poskytované služby, včetně správy softwaru, řešení potíží apod.
Je třeba počítat také s poplatky za zálohování (umístění zálohy na vzdáleném úložišti), přechod na vyšší verze softwaru apod. Cena závisí na zvoleném řešení; u některých forem implementace otevřených softwarů nebo při provozu softwaru na vlastním serveru některé typy poplatků odpadají, naopak ale mohou narůstat jiné poplatky. V případě provozu softwaru na vlastním serveru knihovny jde např. o cenu za energie, v případě provozu vlastního softwaru na serveru externího poskytovatele služeb / dodavatele softwaru o poplatky za hosting.
Jde např. o poplatky za hosting, webovou konektivitu, telekomunikační poplatky za systém pro odesílání upozornění, správu tisku, poplatků za online platby aj.
Cena školení obvykle závisí na tom, kolik osob se školení zúčastní, zda školení probíhá přímo v knihovně nebo u dodavatele/provozovatele softwaru a zda se ho zúčastní všichni zaměstnanci nebo zda se proškolí jen někteří, kteří budou školit ostatní.
Školení musí zahrnovat úvod do práce v softwaru a dále všechny používané moduly/funkce, rozšíření a služby. Pokud je v knihovně osoba pověřená správou knihovního softwaru, např. systémový knihovník, je nutné také školení pro administraci systému.
Do nákladů na školení je nutné zahrnout i školení uživatelů, které může mít různou formu (včetně instruktážních videí). Podle toho, kde a jakým způsobem školení uživatelů probíhá, se jedná o mzdové náklady nebo o náklady za služby.
Cena informační kampaně závisí na zvolené formě propagace. Ta může mít řadu podob – od zveřejnění informace na webu a tisku letáčků s informacemi v režii knihovny, přes tvorbu reklamních bannerů a propagačních videí až po akce nebo happeningy. Do oblasti informační kampaně je nutné také zahrnout informace o novém softwaru pro pracovníky knihovny, především v raných fázích projektu změny softwaru.
Jde o náklady na:
Dalšími náklady, které však již přímo nesouvisejí s pořízením knihovního softwaru, mohou být náklady na:
Pokud v rámci projektu pořizujete počítače pro pracovníky nebo uživatele, nezapomeňte do rozpočtu zahrnout také náklady na pořízení dalších softwarů, např. antivirový program, kancelářský balík, v některých případech i operační systém (není-li součástí dodaného hardwaru).