Informace o dostupných softwarech jsou k dispozici na portálu Informace pro knihovny, kde jsou odkazy na webové prezentace jednotlivých softwarů. Vhodným zdrojem informací jsou články v odborných knihovnických časopisech, sborníky z konferencí (především konference Knihovny současnosti), prezentace z různých seminářů pořádaných knihovnami v různých regionech apod. V těchto zdrojích často najdeme nejen informace o jednotlivých softwarech a přehled jejich funkcí, ale také zkušenosti knihoven s jednotlivými softwary nebo pohled na funkce knihovních softwarů z různých hledisek.
Pozor! Informace týkající se softwarů a technologií se velice rychle mění (softwary se vyvíjejí, mění se také potřeba i dostupnost nových technologií, potřeby a očekávání uživatelů aj.).
Na webových stránkách jednotlivých softwarů nebo jejich dodavatelů obvykle najdeme základní informace o funkcích/modulech těchto softwarů, možných typech implementace (způsobech provozu), nabízené podpoře. V některých případech jsou k dispozici také informace o cenách, odkazy na dokumentaci a informace o knihovnách nebo typech knihoven, které daný software používají.
Informace lze získat také písemnou formou a pomocí tzv. žádosti o informace1) zjistit, jestli dodavatel má dostupné produkty či služby, které splňují očekávání a požadavky knihovny. Tento dokument lze poté využít při zpracování žádosti o nabídku či výběrového řízení.
Výbornou příležitostí k seznámení se s nabídkou jsou prezentace jednotlivých softwarů na různých konferencích a dalších knihovnických akcích. Zde je obvykle možnost osobně se zeptat dodavatelů softwaru na to, co vás zajímá, a nechat si předvést základní funkce softwaru. Je dobré ptát se nejen na to, zda software obsahuje požadovanou funkci či funkce, ale také jakým způsobem se tyto funkce používají, jak přívětivé je rozhraní pro jejich využití, jaká oprávnění a znalosti jsou k jejich využívání zapotřebí nebo jakou mají tyto funkce návaznost na další části softwaru.
Pro písemnou žádost o informace nebo pro předvádění softwarů v knihovně doporučujeme vytvořit seznam otázek, které chceme dodavatelům položit. Vytváření tohoto seznamu a předvádění jednotlivých softwarů by se měli účastnit všichni zaměstnanci, kteří s novým softwarem budou pracovat (nebo přinejmenším zástupci jednotlivých oddělení knihovny).
Informace o knihovnách používajících software, který vás zajímá, obvykle najdete na webové prezentaci dodavatele (nebo provozovatele či komunity) daného softwaru. Často se tyto informace skrývají pod odkazem Reference, Naši klienti, Knihovny, které používají [konkrétní software] apod. Bývá zde přehled konkrétních knihoven s odkazy na jejich katalogy.
Je dobré všímat si následujících věcí:
Užitečné a praktické informace získáte rozhovorem s pracovníky srovnatelné knihovny, která daný software používá. Zeptejte se jich, co jim na daném softwaru vyhovuje a naopak nevyhovuje a na to, jak se v softwaru provádějí konkrétní činnosti. Při přemýšlení nad tím, jakým způsobem jsou prováděny různé činnosti a zda vyhovují požadavkům knihovny, mohou pomoci procesní diagramy.
Pro seznámení se softwarem je možné využít testovací nebo demo verze softwaru. V případě komerčních softwarů lze obvykle přístup do testovací instalace nebo získání demoverze dohodnout s dodavatelem. U otevřených softwarů jsou k dispozici volně dostupné testovací verze (demo verze) softwaru. Můžete si také zprovoznit vlastní testovací instalaci2) nebo se na jejím zprovoznění dohodnout s poskytovatelem podpory a provádět testy přímo na datech své knihovny.
Testovací verze nebo demo verze softwaru jsou užitečné pro seznámení se se základními funkcemi softwaru. Abyste skutečně zjistili, jestli je software vhodný právě pro vaše potřeby, je nutné, abyste jej vyzkoušeli přímo na datech své knihovny a zkusili na nich otestovat konkrétní postupy a činnosti, které v knihovně běžně provádíte.
V některých případech je dostupná dokumentace k softwaru. Z ní je možné zjistit informace o dostupných funkcích softwaru a některých pracovních postupech.3)