7. Pracovní postupy a procesy

Knihovní software má velký vliv na to, jaké služby a jakým způsobem může knihovna nabízet svým uživatelům. Postup práce a jednotlivé procesy jsou ovlivněny nejen moduly či funkcemi knihovního softwaru, ale také jeho architekturou a strukturou, tím, zda je software určen pro malé či velké knihovny, jak podrobně lze definovat oprávnění pro jednotlivé funkce, jak je software nastaven, jaké znalosti jsou předpokládány pro různé činnosti apod. Vliv může mít i pozadí a důvod vzniku daného softwaru: kdo či která knihovna se na jeho vývoji podílela, ve které zemi a v jaké situaci software vznikal apod.

Analýza pracovních postupů by měla být zasazena do širšího rámce analýzy situace a potřeb knihovny předcházející výběru nového knihovního softwaru. Součástí analýzy pracovních postupů by měl být detailnější rozbor jednotlivých pracovních procesů a služeb knihovny a jejich dekompozice, která pomůže určit:

• zda je daný postup optimální nebo zda vychází z nutnosti (je limitován dostupným technologickým řešením);
• nakolik jednotlivým krokům pomáhá (či nepomáhá) knihovní software;
• zda je v případě, že postup není zcela vyhovující, možné jej změnit.

Praktickým výstupem této analýzy by mělo být zjištění, které procesy, postupy, případně služby:

• jsou (stále) vyhovující, a tudíž není třeba je měnit;
• nejsou optimální nebo efektivní, a tudíž je třeba je změnit nebo zrušit (např. je třeba zavést novou skupinu čtenářů, pro kterou budou platit nová výpůjční pravidla, vytvořit nové katalogizační šablony/listy apod.);
• jsou prozatím neautomatizované nebo realizované v jiném než knihovním softwaru a bylo by nově možné je s knihovním softwarem propojit (např. evidence plateb čtenářů nebo správa akvizice, které dosud probíhaly mimo knihovní software s využitím externích nástrojů);
• jsou plánované, ale prozatím se nevykonávaly, a tudíž je třeba je nově nastavit (např. knihovna dosud nenabízela čtenářům možnost, aby si objednali dokumenty, které jsou na regále, a chce tuto službu zavést).

Jedním z vhodných nástrojů pro analýzu procesů a pracovních postupů knihovny je dokumentace těchto postupů²⁾. Ta písemnou nebo jinou formou zachycuje:

• postupy, kterými jsou jednotlivé činnosti knihovny vykonávány;
• kteří pracovníci je mohou vykonávat;
• jak se řeší různé situace, které mohou nastat.

Dokumentace procesů může mít písemnou podobu ve formě konkrétního návodu (např. jak řešit náhradu škody čtenářem při ztrátě knihy, jakým způsobem jsou vybírány nebo přijímány nové knihy atd.). V některých případech může mít dokumentace podobu tzv. politiky knihovny/knihoven, která stanovuje nejen pracovní postupy, ale také jejich návaznost na širší strategii služeb knihovny/knihoven.

Dokumentace může mít mj. podobu procesního diagramu, který umožňuje jednoduchou formou zachytit plynutí jednotlivých procesů. Skládá se ze standardizovaných značek, které jsou mezi sebou propojeny pomocí přímek nebo šipek a vyjadřují rozhodovací uzly, návaznosti procesů na další postupy apod.³⁾ Pro vytváření procesních diagramů lze využít jak funkce některých tabulkových procesorů v kancelářských balících⁴⁾, tak speciální programy⁵⁾.

Dokumentace pracovních postupů (zejména procesní diagramy) může při změně a výběru nového softwaru pomoci vyhodnotit, zda dané procesy vyhovují. Může být také použita pro testování možností nového softwaru.

Dokumentace procesů může mít tištěnou formu nebo formu elektronického dokumentu, může být zveřejněna na internetu či intranetu s využitím redakčního systému, databáze, wiki softwaru apod.

Můžete se inspirovat konkrétními ukázkami písemné dokumentace postupů:

• Postup při ztrátě knihy⁶⁾;
• Půjčování v režimu offline⁷⁾.

Užitečné jsou také příklady dokumentace pracovních postupů s využitím procesních diagramů. Níže (viz obr. 1 a odkazy) najdete procesní diagramy, které vytvořili studenti Ústavu informačních studií a knihovnictví Filozofické fakulty Univerzity Karlovy (ÚISK FF UK) a Vyšší odborné školy informačních služeb v rámci volitelného semináře Knihovní software Evergreen v praxi v roce 2010 a studenti ÚISK FF UK v rámci předmětu Informační technologie v knihovnách a informačních institucích v roce 2019.

Procesní diagram Výpůjčka, blokace a rezervace

Obr. 1: Ukázka procesního diagramu: Rezervace – blokace – výpůjčka (zdroj: ÚISK FF UK a VOŠIS, 2010)

Dalšími ukázkami procesních diagramů jsou:

• Stav čtenáře (zdroj: ÚISK FF UK a VOŠIS, 2010);
• Referenční požadavek z pohledu uživatele I (autor: Bartoloměj Eliáš, student ÚISK FF UK, 2019);
• Referenční požadavek z pohledu uživatele II (autor: Bartoloměj Eliáš, student ÚISK FF UK, 2019);
• Registrace uživatele (zdroj: ÚISK FF UK a VOŠIS, 2010).