Zavádění nového knihovního softwaru se neobejde bez nutnosti provedení nejrůznějších nastavení a přizpůsobení. Způsob a rozsah nastavení se v jednotlivých softwarech liší. Roli hraje nejen architektura softwaru, ale také jeho robustnost, používaný typ katalogu nebo způsob jeho provozu, typ, velikost a potřeby knihovny, používané pracovní procesy a postupy aj.
Některá nastavení jsou součástí databáze knihovního softwaru. Tato nastavení mohu být většinou prováděna prostřednictvím grafického rozhraní knihovního softwaru pověřeným pracovníkem knihovny nebo systémovým knihovníkem. Jiná nastavení (např. nastavení webového serveru a služeb, přizpůsobení webového rozhraní katalogu) mohou vyžadovat znalost administrace serveru, práce v příkazovém řádku, programování webu aj. Tato nastavení obvykle provádí dodavatel/provozovatel softwaru nebo IT pracovník dané knihovny (v závislosti na zvoleném způsobu provozu katalogu).
Při instalaci softwaru jsou již obvykle k dispozici některá dílčí výchozí nastavení (organizační struktura knihovny, základní role uživatelů s přidělenými oprávněními, výchozí šablony pro katalogizaci, servery pro stahování záznamů prostřednictvím protokolu Z39.50 aj.).
Před převodem dat je obvykle nutné provést část dalších nastavení. Některá nastavení je však lepší provádět, až když jsou do softwaru naimportována data, mj. kvůli správnému testování funkcí softwaru1).
Pokud knihovna převádí data do softwaru, který je nástupcem dříve používaného softwaru, je možné nastavení, která jsou součástí databáze softwaru, importovat do nového knihovního softwaru spolu s dalšími daty.
Při rozhodování a zjišťování, co a jak nastavit, může pomoci analýza situace a potřeb knihovny (organizační struktury, potřeb uživatelů, poskytovaných služeb) a také pracovních postupů a procesů.
Potřebných nastavení je celá řada. Při plánování změny softwaru je nutné zaměřit se na následující oblasti2):
Nyní se na jednotlivé oblasti podíváme podrobněji.
Obvykle ještě před převodem dat je nutné nastavit (nejčastěji podle struktury organizace) jednotlivé organizační jednotky. Součástí těchto nastavení mohou být i místnosti či jiná umístění exemplářů (např. studovna, dětské oddělení aj.).
Pro správné fungování systému je nutné nastavit skupiny uživatelů.3) Ty se obvykle dělí na dva základní typy:
Počet dostupných oprávnění se v závislosti na možnostech konkrétního knihovního softwaru pohybuje obvykle od desítek až po stovky. Také způsoby nastavení oprávnění se v jednotlivých softwarech mohou značně lišit, podle toho, zda lze oprávnění přidělit jednotlivci nebo skupině (případně zda lze obojí), zda lze přidělit jednotlivé oprávnění (jako např. editovat bibliografický záznam, editovat kódované údaje MARC, editovat údaje o uživateli, půjčovat knihovní jednotky atd.) nebo zda je možné přidělit pouze soubor oprávnění pro konkrétní role (jako např. katalogizátor, akvizitér, pracovník pokladny, pracovník ve výpůjčním protokolu aj.). V softwarech primárně určených pro společné katalogy a spolupráci více knihoven jsou obvykle k dispozici také propracované možnosti přiřadit oprávnění na úrovni konkrétní knihovny či pobočky.
Pro katalogizaci je nutné nastavit zejména:
V rámci výpůjčního protokolu je obvykle nutné nastavit především:
Podle typu knihovního softwaru a míry využívání akvizice danou knihovnou je třeba nastavit např.:
Součástí procesů při výpůjčním protokolu nebo spouštění automatických akcí jsou tiskové nebo e-mailové výstupy. Některé z nich jsou v knihovních softwarech předdefinované, vždy je však nutné je přizpůsobit potřebám konkrétní knihovny (upravit výběr konkrétních polí, upravit hodnoty některých údajů, např. adresu knihovny, upravit znění textu apod.). Jde zejména o tyto výstupy:
Automatickými akcemi se rozumí např. akce, které se spustí nějakým jednáním uživatele (např. zadáním tisku objednávky nebo zadáním žádosti o změnu hesla) nebo akce, které jsou naplánovány, aby proběhly jednou denně či v častějších intervalech (např. generování a rozeslání upomínek). Jsou to zejména:
Nastavení statistických kategorií a výstupů se v jednotlivých systémech liší podle toho, zda a jaké statistické výstupy jsou k dispozici v základní konfiguraci při instalaci, do jaké míry je možné vytvářet vlastní výstupy, které údaje je možné do statistik zahrnout apod. V rámci provozu knihovny je třeba, aby byly nastaveny především tyto oblasti:
Rozhraní online katalogu pro veřejnost se obvykle přizpůsobuje grafickému vzhledu knihovny. Možnosti nastavení se různí podle možností nebo typu softwaru. Vetšinou je v katalogu možné změnit mj.:
Periferními zařízeními se rozumí zejména tiskárny, čtečky čárových kódů, čtečky čipových karet aj. Konfiguraci vyžadují také systémy třetích stran a spolupráce s kooperativními projekty. Podle toho, jaká zařízení knihovna používá a s kým spolupracuje, může jít např. o:
Součástí nastavení pro různé externí systémy a kooperativní projekty bývá zejména konfigurace různých serverových služeb, protokolů a formátů výstupu (např. protokoly SIP, NCIP a OAI-PMH a formáty MARCXML či MODS).