Způsoby, jakými knihovny shromažďují data, jsou závislé na několika faktorech. Tím hlavním, zásadním, je to, zda knihovna používá automatizovaný knihovnický systém (dále AKS), nebo zda data shromažďuje klasickou, dnes již stále méně používanou formou.

Obr. 2 – Srovnání sběru dat – knihovny s AKS a knihovny bez AKS

U knihoven, které mají AKS, je průběžná statistika částečně prováděna automaticky. To znamená, že AKS je schopný některé činnosti sledovat, např. stav knihovního fondu, přírůstky, úbytky, počet registrovaných uživatelů, výpůjčky, počet vstupů do online katalogu knihovny, výpůjčky elektronických knih. Ostatní činnosti, jako např. počty kulturních nebo vzdělávacích akcí a počet jejich návštěvníků nebo profesní vzdělávání pracovníků knihoven, se většinou evidují zvlášť.

U knihoven, které mají tradiční (papírovou) evidenci činnosti, je nutné zaznamenávat veškerou činnost v kalendářním roce do Deníku knihovny ¹⁾.