Statistika knihoven je důležitým nástrojem pro zlepšování jejich činnosti. Hraje klíčovou roli v efektivním řízení a rozvoji knihoven. Díky ní mohou knihovny lépe pochopit potřeby svých uživatelů, optimalizovat své služby a dokládat svou hodnotu a význam pro společnost.

Statistika poskytuje cenné informace, které mohou být využité různými způsoby.

Pro samotné knihovny:

• Sledování výkonu: Pomáhá knihovnám sledovat a hodnotit jejich výkon v různých oblastech, jako je například počet návštěvníků, výpůjček nebo účast na akcích, využívání online služeb.
• Hodnocení efektivity: Statistika umožňuje knihovnám vyhodnotit, jak úspěšně plní svůj úkol, např. kolik lidí navštíví knihovnu, jaké materiály jsou nejvíce využívány, jak často jsou pořádané akce.
• Plánování a rozhodování: Na základě statistických údajů mohou knihovny lépe plánovat své činnosti a rozhodovat o konkrétních aktivitách. Na základě statistických údajů je možno určit, jaké nové služby mohou být zajímavé a užitečné pro uživatele, a které je naopak možno omezit. Statistika umožňuje knihovnám rychle reagovat na měnící se potřeby uživatelů a technologické trendy.
• Alokace zdrojů: Statistika pomáhá při rozhodování o tom, jakým způsobem budou alokovány finanční prostředky a další zdroje. Je důležitým podkladem pro sestavení rozpočtu například pro nákup knih, elektronických informačních zdrojů, databází, pro plánování kulturních i vzdělávacích akcí.
• Zvyšování kvality služeb: Díky statistickým údajům mohou knihovny identifikovat oblasti, kde je potřeba zlepšení, a zaměřit se na zvýšení kvality poskytovaných služeb. Demografické údaje mohou být podkladem pro personalizované služby, které lépe odpovídají potřebám jednotlivých skupin uživatelů.
• Srovnání s jinými knihovnami: Statistika umožňuje knihovnám porovnávat se s jinými podobnými knihovnami a identifikovat oblasti, ve kterých by mohly zlepšit své služby. K tomu slouží projekt Benchmarking knihoven.
• Srovnání se standardy: Umožňuje knihovnám porovnávat své výsledky s národními a mezinárodními standardy, což může vést ke zlepšení služeb.
• Měření efektivnosti investic (ROI): Statistika pomáhá měřit návratnost investic do knihoven, což je důležité pro obhajobu financování a zdrojů.
• Komunikace s veřejností a zřizovateli: Statistická data mohou být využita pro komunikaci s veřejností a zřizovateli. Knihovny mohou prezentovat své úspěchy, zdůvodnit potřebu finančních prostředků a demonstrovat svou relevanci pro komunitu.
• Spolupráce s jinými institucemi: Statistická data mohou být využita pro spolupráci s jinými institucemi, jako jsou školy, univerzity, kulturní centra a další. Společné analýzy dat mohou odhalit nové možnosti spolupráce a umožnit efektivnější využívání zdrojů.

Pro zřizovatele a provozovatele knihoven:

• Zdůvodnění financování: Statistika poskytuje provozovatelům knihoven doklady o tom, že finanční prostředky jsou využívány efektivně a že knihovny plní důležitou roli ve společnosti.
• Hodnocení výkonu: Provozovatelé mohou pomocí statistiky vyhodnotit, jak dobře knihovny plní své cíle a zda poskytované služby odpovídají potřebám uživatelů a návštěvníků.
• Rozhodování o budoucnosti: Statistika může pomoci provozovatelům při rozhodování o budoucím vývoji knihovny a její sítě. Například se mohou rozhodnout o otevření či uzavření některých poboček nebo o investování do nových technologií.
• Advokacie knihoven: Díky statistickým údajům mohou knihovny demonstrovat svou hodnotu pro komunitu a zdůraznit význam svých služeb.

Pro širší veřejnost:

• Informace o využívání knihoven: Statistika poskytuje veřejnosti informace o tom, jak jsou knihovny využívány a jaké služby jsou nejvíce žádané.
• Znalost o aktivitách: Statistika může ukázat, jakou roli hrají knihovny v oblasti kultury, vzdělávání i v oblasti komunitních aktivit.
• Zvyšují transparentnost: Publikované statistické údaje o knihovnách zvyšují transparentnost jejich činnosti. Veřejnost tak může posoudit, jak efektivně jsou peníze využívány a jak dobře knihovny plní svou funkci.

Příklady rozvojových projektů knihovny s využitím statistických dat:

• Knihovna zjišťuje zvýšený zájem o e-knihy a audioknihy, častější využívání online katalogu a mobilní aplikace. Následně rozšíří nabídku elektronických zdrojů, investuje do nových platforem a aplikací a zlepšení uživatelského rozhraní online katalogu.
• Knihovna sbírá a analyzuje zpětnou vazbu od svých uživatelů, což jí umožňuje lépe porozumět potřebám komunity a přizpůsobit své služby. Tato data jsou pak využívána při komunikaci s provozovatelem a při plánování nových iniciativ.
• Analýza demografických údajů o uživatelích (věk, zájmy, vzdělání), sledování návštěvnosti jednotlivých oddělení je podnětem pro vytvoření specializovaných prostor pro děti, teenagery a seniory, organizace tematických akcí pro různé věkové skupiny, rozšíření nabídky jazykových kurzů.
• Analýza potřeb uživatelů se specifickými potřebami (např. nevidomí, slabozrací, osoby s omezenou pohyblivostí) iniciuje projekt zavedení nových technologií pro osoby se zrakovým postižením, úprava prostor pro osoby s pohybovým handicapem, rozšíření nabídky audioknih a speciálních publikací.
• Analýza návštěvnosti poboček v různých časech dne a týdne, sledování geografické distribuce uživatelů je podnětem pro úpravu otevírací doby poboček tak, aby odpovídala potřebám uživatelů, zvažování otevření nových poboček v méně obsluhovaných oblastech.

Statistika knihoven hraje klíčovou roli v advokacii, tedy v obhajobě a propagaci knihoven a jejich služeb. Správně zpracovaná statistika poskytuje objektivní obraz o tom, jak knihovny fungují a jaké služby poskytují.

Umožňuje jí nejen zlepšovat své služby, ale také efektivně obhajovat hodnotu knihovny a její význam v rámci komunity. Statistika je tedy nezbytným nástrojem pro efektivní advokacii knihoven, protože poskytuje konkrétní a měřitelné důkazy o jejich přínosu a potřebách.

Prokázání dopadu na komunitu

Knihovny mohou pomocí statistik demonstrovat svůj pozitivní dopad na komunitu, například zvýšení čtenářské, informační a digitální gramotnosti, podporu celoživotního vzdělávání nebo poskytování přístupu k digitálním zdrojům.

Statistika může jasně prokázat, kolik lidí knihovnu využívá, jaké služby jsou nejpopulárnější, na koho jsou zaměřeny. Údaje mohou dokumentovat, jak knihovny poskytují prostor pro setkávání a sociální interakci, což je zvláště důležité pro starší lidi a skupiny osob se znevýhodněním.

Získání podpory veřejnosti

Prezentace statistik veřejnosti může pomoci získat širší podporu pro knihovnu. Například pokud data ukazují, že knihovna je důležitým centrem pro komunitní aktivity nebo je otevřená pro volnočasově aktivity dětí a mládeže, může to zvýšit veřejnou podporu pro její financování a rozvoj.

Díky statistikám mohou knihovny získat podporu místních politiků, podnikatelů a dalších klíčových stakeholderů. To je důležité zejména v případě, když se rozhoduje o větší investici do infrastruktury například na výstavbu, rekonstrukci či nové vybavení a zavádění nových technologií.

Podpora financování

Knihovny používají statistická data k prokázání své hodnoty a efektivity při žádostech o financování od svého provozovatele, místních podnikatelů, kraje, ze státních programů i nadací. Data o financování, návštěvnosti, výpůjčkách i účasti na programech ukazují, jak a čím knihovna přispívá komunitě. Díky statistikám mohou knihovny přesvědčivě argumentovat, že investice do knihoven jsou efektivní a přinášejí značné benefity pro komunitu.

Srovnání výdajů na knihovny s výdaji na jiné oblasti může ukázat, že knihovny jsou podfinancovány. Pokud statistika ukáže, že knihovna je využívána více než jiné podobné instituce, může to být silný argument pro navýšení financování.

Zvýšení povědomí

Statistické údaje mohou být použity v kampaních na zvýšení povědomí o knihovně a jejích službách. Například pokud statistiky ukazují vysokou účast na vzdělávacích programech, knihovna může tyto informace využít k propagaci svých vzdělávacích aktivit. Stejně důležité je informovat o významu čtení pro vzdělávání i volný čas.

Podpora legislativních změn

Knihovny mohou využívat statistická data k podpoře legislativních změn, které by mohly zlepšit jejich financování nebo provozní podmínky. Statistika může být použita k ovlivňování národních strategií týkajících se financování a zapojení knihoven do různých dotačních programů.

Příklady statistických údajů, které lze využít pro advokacii knihoven:

• Počet registrovaných uživatelů
• Počet návštěvníků
• Počet vzdělávacích, kulturních a komunitních akcí
• Počet akcí pro děti a mládež
• Počet vypůjčených dokumentů
• Účast na programech
• Využití online zdrojů a databází
• Demografické údaje o uživatelích
• Ekonomický dopad knihovny

Příklady aktivit na podporu knihoven s využitím statistických dat:

• Data o návštěvnosti a účasti na vzdělávacích programech jsou prezentována radě města/zastupitelstvu obce, aby ukázala, jak knihovna přispívá k rozvoji komunitního vzdělávání.
• Údaje o počtu výpůjček a návštěvnosti jsou využívány v marketingových kampaních, které mají za cíl přilákat nové uživatele a zvýšit povědomí o knihovně.
• Data o účasti na komunitních, kulturních a vzdělávacích akcích jsou prezentována místním úřadům a médiím, aby ukázala, jak knihovna přispívá k sociálnímu a kulturnímu životu města.
• Data o využívání knihovních služeb a jejich dopadu na vzdělávání a kulturu jsou prezentována zastupitelům, poslancům, úředníkům ministerstev.
• Knihovna pravidelně publikuje výroční zprávy s podrobnými statistikami, které ukazují, jak knihovna přispívá k rozvoji místní komunity.
• Knihovna využívá statistiku k argumentaci, proč je nutné do ní investovat. Například ukazuje, že každá investovaná koruna do knihovny se mnohonásobně vrátí v podobě zvýšené kvality života obyvatel, podpory vzdělávání a posílení místní ekonomiky.
• Při zavádění nových projektů, jako jsou například digitální knihovny nebo komunitní centra, knihovna využívá statistiku k demonstraci potřeby těchto služeb a k získání podpory od města a dalších partnerů.
• Statistika také slouží jako důkaz toho, že knihovna je důležitou součástí městské infrastruktury a že investice do ní jsou dobře vynaložené prostředky.

Činnost veřejných knihoven je financována z veřejných prostředků a v této souvislosti vznikají legitimní otázky, zda jsou finanční prostředky vynakládány efektivně, a jaké jsou vlastně ekonomické přínosy knihovnických služeb. Stejně jako všude na světě je naprostá většina služeb knihoven poskytována veřejnosti bezplatně, což je v případě České republiky knihovnám a jejich provozovatelům uloženo knihovním zákonem.

Bezplatně ovšem neznamená, že by tyto služby neměly své náklady.

Obr. 39 – Příručka Tomáše Řeháka Neocenitelné služby knihoven

Pro sledování ekonomické efektivnosti knihovnických služeb mohou české knihovny využít výsledky projektu Metodika měření hodnoty služeb knihoven ¹⁾, na kterém od roku 2011 spolupracovaly Městská knihovna v Praze, Fakulta ekonomicko-správní Univerzity Pardubice a Ekonomická fakulta Univerzity Mateja Bela v Banské Bystrici.

Projekt je také znám pod zkratkou ROI ²⁾. Cílem projektu je odpovědět na otázky typu Vyplatí se knihovny? Pokud financujeme knihovnu, je to dobrá investice? nebo Není financování knihovny v době internetu ztrátou? Hodnocení efektivnosti knihoven je založeno na využití rozšířené metody analýzy nákladů a přínosů (Cost-benefit analysis, CBA). Ta analyzuje náklady a užitky (benefity, přínosy), které se týkají knihovny v určitém časovém období. Smyslem metody je vyčíslit a porovnat celkové přínosy, které plynou uživatelům knihoven a celé společnosti, s náklady veřejných knihoven, které vznikají v důsledku poskytování jednotlivých služeb. Při analýze se vychází z jednoduchého vzorce podílu přínosů a nákladů na činnosti knihovny jako celku, případně na podíl nákladů a přínosů jednotlivých služeb.

Pro vzorec platí, že E = efektivnost, B je hodnota poskytované služby (Benefit) a C jsou náklady (Cost). Efektivnost je sledována vždy pro nějaké časové období, nejčastěji jeden rok.

Výsledná hodnota podílu benefitů a nákladů se zpravidla interpretuje dvojím způsobem:

• Míra efektivnosti – poměr užitků (benefitů) a nákladů. Platí, že čím vyšší číslo, tím vyšší efektivnost. Hraniční hodnotou je 1 (neboli 100 %), kdy se náklady rovnají benefitům. Pokud je míra efektivnosti nižší než jedna

(kupříkladu 90 %), znamená to, že náklady jsou vyšší než užitek, a služba není efektivní. Pokud je míra efektivnosti vyšší než 1 (kupříkladu 150 %), znamená to, že užitek je větší než náklady, a služba je efektivní.

• Míra návratnosti investice (Return on Investment, ROI) odpovídá na otázku, kolik potenciálních veřejných korun přinese jedna veřejná koruna, která byla vložena do zajištění dané služby. Výsledek je většinou sdělován v podobě poměru (jako ve fotbale) – např. 1 : 5 nebo konstatováním „jedna koruna peněz z rozpočtu města přinese pět korun vnímaného užitku čtenáři“.

Výpočet efektivnosti veřejné knihovny jako celku

Na to, abychom mohli vypočítat efektivnost či ROI knihovny jako celku nebo některé dílčí služby, musíme získat údaj o vynaložených nákladech a současně finanční hodnotu poskytnutých služeb.

Vynaložené náklady

Náklady na činnost knihovny zjistíme ve statistickém výkazu knihovny Kult (MK) 12-01, kde část VIII. zahrnuje výdaje, respektive náklady na činnost knihovny za určitý rok, například výdaje za materiál, služby, osobní náklady, náklady na nákup knihovního fondu a další.

Pro potřebu výpočtu je třeba někdy provést dílčí úpravy zjištěných hodnot, například odečtení nákladů na mimořádné projekty, investice apod., které nepatří do běžných či pravidelných výdajů.

Hodnota poskytnutých služeb

Určení této hodnoty je mnohem složitější. Obecně je hodnota služeb určována trhem, ale tento princip v případě knihoven nelze využít, protože naprostá většina poskytovaných služeb je v souladu s ustanovením knihovního zákona č. 257/2001 Sb. poskytována bezplatně nebo maximálně do výše vynaložených nákladů. Hodnotu služeb lze zjistit více způsoby.

V rámci projektu ROI proběhl v roce 2012 rozsáhlý průzkum čtenářů (2 227 respondentů) knihoven v Praze, Táboře, Uherském Hradišti a v Kutné Hoře, ve kterém byly účastníkům položeny dvě vzájemně provázané otázky:

• Když zvážíte výpůjčky či další informace, které jste získal/a při vaší poslední návštěvě, ušetřila vám knihovna peníze?
• V případě kladné odpovědi následovala otázka: Kolik korun vám knihovna takto ušetřila?

Průměr finanční hodnoty jedné návštěvy knihovny v tomto případě činil částku 742 Kč.

Výpočet efektivnosti knihovny jako celku

Nyní můžeme vypočítat efektivnost fiktivní knihovny, která v průběhu roku registrovala 100 000 fyzických návštěvníků a jejíž roční výdaje činily 15 mil. Kč.

Na základě tohoto propočtu lze konstatovat, že 1 koruna vložená do knihovny přinesla 5 korun vnímaného užitku uživatelům knihovny. Míra efektivnosti stanovená jako poměr užitků (benefitů) a nákladů knihovny byla rovna zhruba 495 %. Případně můžeme výsledek interpretovat tak, že míra návratnosti investice (Return on Investment, ROI) byla 1 : 4,9.

Současně je nutné upozornit na omezení ve vypovídací schopnosti výsledků výpočtů efektivnosti. Především hodnota jedné návštěvy ve výši 742 Kč byla zjištěna v roce 2012, tj. v současnosti může mít jinou (spíše klesající) hodnotu. Omezení také vyplývá z použité metodologie, tj. dotazováním „kolik vám knihovna ušetřila“ ³⁾.

Výpočet efektivnosti jednotlivých služeb

V rámci projektu ROI byl také připraven modelový výpočet pro zjištění efektivnosti dílčích služeb. V případě, že knihovna chce zjistit efektivnost jednotlivých služeb, je získání hodnoty vynaložených nákladů, stejně jako zjištění hodnoty poskytovaných služeb, mnohem složitější. Fakticky to znamená provést rozpočítání nákladů knihovny na jednotlivé služby a činnosti.

Pro účely projektu byla zpracována základní typologie služeb, která ve zjednodušeném pojetí zahrnuje 12 položek:

• Absenční výpůjčka s asistencí
• Absenční výpůjčka bez asistence
• Prezenční výpůjčka s asistencí
• Prezenční výpůjčka bez asistence
• Kopírování a tisk
• Digitální služby prezenční
• Digitální služby se vzdáleným přístupem
• Informace a rešerše
• Kulturní a vzdělávací akce
• Technické a další služby
• Využití knihovny pro služby týkající se života obce
• Pobyt v knihovně

Relativní hodnoty užitku jednotlivých služeb knihovny

V projektu ROI byla hlavní pozornost soustředěna na zjištění hodnoty nejdůležitější služby veřejné knihovny – na primární absenční výpůjčky. Zde bylo shromážděno množství údajů získaných různými metodami. Jejich porovnáním pak lze hodnověrně odhadnout užitek této služby. Například dotazníkovým šetřením 8 244 uživatelů Městské knihovny v Praze byla zjištěna relativní hodnota jedné absenční výpůjčky ve výši 66,45 Kč.

Pro ostatní služby je nutné:

• provést další cílené průzkumy (podobně, jako jsme to udělali s absenčními výpůjčkami),
• najít vhodné tržní substituty, nebo
• spokojit se zatím jen s relativním porovnáváním jednotlivých služeb, tedy jakýmsi „interním benchmarkingem“.

Rozdělení nákladů knihovny na jednotlivé služby

Stejně jako u analýzy výstupů je k analýze nákladů potřeba celá řada údajů. Jsou to zejména:

• rozbor nákladů knihovny za uplynulý rok (v analytickém členění) vyplývající z výkazu zisku a ztráty účetní jednotky za poslední uzavřené účetní období;
• náklady v analytickém členění mimořádných účelových akcí, které nesouvisí s provozem knihovny (mohou to být jednorázové účelové akce, zvláštní projekty řešení podle zadání obce atd., které nesouvisí s provozem knihovny).

Pro správné rozdělení nákladů na jednotlivé služby (v požadovaném členění) je třeba vycházet z:

• rozdělení činností knihovny, tj. zjištění nákladů na nákup literatury, databází, vazbu, převazbu, honoráře, lektory apod.;
• provedené pasportizace prostor, tj. zjištění nákladů na energie, vodné a stočné, spotřebu tepla, opravy, ostrahu, úklid, provoz šatny apod.;
• časových snímků pracovníků knihovny (přehled kalendářního fondu pracovní doby podle činností), tj. celkové mzdové náklady, náhrady mezd, pojištění, cestovné, náklady na vzdělávání a další režijní náklady.

Z uvedeného vyplývá, že výpůjční služby zabírají 78,7 % veškerých nákladů, druhou nejvýznamnější položkou jsou kulturní a vzdělávací akce s 8,8 %. Tyto služby tvoří 87,6 % celkových nákladů, což může posloužit těm, kteří nechtějí analyzovat všechny služby knihovny, ale zaměří se pouze na služby výpůjční nebo kulturní povahy.

Statistiky knihoven jsou využívány i v soutěži Městská knihovna roku ⁴⁾.

Tu vyhlašuje od roku 2010 Svaz knihovníků a informačních pracovníků ČR (SKIP). Cílem soutěže je ocenit nejlepší knihovny na území České republiky. Součástí soutěže je i hodnocení knihoven metodou benchmarkingu. Účast v soutěži a získání ocenění zvyšuje prestiž knihovny a zlepšuje vnímání statistiky knihoven jako účinného nástroje pro další zlepšování služeb.