Benchmarking je moderní nástroj řízení, který prostřednictvím měření výkonů a procesů organizace a jejich systematického porovnávání s výkonem ostatních hledá nejlepší řešení.¹⁾

V oblasti knihoven se jedná o proces srovnávání výkonnosti a výsledků jedné knihovny s jinými knihovnami, které jsou považovány za nejlepší ve svém oboru. Cílem je identifikovat nejlepší postupy, zjistit, v čem knihovna vyniká a v čem má prostor pro zlepšení.

Databázi a web projektu Benchmarking knihoven ²⁾ provozuje NIPOS, který úzce spolupracuje s Knihovnickým institutem NK ČR ³⁾.

Postup benchmarkingu lze stručně shrnout do pěti základních kroků:

• Analýza vlastních výkonů a situace knihovny: Jak to děláme my?
• Nalezení knihovny pro vzájemné porovnávání, analýza její činnosti: Jak to dělají oni?
• Vzájemné srovnávání, analýza dosažených výsledků, identifikace silných a slabých stránek: Kdo je v tom nejlepší?
• Změny ve vlastní činnosti, využití nových postupů a získaných zkušeností: Co můžeme využít ve vlastní praxi?
• Měření dosažených výsledků, zjištění účinnosti změn: Dosáhli jsme změny, zlepšili jsme se?

Obr. 18 – Web projektu Benchmarking knihoven

Obr. 19 – Průběžné hodnocení činnosti knihovny

Proč je benchmarking důležitý?

Existuje mnoho důvodů, proč používat benchmarking:

• Efektivní využití statistických dat: Využívají se data z každoročního sběru pomocí formuláře Kult (MK) 12-01.
• Identifikace oblastí ke zlepšení: Benchmarking nám pomáhá zjistit, ve kterých oblastech zaostáváme a kde máme naopak příležitost vyniknout. Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává.
• Inovace: Díky sledování nejlepších knihoven a jejich výkonů se můžeme inspirovat novými nápady a trendy v oboru, navázat spolupráci. Benchmarking podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech v knihovně.
• Zvýšení efektivity: Přijetím nejlepších postupů můžeme zvýšit efektivitu našich procesů a snížit náklady.
• Zlepšení kvality služeb: Benchmarking nám umožňuje zjistit, jak zlepšit kvalitu našich služeb a dalších aktivit.
• Podpora rozhodování: Na základě výsledků benchmarkingu můžeme činit lepší strategická rozhodnutí a nastavit si priority.
• Získání argumentů a podkladů: Získané výsledky můžeme použít při zpracování výroční zprávy, strategie rozvoje knihovny i při jednání s provozovatelem knihovny o rozpočtu a nových projektech.

Metoda benchmarkingu má i některá omezení, se kterými musíme počítat:

Ne všechny činnosti knihovny se odrážejí v kvantitativních datech, nabídka služeb knihoven může být velmi různorodá, v činnosti knihoven se také odráží demografická a vzdělanostních struktura obyvatel, umístění knihovny v obci, její spádovost apod.

S těmito odlišnostmi musíme počítat při vzájemném srovnávání.

Obr. 20 – Procento personálních nákladů z celkových provozních výdajů knihovny

DATABÁZE PROJEKTU BENCHMARKING KNIHOVEN

V roce 2023 NIPOS ve spolupráci s NK ČR připravil nový systém pro benchmarking, který je těsně provázán s databází celkových statistických dat o knihovnách. Základním kritériem pro výpočet výkonových indikátorů pro veřejné knihovny je počet obyvatel v obci. Vychází se z předpokladu, že od rozsahu obsluhované populace se odvíjí jak druhové spektrum služeb, tak i jejich objem, tj. knihovny v obci určité velikosti jsou přibližně stejně velké a nabízejí obdobné typy služeb.

Zapojené knihovny jsou rozděleny do velikostních kategorií podle počtu obyvatel obce či města, ve kterém sídlí. Kategorizace knihoven je totožná s tou, která je používána ve Standardu VKIS, a je doplněna o kategorii krajských knihoven.

Pro vyhodnocování se používají data získaná při ročním sběru statistických dat o knihovně, která jsou ukládána do specializované databáze.

Indikátory pro srovnávání výkonu a činnosti knihoven

Od roku 2023 je předmětem vzájemného porovnávání celkem 45 indikátorů rozdělených do tří základních bloků:

I. Nabídka, služby

• objem knihovního fondu na 1 000 obyvatel,
• procento obnovy knižního fondu,
• objem přírůstků na 1 000 obyvatel,
• počet exemplářů docházejících periodik na 1 000 obyvatel,
• počet internetových stanic na 1 000 obyvatel,
• plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1 000 obyvatel,
• počet studijních míst na 1 000 obyvatel,
• počet zaměstnanců (přepočtených úvazků) na 1 000 obyvatel,
• počet zaměstnanců (přepočtených úvazků) na 1 000 registr. čtenářů,
• počet zaměstnanců (přepočtených úvazků) na 1 000 návštěvníků,
• roční provozní doba na 1 000 obyvatel,
• procento roční provozní doby z celkového pracovního fondu (zaokrouhleno na 2 000 hodin),
• počet hodin pro veřejnost týdně.

II. Využívání knihovny

• procento výdajů na knihovnu z celkových výdajů zřizovatele,
• registrovaní čtenáři – procento z obsluhované populace,
• registrovaní čtenáři do 15 let – procento z obsluhované populace mládeže do 15 let,
• počet návštěv na jednoho obyvatele,
• počet návštěv na 1 provozní hodinu,
• počet virtuálních návštěv na obyvatele,
• procento návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků,
• počet (absenčních) výpůjček na obyvatele,
• počet výpůjček na registrovaného čtenáře,
• obrat knihovního fondu,
• kulturní a vzdělávací akce na 1 000 obyvatel,
• internetové služby: webová stránka, OPAC, interaktivní funkce, soubor odkazů, virtuální informační služba, elektronické informační zdroje, pro-aktivní informační služby (email, SMS, newsletter),
• počet kladně vyřízených zaslaných požadavků MVS na 100 registrovaných uživatelů,
• procento návštěvníků fyzických kulturních a vzdělávacích akcí z celkového počtu návštěvníků,
• procento návštěvníků online kulturních a vzdělávacích akcí z celkového počtu návštěvníků online služeb,
• počet výpůjček krásné literatury pro dospělé na jednoho dospělého registrovaného uživatele,
• počet výpůjček naučné literatury pro dospělé na jednoho dospělého registrovaného uživatele,
• počet výpůjček krásné literatury pro děti na jednoho registrovaného uživatele do 15 let,
• počet výpůjček naučné literatury pro děti na jednoho registrovaného uživatele do 15 let,
• počet výpůjček periodik na jednoho registrovaného uživatele,
• počet e-výpůjček e-dokumentů na jednoho registrovaného uživatele.

III. Náklady na činnosti knihovny, efektivita

• provozní výdaje na jednu návštěvu,
• celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele,
• náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) v přepočtu na jednoho obyvatele,
• náklady na nákup licencí na elektronické informační zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele,
• náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na výpůjčku,
• procento čistých provozních nákladů (bez osobních nákladů a nákladů na knihovní fond) z celkových provozních nákladů,
• procento nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů,
• procento osobních nákladů z celkových provozních nákladů,
• procento získaných dotací a grantů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz,
• procento vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz,
• investiční výdaje na 1 000 obyvatel.

Obr. 21 – Procento registrovaných čtenářů v kategorii do 15 let z obsluhované populace mládeže do 15 let

Jak vstoupit do projektu Benchmarking knihoven

V českém prostředí je metoda benchmarkingu využívána v projektu Benchmarking knihoven, který od roku 2006 provozuje pro veřejné knihovny NIPOS ve spolupráci s NK ČR. Od roku 2012 do projektu vstoupily i slovenské knihovny. Ročně se projektu zúčastní více než 350 knihoven z Česka i Slovenska.

Základem pro vzájemné porovnávání jsou statistická data, která jsou obsažena ve formuláři Kult (MK) 12-01. Vedle toho se shromažďují další údaje a charakteristiky nezbytné pro hodnocení činnosti knihovny.

Každý účastník musí splnit několik základních podmínek pro nakládání s daty:

• mít oprávnění jednat za knihovnu,
• vyjádřit souhlas s využitím údajů,
• přijmout závazek užívat data v souladu se stanoveným účelem,
• vyjádřit souhlas s nakládáním s osobními daty v souladu s GDPR,
• vstoupit do databáze smí pouze oprávněný uživatel,
• neposkytnout přístupová data jiné osobě,
• nevyužívat data ke komerčním účelům,
• veřejně používat pouze anonymizovaná data,
• data a další výstupy ostatních účastníků benchmarkingu lze zveřejnit pouze s jejich souhlasem. ⁴⁾

Vstupní stránka Benchmarkingu knihoven je k dispozici na webu Benchmarking knihoven . Přes web se vstupuje také do srovnávací databáze se všemi statistickými údaji.

Elektronická konference Měření

Pro účastníky projektu Benchmarking knihoven je zřízena elektronická konference Měření. Jde o neveřejnou e-konferenci, orientovanou na měření výkonu a kvality činnosti knihoven. Zájemci o účast v této konferenci mohou požádat o zařazení do konference, což musí schválit její administrátor.

E-konference umožňuje svým členům zveřejňovat příspěvky. Touto cestou si knihovny mohou vzájemně předávat informace a rady a diskutovat o problematice.