Jak řídit knihovnu

Odkaz na výstup diff

--- rizeni:spisova_sluzba [2022/02/25 11:17] – [Výkon spisové služby úřadu, organizace] maries
+++ rizeni:spisova_sluzba [2025/08/13 10:49] (aktuální) – maries
@@ Řádek 17: / Řádek 17: @@
-====== Spisová služba ======
+===== Spisová služba =====
 Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti organizace, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich:
@@ Řádek 36: / Řádek 36: @@
   * a to včetně kontroly těchto činností.
-===== Základní pojmy spisové služby =====
+==== Základní pojmy spisové služby ====
 **Číslo jednací** označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován.
@@ Řádek 69: / Řádek 69: @@
 **Spisový znak** – číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování ve skartačním řízení.
-==== Skartační znak ====
+=== Skartační znak ===
+Existují tři skartační znaky:
   * **A** – dokumenty určené k uložení do archivu,
@@ Řádek 75: / Řádek 77: @@
   * **V** – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu.
-**Zpracovatel** - osoba zodpovědná za zpracování a vyřízení dokumentu (spisu). Zpracovatele zpravidla určuje ředitel organizace.
+**Zpracovatel** – osoba zodpovědná za zpracování a vyřízení dokumentu (spisu). Zpracovatele zpravidla určuje ředitel organizace.
+=== Výkon spisové služby úřadu, organizace ===
-==== Výkon spisové služby úřadu, organizace ====
+**Spisový řád**
 <WRAP center important 100%>
@@ Řádek 83: / Řádek 87: @@
 </WRAP>
-Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí Spisového řádu je vždy skartační plán, který obsahuje soupis všech užívaných dokumentů u úřadu, kde jsou uvedeny ukládací lhůty a skartační režim všech dokumentů. Povinností všech původců je předat Skartační plán ke schválení místně příslušnému správnímu archivu.
+Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí spisového řádu je vždy skartační plán, který obsahuje soupis všech užívaných dokumentů u úřadu, kde jsou uvedeny ukládací lhůty a skartační režim všech dokumentů.
-**Na základě Skartačního plánu probíhá i skartační řízení.**
+Povinností všech původců je předat skartační plán ke schválení místně příslušnému správnímu archivu.
+**Na základě skartačního plánu probíhá i skartační řízení.**
 <WRAP center info>
@@ Řádek 92: / Řádek 98: @@
-==== Pravidla pro manipulaci s dokumenty u původců ====
+=== Pravidla pro manipulaci s dokumenty u původců ===
 **Úkony spisové služby**
+K úkonům spisové služby patří:
   * manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými,
   * třídění písemností – při doručení doručovací službou,
-  * označování - podací razítko, číslo jednací,
+  * označování – podací razítko, číslo jednací,
   * zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba,
   * oběh – předávání mezi kolegy, odděleními,
@@ Řádek 108: / Řádek 116: @@
 **Údaje vedené o dokumentech**
+O dokumentech jsou vedeny údaje:
   * pořadové číslo dokumentu – č. j.,
@@ Řádek 120: / Řádek 130: @@
   * spisový znak a skartační režim.
-==== Skartační řízení ====
+=== Skartační řízení ===
 <WRAP center round box 100%>
@@ Řádek 134: / Řádek 144: @@
 Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu **skartační návrh,** což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu.
-Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákonu č. 499/2004 Sb.,]] § 3 odst. 1.
+Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[	https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499#p3|Zákonu č. 499/2004 Sb., § 3 odst. 1]].
 Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií.
 <WRAP center info>
-[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb.,]] Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
+[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]].
 </WRAP>
@@ Řádek 150: / Řádek 160: @@
 Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení.
+==== Elektronický systém spisové služby ====
+Elektronický systém spisové služby (eSSL) je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů.
+V České republice je povinnost vést elektronickou spisovou službu pro veřejnoprávní původce (tj. i knihovny) stanovena zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a souvisejícími předpisy ((Novela o spisové službě a archivnictví. Dostupné z: https://www.tesso.cz/povinnost-vest-spisovou-sluzbu-elektronicky-depo-atestace/)). Konkrétní termíny se liší podle typu instituce:
+  * Určené veřejnoprávní původce (např. organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnost-ní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, kraje a hlavní město Praha) mají povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě již od 1. srpna 2012, jak uvádí Národní archiv.
+  * Ostatní veřejnoprávní původci (např. obce, školy, příspěvkové organizace), kteří dosud mohli volit mezi listinnou a elektronickou formou, musí přejít na elektronickou spisovou službu nejpozději od 1. ledna 2026, jak stanoví novela zákona č. 261/2021 Sb. a vyhláška č. 259/2012 Sb. ve znění pozdějších předpisů.
+  * Atestace systémů: Od 1. července 2024 platí zákaz nabízet nebo dodávat neatestované elektronické systémy spisové služby veřejnoprávním původcům (§ 69e zákona č. 499/2004 Sb.). Od 1. ledna 2027 musí všichni veřejnoprávní původci používat pouze atestované sys-témy eSSL, jak uvádí novela zákona č. 197/2024 Sb.
+<WRAP center round info 100%>
+Povinnost elektronické spisové služby platí pro některé instituce již od roku 2012, pro ostatní veřejnoprávní původce je závazná od 1. ledna 2026 (například knihovny zřizované obcí, krajem nebo státem), s tím, že od 1. ledna 2027 musí být používány pouze atestované systémy. Doporučuje se však přejít na elektronickou formu dříve, aby se instituce vyhnuly problémům s přechodem na poslední chvíli. Pokud je knihovna organizační složkou obce či jiné instituce, ESSL zajišťuje její provozovatel.
+</WRAP>
+<WRAP center info 100%>
+Další užitečné zdroje vztahující se k obsahu této kapitoly najdete v [[rizeni:priloha_09_spisova_sluzba|příloze 9]].
+</WRAP>
+<-rizeni_lidskych_zdroju|8. Řízení lidských zdrojů ^obsah|Obsah^knihovni_sluzby|10. Knihovní služby->
-<-rizeni_lidskych_zdroju|8. Řízení lidských zdrojů ^obsah|Obsah^knihovnicke_sluzby|10. Knihovnické služby->

Jak řídit knihovnu

Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web

Nástroje pro stránku