Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

--- rizeni:spisova_sluzba [2022/01/28 10:41] – [Základní pojmy spisové služby] maries
+++ rizeni:spisova_sluzba [2025/08/13 10:49] (aktuální) – maries
@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
+====== -#9 Spisová služba ======
+Tato kapitola je orientovaná na dokumenty docházejí a odcházející z knihovny, jejich evidence, údaje o nich a následně i skartační řízení.
+**Hlavní body kapitoly**
+  * Základní pojmy
+  * Skartační znak
+  * Údaje vedené o dokumentech
+  * Skartační řízení
+**Klíčová slova**
+Spisová služba, skartační znaky, lhůty, údaje o dokumentech, skartace dokumentů.
+----
+===== Spisová služba =====
+Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti organizace, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich:
+  * řádný příjem,
+  * označování,
+  * evidenci,
+  * rozdělování,
+  * oběh,
+  * vyřizování,
+  * vyhotovování,
+  * podepisování,
+  * opatřování razítkem,
+  * odesílání,
+  * ukládání,
+  * zapůjčování,
+  * vyřazování ve skartačním řízení,
+  * a to včetně kontroly těchto činností.
+==== Základní pojmy spisové služby ====
+**Číslo jednací** označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován.
+<WRAP center round box 100%>
+**Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl knihovně doručen nebo vznikl z jeho činnosti.**
+</WRAP>
+  * Listinná podoba – např. stížnost klienta, upomínky, návrhy na hodnocení zaměstnance, návrhy odměn, smlouva, dohody k projektům atd.,
+  * nelistinná podoba – e-mail, dokument uložený na disku, protokoly či záznamy o ztrátách a nálezech předmětů apod., kdy se např. eviduje proces jejich předání, komu a kam.
+**Dokument v digitální podobě** – dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě.
+**Dokument v analogové podobě** – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči.
+**Elektronický podpis** – údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě.
+**Označování dokumentů** – úkon, během něhož se dokumentům při jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory.
+**Podací deník** – evidenční pomůcka v analogové podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů.
+**Podatelna** – pracoviště sloužící pro příjem, označování (evidenci) a odesílání dokumentů. Výpravna je odbor, který je součástí podatelny a slouží k vypravování dokumentů/zásilek.
+**Skartační lhůta** – doba, po kterou musí být dokument uložen. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat.
+**Spisovna** – úložné místo pro uložení vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.
+**Spisový a skartační plán** – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty.
+**Spisový řád** – vnitřní předpis knihovny, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů.
+**Spisový znak** – číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování ve skartačním řízení.
+=== Skartační znak ===
+Existují tři skartační znaky:
+  * **A** – dokumenty určené k uložení do archivu,
+  * **S** – dokumenty určené ke zničení,
+  * **V** – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu.
+**Zpracovatel** – osoba zodpovědná za zpracování a vyřízení dokumentu (spisu). Zpracovatele zpravidla určuje ředitel organizace.
+=== Výkon spisové služby úřadu, organizace ===
+**Spisový řád**
+<WRAP center important 100%>
+Každý veřejnosprávní původce má dle [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákona 499/2014 Sb.]] povinnost vydat spisový řád.
+</WRAP>
+Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí spisového řádu je vždy skartační plán, který obsahuje soupis všech užívaných dokumentů u úřadu, kde jsou uvedeny ukládací lhůty a skartační režim všech dokumentů.
+Povinností všech původců je předat skartační plán ke schválení místně příslušnému správnímu archivu.
+**Na základě skartačního plánu probíhá i skartační řízení.**
+<WRAP center info>
+[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]].
+</WRAP>
+=== Pravidla pro manipulaci s dokumenty u původců ===
+**Úkony spisové služby**
+K úkonům spisové služby patří:
+  * manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými,
+  * třídění písemností – při doručení doručovací službou,
+  * označování – podací razítko, číslo jednací,
+  * zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba,
+  * oběh – předávání mezi kolegy, odděleními,
+  * vyřizování – např. vyřízeno, telefonicky, e-mailem, poštou,
+  * podepisování – elektronické podpisy na dokumenty, které mají úřední charakter, případně účetní doklady,
+  * odesílání – osobně, poštou, datovou schránkou,
+  * ukládání ve spisovnách – místo pro ukládání dokumentů do doby uplynutí jejich skartační lhůty.
+**Údaje vedené o dokumentech**
+O dokumentech jsou vedeny údaje:
+  * pořadové číslo dokumentu – č. j.,
+  * jednoznačný identifikátor dokumentu z evidence elektronické spisové služby,
+  * datum doručení,
+  * adresa odesílatele či vyznačení vlastní dokument,
+  * číslo jednací odesílatele, pokud je uvedeno,
+  * počet listů a příloh, zda digitální či listinné,
+  * stručný obsah dokumentu,
+  * označení útvaru původce, který dokument vyřídil,
+  * způsob vyřízení, datum odeslání,
+  * spisový znak a skartační režim.
+=== Skartační řízení ===
+<WRAP center round box 100%>
+Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při plánovitém vyřazování dokumentů, které jsou po uplynutí skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné nebo jejich využívání není soustavné. Současně se posuzuje i jejich význam.
+</WRAP>
+**Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu.**
+<WRAP center info>
+Skartační řízení se provádí minimálně jednou ročně komplexně za celou knihovnu.
+</WRAP>
+Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu **skartační návrh,** což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu.
+Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[	https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499#p3|Zákonu č. 499/2004 Sb., § 3 odst. 1]].
+Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií.
+<WRAP center info>
+[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]].
+</WRAP>
+**Záznam o předání dokumentů,** které jsou vybrány jako archiválie, do archivu, **vyhotovuje vždy příslušný archiv,** který také pověřuje konkrétní osobu k sestavení a podpisu úředního záznamu.
+<WRAP center important 100%>
+Zničení dokumentů bez provedení výběru archiválií naplňuje skutkovou podstatu přestupku a je sankciováno.
+</WRAP>
+Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení.
+==== Elektronický systém spisové služby ====
+Elektronický systém spisové služby (eSSL) je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů.
+V České republice je povinnost vést elektronickou spisovou službu pro veřejnoprávní původce (tj. i knihovny) stanovena zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a souvisejícími předpisy ((Novela o spisové službě a archivnictví. Dostupné z: https://www.tesso.cz/povinnost-vest-spisovou-sluzbu-elektronicky-depo-atestace/)). Konkrétní termíny se liší podle typu instituce:
+  * Určené veřejnoprávní původce (např. organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnost-ní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, kraje a hlavní město Praha) mají povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě již od 1. srpna 2012, jak uvádí Národní archiv.
+  * Ostatní veřejnoprávní původci (např. obce, školy, příspěvkové organizace), kteří dosud mohli volit mezi listinnou a elektronickou formou, musí přejít na elektronickou spisovou službu nejpozději od 1. ledna 2026, jak stanoví novela zákona č. 261/2021 Sb. a vyhláška č. 259/2012 Sb. ve znění pozdějších předpisů.
+  * Atestace systémů: Od 1. července 2024 platí zákaz nabízet nebo dodávat neatestované elektronické systémy spisové služby veřejnoprávním původcům (§ 69e zákona č. 499/2004 Sb.). Od 1. ledna 2027 musí všichni veřejnoprávní původci používat pouze atestované sys-témy eSSL, jak uvádí novela zákona č. 197/2024 Sb.
+<WRAP center round info 100%>
+Povinnost elektronické spisové služby platí pro některé instituce již od roku 2012, pro ostatní veřejnoprávní původce je závazná od 1. ledna 2026 (například knihovny zřizované obcí, krajem nebo státem), s tím, že od 1. ledna 2027 musí být používány pouze atestované systémy. Doporučuje se však přejít na elektronickou formu dříve, aby se instituce vyhnuly problémům s přechodem na poslední chvíli. Pokud je knihovna organizační složkou obce či jiné instituce, ESSL zajišťuje její provozovatel.
+</WRAP>
+<WRAP center info 100%>
+Další užitečné zdroje vztahující se k obsahu této kapitoly najdete v [[rizeni:priloha_09_spisova_sluzba|příloze 9]].
+</WRAP>
+<-rizeni_lidskych_zdroju|8. Řízení lidských zdrojů ^obsah|Obsah^knihovni_sluzby|10. Knihovní služby->

Jak řídit knihovnu

Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web

Rozdíly

Nástroje pro stránku