Jak řídit knihovnu

Příručka pro začínající vedoucí/ředitele knihoven

Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web

Umístění: Metodické příručky pro knihovny » Jak řídit knihovnu » 9. Spisová služba
Historie: • Obálky knih – zaregistrovat knihovnu
rizeni:spisova_sluzba

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revizePředchozí verze
Následující verze		Předchozí verze
rizeni:spisova_sluzba [2022/01/24 07:13] – mariesrizeni:spisova_sluzba [2025/08/13 10:49] (aktuální) – maries
Řádek 17: Řádek 17:
  
  
-====== Spisová služba ======+===== Spisová služba =====
  
 Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti organizace, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich: Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti organizace, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich:
Řádek 36: Řádek 36:
   * a to včetně kontroly těchto činností.   * a to včetně kontroly těchto činností.
  
-===== Základní pojmy spisové služby =====+==== Základní pojmy spisové služby ====
  
 **Číslo jednací** označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. **Číslo jednací** označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován.
  
-Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl knihovně doručen nebo vznikl z jeho činnosti.+<WRAP center round box 100%> 
 +**Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl knihovně doručen nebo vznikl z jeho činnosti.** 
 +</WRAP>
  
   * Listinná podoba – např. stížnost klienta, upomínky, návrhy na hodnocení zaměstnance, návrhy odměn, smlouva, dohody k projektům atd.,   * Listinná podoba – např. stížnost klienta, upomínky, návrhy na hodnocení zaměstnance, návrhy odměn, smlouva, dohody k projektům atd.,
-  * nelistinná podoba - e-mail, dokument uložený na datadisku, protokoly či záznamy o ztrátách a nálezech předmětů apod., kdy se např. eviduje proces jejich předání, komu a kam.+  * nelistinná podoba – e-mail, dokument uložený na disku, protokoly či záznamy o ztrátách a nálezech předmětů apod., kdy se např. eviduje proces jejich předání, komu a kam.
  
-**Dokument v digitální podobě** - dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě.+**Dokument v digitální podobě** – dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě.
  
 **Dokument v analogové podobě** – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči. **Dokument v analogové podobě** – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči.
  
-**Elektronický podpis** - údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě.+**Elektronický podpis** – údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě.
  
 **Označování dokumentů** – úkon, během něhož se dokumentům při jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory. **Označování dokumentů** – úkon, během něhož se dokumentům při jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory.
  
-**Podací deník** – evidenční pomůcka v analogové podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů. Viz též „Agendový informační systém“ a „Evidence dokumentů".+**Podací deník** – evidenční pomůcka v analogové podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů. 
  
-**Podatelna** - pracoviště sloužící pro příjem, označování (evidenci) a odesílání dokumentů. Výpravna je odbor, který je součástí podatelny a slouží k vypravování dokumentů/zásilek.+**Podatelna** – pracoviště sloužící pro příjem, označování (evidenci) a odesílání dokumentů. Výpravna je odbor, který je součástí podatelny a slouží k vypravování dokumentů/zásilek.
  
 **Skartační lhůta** – doba, po kterou musí být dokument uložen. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat. **Skartační lhůta** – doba, po kterou musí být dokument uložen. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat.
  
-**Spisovna** - úložné místo pro uložení vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.+**Spisovna** – úložné místo pro uložení vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.
    
 **Spisový a skartační plán** – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. **Spisový a skartační plán** – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty.
Řádek 65: Řádek 67:
 **Spisový řád** – vnitřní předpis knihovny, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. **Spisový řád** – vnitřní předpis knihovny, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů.
  
-**Spisový znak** - číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování ve skartačním řízení.+**Spisový znak** – číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování ve skartačním řízení.
  
-==== Skartační znak ====+=== Skartační znak === 
 + 
 +Existují tři skartační znaky:
  
   * **A** – dokumenty určené k uložení do archivu,    * **A** – dokumenty určené k uložení do archivu, 
Řádek 73: Řádek 77:
   * **V** – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu.   * **V** – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu.
  
-**Zpracovatel** - osoba zodpovědná za zpracování a vyřízení dokumentu (spisu). Zpracovatele zpravidla určuje ředitel organizace.+**Zpracovatel** – osoba zodpovědná za zpracování a vyřízení dokumentu (spisu). Zpracovatele zpravidla určuje ředitel organizace.
  
-==== Výkon spisové služby úřadu, organizace ====+=== Výkon spisové služby úřadu, organizace === 
 + 
 +**Spisový řád** 
  
 <WRAP center important 100%> <WRAP center important 100%>
-Každý veřejnosprávní původce má dle  [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákona 499/2014]]  v platném znění povinnost vydat spisový řád. +Každý veřejnosprávní původce má dle [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákona 499/2014 Sb.]] povinnost vydat spisový řád. 
 </WRAP> </WRAP>
    
-Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí Spisového řádu je vždy skartační plán, který obsahuje soupis všech užívaných dokumentů u úřadu, kde jsou uvedeny ukládací lhůty a skartační režim všech dokumentů. Povinností všech původců je předat Skartační plán ke schválení místně příslušnému správnímu archivu.  +Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí spisového řádu je vždy skartační plán, který obsahuje soupis všech užívaných dokumentů u úřadu, kde jsou uvedeny ukládací lhůty a skartační režim všech dokumentů.  
 + 
 +Povinností všech původců je předat skartační plán ke schválení místně příslušnému správnímu archivu.  
  
-Na základě Skartačního plánu probíhá i skartační řízení.+**Na základě skartačního plánu probíhá i skartační řízení.**
  
 <WRAP center info> <WRAP center info>
-[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb.,]] Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů+[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]]. 
 </WRAP> </WRAP>
  
  
-==== Pravidla pro manipulaci s dokumenty u původců ====+=== Pravidla pro manipulaci s dokumenty u původců ===
  
  
 **Úkony spisové služby** **Úkony spisové služby**
 +
 +K úkonům spisové služby patří:
    
   * manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými,   * manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými,
   * třídění písemností – při doručení doručovací službou,   * třídění písemností – při doručení doručovací službou,
-  * označování - podací razítko, číslo jednací,+  * označování – podací razítko, číslo jednací,
   * zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba,   * zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba,
   * oběh – předávání mezi kolegy, odděleními,    * oběh – předávání mezi kolegy, odděleními, 
Řádek 106: Řádek 116:
  
 **Údaje vedené o dokumentech** **Údaje vedené o dokumentech**
 +
 +O dokumentech jsou vedeny údaje:
  
   * pořadové číslo dokumentu – č. j.,   * pořadové číslo dokumentu – č. j.,
Řádek 118: Řádek 130:
   * spisový znak a skartační režim.   * spisový znak a skartační režim.
  
-==== Skartační řízení ====+=== Skartační řízení ===
  
 <WRAP center round box 100%> <WRAP center round box 100%>
Řádek 132: Řádek 144:
 Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu **skartační návrh,** což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu. Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu **skartační návrh,** což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu.
    
-Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákonu č. 499/2004 Sb.,]] § 3 odst. 1.+Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[ https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499#p3|Zákonu č. 499/2004 Sb., § 3 odst. 1]].
  
 Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií. Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií.
  
 <WRAP center info> <WRAP center info>
-[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb.,]] Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.+[[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]].
 </WRAP> </WRAP>
  
Řádek 148: Řádek 160:
 Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení.  Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení. 
  
 +==== Elektronický systém spisové služby ====
  
 +Elektronický systém spisové služby (eSSL) je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů.
  
 +V České republice je povinnost vést elektronickou spisovou službu pro veřejnoprávní původce (tj. i knihovny) stanovena zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a souvisejícími předpisy ((Novela o spisové službě a archivnictví. Dostupné z: https://www.tesso.cz/povinnost-vest-spisovou-sluzbu-elektronicky-depo-atestace/)). Konkrétní termíny se liší podle typu instituce:
  
 +  * Určené veřejnoprávní původce (např. organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnost-ní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, kraje a hlavní město Praha) mají povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě již od 1. srpna 2012, jak uvádí Národní archiv. 
  
 +  * Ostatní veřejnoprávní původci (např. obce, školy, příspěvkové organizace), kteří dosud mohli volit mezi listinnou a elektronickou formou, musí přejít na elektronickou spisovou službu nejpozději od 1. ledna 2026, jak stanoví novela zákona č. 261/2021 Sb. a vyhláška č. 259/2012 Sb. ve znění pozdějších předpisů. 
  
 +  * Atestace systémů: Od 1. července 2024 platí zákaz nabízet nebo dodávat neatestované elektronické systémy spisové služby veřejnoprávním původcům (§ 69e zákona č. 499/2004 Sb.). Od 1. ledna 2027 musí všichni veřejnoprávní původci používat pouze atestované sys-témy eSSL, jak uvádí novela zákona č. 197/2024 Sb.
  
 +<WRAP center round info 100%>
 +Povinnost elektronické spisové služby platí pro některé instituce již od roku 2012, pro ostatní veřejnoprávní původce je závazná od 1. ledna 2026 (například knihovny zřizované obcí, krajem nebo státem), s tím, že od 1. ledna 2027 musí být používány pouze atestované systémy. Doporučuje se však přejít na elektronickou formu dříve, aby se instituce vyhnuly problémům s přechodem na poslední chvíli. Pokud je knihovna organizační složkou obce či jiné instituce, ESSL zajišťuje její provozovatel.
 +</WRAP>
  
 +<WRAP center info 100%>
 +Další užitečné zdroje vztahující se k obsahu této kapitoly najdete v [[rizeni:priloha_09_spisova_sluzba|příloze 9]].
 +</WRAP>
  
  
- +<-rizeni_lidskych_zdroju|8. Řízení lidských zdrojů ^obsah|Obsah^knihovni_sluzby|10. Knihovní služby->
-<-rizeni_lidskych_zdroju|8. Řízení lidských zdrojů ^obsah|Obsah^knihovnicke_sluzby|10. Knihovnické služby->+
rizeni/spisova_sluzba.1643004804.txt.gz · Poslední úprava: 2022/01/24 07:13 autor: maries

Nástroje pro stránku

Kromě míst, kde je explicitně uvedeno jinak, je obsah této wiki licencován pod následující licencí: CC Attribution-Noncommercial-Share Alike 4.0 International
CC Attribution-Noncommercial-Share Alike 4.0 International Donate Powered by PHP Valid HTML5 Valid CSS Driven by DokuWiki