Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revizePředchozí verzeNásledující verze | Předchozí verzePoslední revizeObě strany příští revize | ||
rizeni:spisova_sluzba [2021/12/26 12:56] – [Skartační znak] maries | rizeni:spisova_sluzba [2022/03/25 19:13] – linda | ||
---|---|---|---|
Řádek 40: | Řádek 40: | ||
**Číslo jednací** označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. | **Číslo jednací** označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. | ||
- | Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl knihovně doručen nebo vznikl z jeho činnosti. | + | <WRAP center round box 100%> |
+ | **Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl knihovně doručen nebo vznikl z jeho činnosti.** | ||
+ | </ | ||
* Listinná podoba – např. stížnost klienta, upomínky, návrhy na hodnocení zaměstnance, | * Listinná podoba – např. stížnost klienta, upomínky, návrhy na hodnocení zaměstnance, | ||
- | * nelistinná podoba | + | * nelistinná podoba |
- | **Dokument v digitální podobě** | + | **Dokument v digitální podobě** |
**Dokument v analogové podobě** – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči. | **Dokument v analogové podobě** – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči. | ||
- | **Elektronický podpis** | + | **Elektronický podpis** |
**Označování dokumentů** – úkon, během něhož se dokumentům při jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory. | **Označování dokumentů** – úkon, během něhož se dokumentům při jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory. | ||
- | **Podací deník** – evidenční pomůcka v analogové podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů. Viz též „Agendový informační systém“ a „Evidence dokumentů" | + | **Podací deník** – evidenční pomůcka v analogové podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů. |
- | **Podatelna** | + | **Podatelna** |
**Skartační lhůta** – doba, po kterou musí být dokument uložen. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat. | **Skartační lhůta** – doba, po kterou musí být dokument uložen. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat. | ||
- | **Spisovna** | + | **Spisovna** |
**Spisový a skartační plán** – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. | **Spisový a skartační plán** – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. | ||
Řádek 65: | Řádek 67: | ||
**Spisový řád** – vnitřní předpis knihovny, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, | **Spisový řád** – vnitřní předpis knihovny, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, | ||
- | **Spisový znak** | + | **Spisový znak** |
==== Skartační znak ==== | ==== Skartační znak ==== | ||
+ | |||
+ | Existují tři skartační znaky: | ||
* **A** – dokumenty určené k uložení do archivu, | * **A** – dokumenty určené k uložení do archivu, | ||
Řádek 73: | Řádek 77: | ||
* **V** – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu. | * **V** – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu. | ||
- | **Zpracovatel** | + | **Zpracovatel** |
- | ==== Výkon spisové | + | ==== Výkon spisové |
- | Každý veřejnosprávní původce má dle [[https:// | + | **Spisový řád** |
+ | |||
+ | <WRAP center important 100%> | ||
+ | Každý veřejnosprávní původce má dle [[https:// | ||
+ | </ | ||
- | Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí | + | Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí |
+ | |||
+ | Povinností všech původců je předat | ||
- | Na základě | + | **Na základě |
<WRAP center info> | <WRAP center info> | ||
- | [[https:// | + | [[https:// |
</ | </ | ||
Řádek 92: | Řádek 102: | ||
**Úkony spisové služby** | **Úkony spisové služby** | ||
+ | |||
+ | K úkonům spisové služby patří: | ||
* manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými, | * manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými, | ||
* třídění písemností – při doručení doručovací službou, | * třídění písemností – při doručení doručovací službou, | ||
- | * označování | + | * označování |
* zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba, | * zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba, | ||
* oběh – předávání mezi kolegy, odděleními, | * oběh – předávání mezi kolegy, odděleními, | ||
Řádek 104: | Řádek 116: | ||
**Údaje vedené o dokumentech** | **Údaje vedené o dokumentech** | ||
+ | |||
+ | O dokumentech jsou vedeny údaje: | ||
* pořadové číslo dokumentu – č. j., | * pořadové číslo dokumentu – č. j., | ||
Řádek 130: | Řádek 144: | ||
Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu **skartační návrh,** což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu. | Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu **skartační návrh,** což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu. | ||
- | Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[https:// | + | Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[ https:// |
Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií. | Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií. | ||
<WRAP center info> | <WRAP center info> | ||
- | [[https:// | + | [[https:// |
</ | </ | ||
- | Záznam o předání dokumentů, které jsou vybrány jako archiválie, | + | **Záznam o předání dokumentů,** které jsou vybrány jako archiválie, |
<WRAP center important 100%> | <WRAP center important 100%> | ||
Řádek 146: | Řádek 160: | ||
Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení. | Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení. | ||
+ | <WRAP center info 100%> | ||
+ | Další užitečné zdroje vztahující se k obsahu této kapitoly najdete v [[rizeni: | ||
+ | </ | ||
- | + | < | |
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | < | + |