Strategický technologický plán zachycuje, v jaké situaci se knihovna nachází ve vztahu k technologiím a jakým směrem se chce dále rozvíjet v oblasti služeb uživatelům i v dalších oblastech s ohledem na využívání (informačních a komunikačních) technologií.
V optimálním případě by technologický plán měl v knihovně existovat ve formě písemného dokumentu nebo být součástí strategie rozvoje knihovny. V praxi má však velmi málo českých knihoven zpracovanou písemnou strategii knihovny. Pokud ji má, využívání technologií je zde zmíněno jen okrajově spíše v souvislosti s dílčími službami či oblastmi (viz příklady strategických dokumentů níže). Může nastat i případ, kdy knihovna strategii má, ale nejedná se o veřejně dostupný dokument.1)
Technologický plán se obvykle připravuje na období tří až pěti let (s ohledem na těžko předvídatelný rozvoj technologií se obvykle doporučuje období tří let) a obsahuje dílčí cíle, které se průběžně hodnotí.
Určitou formu strategie pro využívání technologií má obvykle každá knihovna. I v případě, že nejde o písemný dokument, musí mít vedení knihovny jasno:
Ani v zemích, kde je zpracování strategického technologického plánu knihovny obvyklé, tento plán nemají všechny knihovny. Některé knihovny jej nepovažují za důležitý, protože dlouho bez problémů fungovaly i bez něj, nebo mají pocit, že je zbytečný, protože nemají dostatek financí na pořízení nového vybavení, případně se o jejich technologické vybavení stará IT oddělení zřizovatele.2)
Písemný strategický plán pro oblast využívání technologií může být pro knihovnu velmi užitečným nástrojem, který pomáhá vnímat technologie v jednotlivých oblastech služeb knihovny jako celek, stanovit priority a neupřednostňovat náhodně některé oblasti či činnosti.
Technologický plán usnadňuje plánování v oblasti nasazení a využívání technologií nebo brání dílčím rozhodnutím, která by mohla mít negativní vliv na některou oblast, s níž tato rozhodnutí nepřímo souvisí3). Může být využit mj.:
Vzhledem k tomu, že centrem práce v knihovně je do značné míry knihovní software a další na něj navazující systémy, promítá se nutně i do plánování rozvoje služeb čtenářům. Jinými slovy centrem plánování v oblasti technologií se do značné míry stává knihovní software a služby jeho rozhraní pro uživatele s návaznými službami (např. platebními branami, databázemi, e-knihami apod.)4), obvykle v propojení s webovými stránkami knihovny.
Strategický technologický plán se úzce týká hardwaru a softwaru, síťové infrastruktury, případně další techniky, která je v knihovně využívána. Zároveň velmi úzce souvisí s posláním knihovny a jeho realizací ve všech službách a oblastech činnosti knihovny. Technologický plán by proto neměli vytvářet pouze pracovníci IT, ale na jeho přípravě by se měli podílet všichni, kdo se podílejí na práci a službách knihovny.
Strategický technologický plán obvykle stanovuje to, kde se knihovna v oblasti využívání technologií nachází a kam by za dané období měla dojít. Obsahuje:
Dílčími oblastmi, jejichž aktuální stav by měl být součástí strategického technologického plánu, jsou:
Pro inspiraci uvádíme několik ukázek strategických dokumentů knihoven:
Ačkoliv knihovny mají povinnost provádět každoroční inventuru majetku, pro efektivní využívání a plánování obnovy softwaru běžné inventarizační postupy nestačí. Součástí technologického plánu by proto měla být o něco podrobnější inventarizace používané techniky, která specifikuje všechna technická zařízení v knihovně (počítače, routery, UPS, tiskárny a další běžný hardware a software, mobily a tablety, 3D tiskárny, čtečky e-knih aj). Tento podrobný přehled by měl zahrnovat mj. informace o tom, komu je zařízení určeno (pracovníci knihovny, uživatelé), ve které pobočce/oddělení je umístěno, jaký je jeho hlavní účel (počítač pro výpůjčku, tablet pro návštěvy škol aj.), jaká je značka a dodavatel (kvůli servisu), kdy končí životnost. U počítačů (případně tabletů) by mělo být zřejmé, jaké programy obsahují, aby bylo možné je efektivně spravovat a aktualizovat, zejména s ohledem na speciální programy (které na ostatních počítačích nejsou k dispozici). Optimální je vytvořit sdílené seznamy těchto zařízení a zapojit do podrobného sledování zařízení pracovníky knihovny6).