Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

--- aks:vyber_softwaru [2019/09/28 14:34] – [17.2.2 Popis knihovny a obecný rámec požadavků] linda
+++ aks:vyber_softwaru [2020/09/24 12:46] (aktuální) – epub
@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
+====== -#17 Výběr softwaru ======
+Výběr knihovního softwaru je poměrně komplexní záležitost. Není možné rozhodovat se pouze podle funkcí, které jednotlivé softwary nabízejí, ale je třeba vzít v úvahu i další kritéria. Ta by měla vycházet z analýzy potřeb a situace knihovny, revize pracovních postupů a poskytovaných služeb a z plánů na budoucí rozvoj knihovny.
+===== - Nezbytné kroky při výběru softwaru =====
+Některé knihovny mají povinnost vypsat výběrové řízení. Součástí kvalitní přípravy výběrového řízení by měly být následující kroky:
+  - [[aks:analyza_situace_a_potreb_knihovny|analýza situace a potřeb knihovny]];
+  - [[aks:pracovni_postupy_a_procesy|zmapování postupů a procesů knihovny]];
+  - [[aks:pozadavky_na_software|vytvoření seznamu požadovaných funkcí softwaru]] a vhodného [[aks:zpusoby_provozu|způsobu provozu]];
+  - [[aks:ziskavani_informaci|získávání informací o dostupných produktech]];
+  - zpracování písemné žádosti o nabídku (poptávkového dokumentu) nebo zadání výběrového řízení;
+  - vyzkoušení či prezentace produktů;
+  - hodnocení nabídek;
+  - [[aks:uzavreni_smlouvy|jednání o smluvních podmínkách a uzavření smlouvy]].
+Stejné kroky však doporučujeme podniknout i knihovnám, které povinnost uspořádat výběrové řízení nemají.
+Ať už knihovna má knihovna povinnost vypsat výběrové řízení nebo nikoliv, ve všech fázích přípravy výběru či výběrového řízení doporučujeme pořizovat stručné záznamy o:
+  * všech schůzkách a jednáních (oficiálních i neoficiálních);
+  * informacích získaných studiem písemných dokumentů (včetně dokumentace k softwaru);
+  * rozhovorech s dodavateli/poskytovateli podpory nebo s pracovníky dalších knihoven;
+  * výsledcích testování demo verzí softwaru.
+<WRAP center round tip>
+Připomínáme:
+**Do procesu výběru** ve všech jeho fázích **je vhodné zapojit také řadové pracovníky**, kteří používají stávající software a budou využívat i software nový. Právě ti totiž nejlépe znají situace, které v knihovně nastávají v každodenní provozu, vědí, jaké problémy je třeba řešit a jak jim s těmito situacemi knihovní software pomáhá nebo může pomoci, co jim vyhovuje, co by potřebovali atd.
+</WRAP>
+===== - Poptávkový dokument jako podklad pro výběrové řízení =====
+Podkladem pro výběrové řízení je **poptávkový dokument**, označovaný také jako žádost o nabídku, případně RFP (z angl. //request for proposal//)((Poptávkovému dokumentu může předcházet formální žádost o informaci o produktech, viz výše.)). Podle dodaných nabídek a stanovených kritérií pak výběrová komise hodnotí jednotlivé nabídky. Ty většinou bývají zpracovány písemně. Součástí výběrového řízení však mohou být i různé formy prezentace apod.
+Poptávkový dokument slouží jako výzva potenciálním dodavatelům k závazné nabídce produktů, včetně cenové nabídky podle zadané specifikace. Ta je zároveň podkladem pro kvalifikovaný výběr softwaru a srovnání jednotlivých nabídek.
+<WRAP center round tip>
+Zpracování poptávkového dokumentu je užitečné i případě, že knihovna není povinna vypisovat výběrové řízení. Příprava písemného dokumentu je sice časově náročná, ale knihovně pomůže jednoznačně formulovat požadavky, odstranit případné nejasnosti či stanovit kritéria výběru.
+</WRAP>
+Poptávkový dokument je standardně rozdělen do několika částí. První část tvoří administrativní informace týkající se formálních záležitostí výběrového řízení. Další část představuje knihovnu, charakterizuje její služby a poslání, situaci a infrastrukturu a shrnuje, co si knihovna slibuje od zavedení nového softwaru. Dále dokument obsahuje detailní požadavky na funkce a architekturu softwaru. Součástí dokumentu by měla být také hodnoticí kritéria, případně návrh smlouvy.((Tato část textu byla zpracována mj. s využitím publikace WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. //Integrated library systems: planning, selecting, and implementing//. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, 183 s. ISBN 978-1-59158-897-9. Ta na s. 141–166 obsahuje příklad poptávkového dokumentu. Publikaci lze zapůjčit v [[https://ipk.nkp.cz/knihovnicky-institut/knihovna-knihovnicke-literatury|Knihovně knihovnické literatury]] v Národní knihovně ČR. Omezený náhled je dostupný také prostřednictvím služby [[https://books.google.cz/books/about/Integrated_Library_Systems.html?id=uqgpxajvAsQC&amp;redir_esc=y|Knihy Google]].))
+==== - Administrativní a právní záležitosti ====
+Tato část obsahuje následující informace:
+  * kdo výběrové řízení vypisuje, případně pro koho (název, adresa);
+  * co je předmětem výběrového řízení;
+  * kdy a kam doručit odpovědi (datum a čas, e-mailová a/nebo fyzická adresa)((V případě zaslání poštou se obvykle požaduje označení obálky tak, aby bylo jasné, že jde o nabídku pro výběrové řízení; pro nabídky zaslané e-mailem se obvykle zřídí zvláštní adresa, kam se nabídky směřují tak, aby všechny nabídky mohly být převzaty a otevřeny najednou po uzávěrce výběrového řízení.));
+  * kontakt, na který je možné obrátit se pro další informace, možné způsoby komunikace;
+  * právní informace (jakým způsobem je s doručenými dokumenty nakládáno, jak bude nakládáno s osobními údaji apod.);
+  * seznam požadovaných dokumentů, které mají být dodány spolu s nabídkou.
+**Dokumenty, které by měly být dodány spolu s nabídkou**, mohou být např.:
+  * titulní list obsahující údaje o dodavateli a osobách, které jsou oprávněny jej zastupovat, a kontaktní údaje;
+  * doklad o finanční stabilitě dodavatele;
+  * seznam realizovaných řešení (dalších knihoven podobného typu a velikosti, kterým již dodavatel poskytuje své služby);
+  * návrh smlouvy;
+  * popis nabízeného řešení a jeho realizace (detailní plán implementace, uvedení všech subdodavatelů apod.);
+  * alternativní řešení požadavků, které dodavatel nenabízí (např. možnost implementace externího softwaru nebo služby);
+  * cenová nabídka((Viz též [[aks:rozpocet_projektu|rozpočet projektu]].)).
+**Cenová nabídka** by měla zahrnovat následující položky((WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. //Integrated library systems: planning, selecting, and implementing//. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010, s. 82–84. ISBN 978-1-59158-897-9.)):
+  * software;
+  * hardware;
+  * převod dat, včetně testování;
+  * příprava infrastruktury;
+  * instalace;
+  * školení;
+  * roční licenční poplatky;
+  * roční poplatky za technickou podporu a údržbu softwaru;
+  * volitelné poplatky (včetně telekomunikačních poplatků za systém pro odesílání upozornění, správu tisku nebo poplatků za online platby);
+  * všechny další poplatky a náklady, které nejsou uvedeny výše;
+  * celková cena.
+==== - Popis knihovny a obecné požadavky ====
+Tato část obsahuje informace o:
+  * knihovně (poslání knihovny a cílová skupina, struktura organizace, spolupracující organizace a kooperativní projekty, do kterých je knihovna zapojena);
+  * tom, co má poptávané řešení knihovně přinést (obecný popis očekávaných služeb, typ katalogu, možné způsoby implementace, obecné požadavky na rozhraní, kompatibilitu s dalším službami apod.);
+  * stávající technické infrastruktuře (používaném hardwaru, softwaru, síťové infrastruktuře, firewallu, stávajícím knihovním softwaru a jeho kapacitě((Může jít např. maximální možný počet bibliografických záznamů nebo záznamů o čtenářích.)) a personálních zdrojích;
+  * předpokládaném časovém plánu projektu (měl by zahrnovat mj. termín uzávěrky přihlášek do výběrového řízení, termín vyhlášení vítěze výběrového řízení, termíny testování a přípravy převodu dat, školení, datum očekávaného přechodu na nový software);
+  * očekávané ceně řešení.
+==== - Specifikace požadavků na funkce softwaru ====
+[[aks:pozadavky_na_software|Specifikace požadavků]] obvykle obsahuje obecnou část zahrnující obecné požadavky (typ katalogu, způsob implementace, dostupnost služby, podpory aj.) a dále výčet technických a dalších požadavků a funkcí. Ten je obvykle rozdělen podle modulů/funkcí softwaru((Za nezbytné moduly (funkce) jsou považovány katalogizační modul, výpůjční modul a modul online katalog, viz BILAL, Dania. //Library automation: core concepts and practical systems analysis//. 3rd ed. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, c2014, s. 46. ISBN 978-1-59158-922-8.)). Platí, že čím podrobnější je specifikace, tím jednodušší může být hodnocení splnění jednotlivých kritérií. V seznamu níže uvádíme přehled základních oblastí, které by měla specifikace požadavků na funkce softwaru obsahovat((Seznam není vyčerpávající a je vhodné doplnit do něj okruhy vytipované na základě analýzy stavu a potřeb knihovny.)). V těchto oblastech je nutné podrobně stanovit požadavky na konkrétní funkce. V některých případech je vhodné požadovat nebo ponechat prostor na komentář dodavatele, případně specifikovat nejen konkrétní požadavek na funkci, ale také očekávaný způsob jeho realizace((Přestože je daná funkce v softwaru k dispozici, může se lišit komfort jejího použití, nutná oprávnění k jejímu použití, potřebné znalosti a dovednosti, návaznost na další funkce softwaru apod.)), nebo požadovat přesný popis některých činností krok za krokem. Míra podrobnosti jednotlivých požadavků závisí na preferencích a potřebách konkrétní knihovny.
+Mezi **obecné požadavky** patří informace o:
+  * požadovaném typu katalogu (např. regionální systém, jednotlivá instalace, společný katalog);
+  * požadovaném způsobu implementace (např. hostovaný systém, cloudové řešení, instalace na serveru knihovny);
+  * požadované míře rozlišení oprávnění pro jednotlivé knihovny, činnosti, skupiny uživatelů či jednotlivce;
+  * požadované míře odlišných nastavení pro jednotlivé knihovny a pobočky v rámci katalogu a pravidla pro půjčování, rezervace;
+  * požadované míře přizpůsobení uživatelského rozhraní (přizpůsobení grafickému vzhledu organizace, případně další možnosti nastavení rozhraní);
+  * požadovaném propojení s externími softwary, službami a kooperativními projekty;
+  * požadované podpoře (jejím rozsahu, časové dostupnosti, způsobu komunikace);
+  * dokumentaci (požadovaném typu, formě((Tj. např. zda by mělo jít o technickou nebo uživatelskou dokumentaci, o tištěnou dokumentaci nebo dokumentaci dostupnou online.)), rozsahu);
+  * školení (požadavcích na zaměření, rozsah, místo, formu a rozsah školení);
+  * zárukách, včetně záruk v případě ukončení činnosti dodavatele a požadavků na vlastnictví dat v případě hostovaných systémů nebo provozu v cloudu.
+Mezi **základní požadavky** patří:
+  * hardware a software;
+  * požadované standardy;
+  * bezpečnost systému;
+  * způsob ověření identity uživatelů;
+  * administrace systému;
+  * zajištění převodu dat.
+U **výpůjčního modulu** hrají důležitou roli:
+  * přehled základních funkcí;
+  * výpůjční pravidla;
+  * půjčování a vracení;
+  * evidence čtenářů a jejich vyhledávání;
+  * online registrace;
+  * kontrola duplicit;
+  * blokování čtenářského konta;
+  * zprávy a upozornění;
+  * prodloužení, rezervace, poplatky, pokuty, odesílání upozornění;
+  * platby;
+  * sledování rezervací a objednávek dokumentů;
+  * možnost přizpůsobení tiskových výstupů;
+  * možnost fungování v offline režimu.
+U **katalogizace** jde především o:
+  * přehled základních požadovaných funkcí;
+  * standardy;
+  * požadovaná pole;
+  * způsoby editace a tvorby záznamů;
+  * nastavení šablon pro bibliografické záznamy a pro údaje o jednotkách;
+  * možnosti importu a exportu záznamů;
+  * funkce pro stahování záznamů prostřednictvím protokolu Z39.50;
+  * tisk štítků;
+  * hromadné editace a akce;
+  * správu autorit;
+  * výměnné fondy.
+V případě ** správy seriálů** obvykle klademe důraz na:
+  * možnost generování vzorců a předpovědí pro předplatné;
+  * správu předplatného;
+  * příjem exemplářů;
+  * hromadný příjem;
+  * vazbu;
+  * šablony pro příjem exemplářů;
+  * reklamaci nedodaných čísel.
+U **online katalogu** je užitečné nezapomínat na:
+  * požadavky na rozhraní, včetně responzivity designu a přístupnosti pro osoby se specifickými potřebami;
+  * ovládání rozhraní;
+  * práci s přidaným obsahem;
+  * způsoby vyhledávání a možnosti práce s výsledky;
+  * funkce čtenářského konta;
+  * online platby.
+U **akvizice** se jedná především o:
+  * sledování finančních zdrojů, fondů a rozpočtů;
+  * správu dodavatelů;
+  * tvorbu seznamů, objednávek (včetně objednávek elektronických dokumentů);
+  * sledování stavu požadavků;
+  * reklamace;
+  * možnost zobrazení stavu objednaného dokumentu v online katalogu.
+U **statistických výstupů** nezapomeňte na:
+  * formáty a formy výstupů;
+  * tisk výstupů;
+  * požadované statistické údaje;
+  * možnost opakovaných výstupů.
+U **revize fondu** zařaďte zejména:
+  * formy sběru dat;
+  * výstupy revize.
+Další požadavky se mohou vztahovat k meziknihovním výpůjčkám nebo např. k rezervacím vybavení a místností.
+<WRAP center round tip 100%>
+Inspirujte se poptávkovými dokumenty jiných knihoven. Můžete využít i zahraniční zkušenosti – vzorové poptávkové dokumenty jsou uvedeny mj. v publikacích věnovaných problematice knihovních softwarů((WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. //Integrated library systems: planning, selecting, and implementing//. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, 183 s. ISBN 978-1-59158-897-9. \\ BILAL, Dania. //Library automation: core concepts and practical systems analysis//. 3rd ed. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, c2014. xxix, 279 s. ISBN 978-1-59158-922-8.)). Obzvláště pro příklady ze zahraničí lze využít také vyhledávání na internetu((Do vyhledávače zadejte dotaz %%"%%integrated library system%%"%% %%"%%request for proposal%%"%%, viz např. [[https://www.google.com/?q=%22integrated+library+system%22+%22request+for+proposal%22|dotaz zadaný do Googlu]].)).
+</WRAP>
+==== - Kritéria hodnocení ====
+Je vhodné stanovit:
+  * jakým způsobem bude probíhat hodnocení (jakou formou, kdo bude hodnotit, k čemu bude přihlížet apod.);
+  * počet kol výběrového řízení;
+  * [[aks:hodnoceni_nabidek|kritéria hodnocení nabídek]].
+<WRAP center round important>
+Kromě splnění požadavků uvedených v poptávkovém dokumentu je vhodné vyhradit si právo nevybrat žádnou z předložených nabídek a také možnost hodnotit podle dalších kritérií, která nejsou v poptávkovém dokumentu přímo uvedena (např. podle informací shromážděných v přípravných fázích výběrového řízení, včetně informací získaných z prezentací softwaru, testovacích instalací, rozhovorů s pracovníky dalších knihoven apod.).
+</WRAP>
+<-moznosti_financovani|16. Možnosti financování^obsah|Obsah^hodnoceni_nabidek|18. Hodnocení nabídek->

Připravujeme změnu knihovního softwaru

Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web

Rozdíly

Nástroje pro stránku