Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web


aks:uzavreni_smlouvy

Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revize Předchozí verze
Následující verze
Předchozí verze
aks:uzavreni_smlouvy [2019/08/06 20:06]
eva
aks:uzavreni_smlouvy [2019/10/06 08:10] (aktuální)
linda
Řádek 1: Řádek 1:
-====== Uzavření smlouvy o pořízení/provozu knihovního softwaru ======+====== -#19 Uzavření smlouvy ======
  
-Pokud se hovoří o smlouvě, většinou si představíme konkrétní dokument. Smlouva je však primárně procesem, ve kterém dochází k jednání, které směřuje ke shodě a právnímu závazku obou stran((Viz též [[https://cs.wikipedia.org/wiki/Smlouva]])). Proto by i uzavření smlouvy o pořízení nebo provozování knihovního softwaru mělo být procesem, v němž  na základě vybrané nabídky nabídky dodavatele či provozovatele softwaru dochází k vyjednávání mezi knihovnou a dodavatelem/provozovatel o vzájemně vyhovujících podmínkách.+Pokud se hovoří o smlouvě, většinou si představíme konkrétní dokument. Smlouva je však primárně procesem, v němž dochází k jednání, které směřuje ke shodě a právnímu závazku obou stran. Proto by i uzavření smlouvy o pořízení nebo provozování knihovního softwaru mělo být procesem, v němž na základě vybrané nabídky nabídky dodavatele či provozovatele softwaru dochází k vyjednávání mezi knihovnou a dodavatelem/provozovatelem o vzájemně vyhovujících podmínkách.
  
-Návrh smlouvy může být součástí poptávkového dokumentu knihovny, návrh smlouvy však obvykle mívají k dispozici také dodavatelé softwaru nebo subjekty poskytující komerčně či nekomerčně provoz katalogu jako službu. Návrh smlouvy druhé strany nebo návrhy úprav smlouvy předložené dodavateli/provozovateli by si knihovna měla podrobně prostudovat a také jej konzultovat s právníkem či právním oddělením knihovny a teprve poté jej opět předložit dodavateli/provozovateli.+Návrh smlouvy může být součástí poptávkového dokumentu knihovny. Obvykle je mívají k dispozici dodavatelé softwaru nebo subjekty poskytující komerčně či nekomerčně provoz katalogu jako služby. Návrh smlouvy druhé strany nebo návrhy úprav smlouvy předložené dodavateli/provozovateli by si knihovna měla podrobně prostudovat a také jej konzultovat s právníkem či právním oddělením knihovny a teprve poté jej opět předložit dodavateli/provozovateli.
  
  
 <WRAP center round tip> <WRAP center round tip>
- Doporučujeme vytvořit nebo vyžádat si návrh smlouvy v elektronickém formátu který lze upravovat formou revizí (např. MS Word nebo  Libre Office Writer)tak aby bylo možné k návrhu smlouvy připisovat návrhy úprav a poznámky  jak ze strany knihovny a jejích konzultantů (např. jejího právního oddělení), tak ze strany dodavatele/provozovatele.+Doporučujeme vytvořit nebo vyžádat si návrh smlouvy v elektronickém formátukterý lze upravovat formou revizí (např. MS Word nebo LibreOffice Writer) takaby bylo možné k návrhu smlouvy připisovat návrhy úprav a poznámky jak ze strany knihovny a jejích konzultantů (např. jejího právního oddělení), tak ze strany dodavatele/provozovatele.
 </WRAP> </WRAP>
  
  
-===== Specifika smlouvy v závislosti na způsobu provozu softwaru nebo typu katalogu =====+===== Specifika smlouvy v závislosti na způsobu provozu softwaru nebo typu katalogu =====
  
-Smlouvy o pořízení/provozu knihovního softwaru se mohou výrazně lišit v závislosti na způsobu provozu softwaru (vlastní provoz, provoz formou služby aj.). +Smlouvy o pořízení/provozu knihovního softwaru se mohou výrazně lišit v závislosti na způsobu provozu softwaru (vlastní provoz, provoz formou služby aj.).
  
-  * Např. u komerčního softwaru bude smlouva obsahovat ujednání o licencích, jejich počtu, ceně a licenčních podmínkách.  +  * Např. u komerčního softwaru bude smlouva obsahovat ujednání o licencích, jejich počtu, ceně a licenčních podmínkách. 
-  * V případě smlouvy s externím subjektem zajištujícím provoz softwaru to budou ustanovení související se správou a provozem knihovního systému, zajištění  mlčenlivosti, ustanovení týkající se  zákonné ochrany osobních údajů při zpracování třetími stranami apod., ustanovení týkající se zajištění vlastnictví dat knihovny v případě ukončení smlouvy nebo zániku provozovatele aj. +  * V případě smlouvy s externím subjektem zajišťujícím provoz softwaru to budou ustanovení související se správou a provozem knihovního softwaru, zajištění mlčenlivosti, ustanovení týkající se zákonné ochrany osobních údajů při zpracování třetími stranami, ustanovení týkající se zajištění vlastnictví dat knihovny v případě ukončení smlouvy nebo zániku provozovatele aj. 
-  * Speciálním případem jsou regionální nebo společné katalogy, kdy se nejedná o komerční službu, nýbrž spolupráci několika knihoven při budování společného katalogu.  Při tomto typu spolupráce je důležité, aby smlouva obsahovala  vzájemný souhlas spolupracujících knihoven v dílčích oblastech souvisejících s provozem katalogu, který může být vyjádřen buď přímo ve smlouvě nebo formou společné strategie a pravidel spolupracujících knihoven, dále rozsah oprávnění pro jednotlivé činnosti na konkrétní organizační úrovni v rámci katalogu (celý společný katalog, konkrétní knihovna, jednotlivé pobočky apod.). \\ Součástí smlouvy musí být (stejně jako v dalších případech provozu katalogu formou služby) mj. zajištění mlčenlivosti, ochrany osobních údajů v souladu s národními i dalšími ustanoveními (např. GDPR) a záruka získání bibliografických a dalších dat knihovny při případném odchodu ze společného katalogu nebo jeho zánikuzměně provozovatele apod.+  * Speciálním případem jsou regionální nebo společné katalogy, kdy se nejedná o komerční službu, nýbrž spolupráci několika knihoven při budování společného katalogu. Při tomto typu spolupráce je důležité, aby smlouva obsahovala vzájemný souhlas spolupracujících knihoven v dílčích oblastech souvisejících s provozem katalogu, který může být vyjádřen buď přímo ve smlouvěnebo formou společné strategie a pravidel spolupracujících knihoven, dále rozsah oprávnění pro jednotlivé činnosti v rámci katalogu (celý společný katalog, konkrétní knihovna, jednotlivé pobočky apod.). \\ Součástí smlouvy musí být (stejně jako v dalších případech provozu katalogu formou služby) mj. zajištění mlčenlivosti, ochrany osobních údajů v souladu s národními i dalšími ustanoveními (např. GDPR) a záruka získání bibliografických a dalších dat knihovny při případném odchodu ze společného katalogu nebo jeho zániku či při změně provozovatele.
  
  
-===== Na co při přípravě smlouvy nezapomenout =====+===== - Specifikace požadavků knihovny ===== 
 +Ve smlouvě je nutné uvést způsob získání/provozu softwaru (např. nákup nebo provoz formou služby) a počet zakoupených licencí pro pracovníky a uživatele a jejich cenu. 
 +Zajistěte si ve smlouvě, aby pro dodavatele/provozovatele byly závazné všechny specifikace, které uvedl v nabídkovém dokumentu.
  
-==== Specifikace požadavků knihovny ==== +Ve smlouvě by měly být uvedeny třetí strany uvedené nabídce dodavatele/provozovatele, které pro něj zajišťují dílčí činnosti nebo provoz subsystémů.
-Ve smlouvě je nutné uvést způsob získání/provozu softwaru (nákup nebo provoz formou služby aj.) a počet zakoupených licencí pro personál a pro uživatele a jejich cena, +
-Zajistěte si ve smlouvě, aby všechny všechny specifikace, které dodavatel/provozovatel uvedl v nabídkovém dokumentu,  pro něj byly závazné+
  
-Ve smlouvě by měly být uvedeny  třetí strany uvedené nabídce dodavatele/provozovatele, které pro ně zajišťují dílčí činnosti nebo provoz subsystémů apod.+Také cenová stránka projektu by měla odpovídat nabídce dodavatele, na základě které byl daný software vybrán. Ve smlouvě by měla být jednoznačně uvedena cena níže uvedených položek: 
 +  * software; 
 +  * hardware (pokud je součástí dodávky); 
 +  * převod dat (včetně testování); 
 +  * příprava infrastruktury; 
 +  * instalace; 
 +  * školení; 
 +  * dokumentace nebo přístup k ní; 
 +  * roční licenční poplatky; 
 +  * roční poplatky za technickou podporu a údržbu softwaru; 
 +  * volitelné poplatky (včetně telekomunikačních poplatků za systém pro odesílání upozornění, správu tisku nebo např. poplatků za online platby); 
 +  * všechny další poplatky a náklady, které nejsou uvedeny výše; 
 +  * celková cena.
  
-Také cenová stránka projektu by měla odpovídat nabídce dodavatele, na základě kterého byl daný software vybrán. Ve smlouvě by měla být jednoznačně uvedena cena níže uvedených položek: +===== - Vlastnictví bibliografických dat při provozu softwaru formou služby ===== 
-        * Software,  +Jak již bylo uvedeno výše, při provozu knihovního softwaru formou služby (hosting u dodavatele/provozovatele nebo provoz v cloudu) je nutné zajistit nejen ochranu osobních údajů vložených do databáze knihovního softwaru, ale také zajistit, aby knihovna nepřišla o svá data v případě, že se rozhodne od dosavadního dodavatele/provozovatele odejít, nebo v případě zániku dodavatele/provozovatele či jeho sloučení s jiným subjektem. 
-        * Hardware (pokud je součástí dodávky) +Doporučuje se((Viz WEBBER, Desiree a Andrew PETERS//Integrated library systems: planning, selecting, and implementing//. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, 2010, s. 106. ISBN 978-1-59158-897-9.))aby ve smlouvě bylo jednoznačně uvedeno, že **všechny bibliografické/autoritní záznamy, údaje o exemplářích, čtenářích, výpůjčkách, pokutách atd.**, které byly vloženy do databáze nebo poskytnuty dodavateli/provozovateli, **jsou vlastnictvím knihovny**. Doporučuje se také, aby si knihovna zajistila možnost tato data stáhnout bez souhlasu dodavatele/provozovatele, případně aby ve smlouvě byla zakotvena povinnost součinnosti dodavatele/provozovatele při exportu těchto dat. Ve smlouvě lze v případě potřeby specifikovat také formát, ve kterém mají být data knihovně dodána.
-        * Konverze a migrace dat, včetně testování +
-        * Příprava infrastruktury +
-        * Instalace  +
-        * školení +
-        * Dokumentace nebo přístup k ní +
-        * Roční licenční poplatky +
-        * Roční poplatky za technickou podporu a údržbu softwaru +
-        * Volitelné poplatky, včetně telekomunikačních poplatků za systém pro upozornění, správu tisku, poplatků za online platby aj. (pokud spadají do oblasti působnosti dodavatele/provozovatele) +
-        * Všechny další poplatky a náklady, které nejsou uvedeny výše +
-        * Celková cena kontraktu +
-         +
-=== Vlastnictví bibliografických dat při provozu softwaru formou služby ==== +
-Jak již bylo uvedeno výše, při provozu knihovního softwaru formou služby (hosting u dodavatele/provozovatele nebo provoz v cloudu) je nutné zajistit nejen ochranu osobních údajů vložených do databáze knihovního softwaru, ale také zajistit, aby knihovna nepřišla o svá data v případě, že se rozhodne od dosavadního dodavatele/provozovatele odejít, nebo v případě zániku dodavatele/provozovatele či  jeho sloučením s jiným subjektem.  +
-Doporučuje se ((viz WEBBER, Desiree a PETERS, Andrew. Integrated library systems: planning, selecting, and implementing. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii183 s. ISBN 978-1-59158-897-9. S. 106)) aby ve smlouvě bylo jednoznačně uvedeno, že všechny bibliografické/autoritní záznamy, údaje o exemplářích, čtenářích, výpůjčkách, pokutách atd., které byly vloženy do databáze nebo poskytnuty dodavateli/provozovateli, jsou vlastnictvím knihovny. Doporučuje se také, aby si knihovna zajistila možnost stáhnout tato data stáhnout bez souhlasu dodavatele/provozovatele, případně aby ve smlouvě byla zakotvena povinnost součinnosti dodavatele/provozovatele při exportu těchto dat. Ve smlouvě lze v případě potřeby specifikovat také formát, ve kterém mají být data knihovně dodána.+
  
  
-==== Instalace softwaru a migrace dat, přechod na nový software ==== +===== - Instalace softwaru a převod dat, přechod na nový software ===== 
-Pokud instalaci a migraci neprovádí knihovna sama, je vhodné ve smlouvě ošetřit následující záležitosti: +Pokud instalaci softwaru převod dat neprovádí knihovna sama, je vhodné ve smlouvě ošetřit následující záležitosti: 
-  * Kdo odpovídá za instalaci softwaru, kdy a kde instalace proběhne, co je potřeba pro instalaci zařídit, jaká se při instalaci předpokládá součinnost knihovny +  * kdo odpovídá za instalaci softwaru, kdy a kde instalace proběhne, co je třeba pro instalaci zařídit, jaká se při instalaci předpokládá součinnost knihovny; 
-  * Kdo provádí migraci dat a s tím související činnosti, např. např. převod dat z jednoho formátu do jiného apod. +  * kdo provádí převod dat a související činnosti, např. konverzi dat z jednoho formátu do jiného; 
-  * Kdo kdy a jakým způsobem dodá data ze stávajícího knihovního softwaru případně z dalších systémů, která mají být importována do nového software. +  * kdo, kdy a jakým způsobem dodá data ze stávajícího knihovního softwarupřípadně z dalších systémů, která mají být importována do nového softwaru; 
-  * Jaké jsou požadované konverze nebo úpravy dat (např. automatické opravy chyb v záznamech) +  * jaké jsou požadované konverze nebo úpravy dat (např. automatické opravy chyb v záznamech); 
-  * Kdo je zodpovědný za testování naimportovaných dat +  * kdo je zodpovědný za testování naimportovaných dat; 
-  * Kdo provede jednotlivá nastavení softwaru (případně je vhodné specifikovat, za která nastavení je zodpovědná knihovna a za která dodavatel). +  * kdo provede nastavení softwaru (případně je vhodné specifikovat, za která nastavení je zodpovědná knihovna a za která dodavatel); 
-  * Kdy a jakým způsobem bude realizován přechod na nový softwarekdo je za přechod zodpovědný +  * kdy a jakým způsobem bude realizován přechod na nový software kdo je za přechod zodpovědný; 
-  * Je vhodné si smluvně zajistit, aby v prvních dnech po změně softwaru byl knihovně ve zvýšení míře k dispozici pracovník dodavatele/provozovatele+  * je vhodné si smluvně zajistit, aby v prvních dnech po změně softwaru byl knihovně ve zvýšené míře k dispozici pracovník dodavatele/provozovatele.
  U všech výše uvedených položek je vhodné stanovit termín nebo časový rámec, cenu a nebytnou součinnost knihovny.  U všech výše uvedených položek je vhodné stanovit termín nebo časový rámec, cenu a nebytnou součinnost knihovny.
  
-==== Dokumentace softwaru a školení ====+===== - Dokumentace softwaru a školení =====
  
-Smlouva by měla obsahovat ustanovení o  +Smlouva by měla obsahovat ustanovení o: 
-  * Poskytnuté dokumentaci, jejím formátu (např. onlinetištěné dokumenty apod.), o jaký typ dokumentace jde (technická dokumentace, uživatelská dokumentace), jaký je rozsah či obsah dokumentace (např. stručná či podrobná dokumentacedokumentace k jednotlivým funkcím/modulů apod.jakou formou jak často je dokumentace aktualizována aj. +  * poskytnuté dokumentaci, jejím formátu (např. online nebo tištěná podoba), typu (např. technická nebo uživatelská dokumentace), rozsahu či obsahu (např. stručná či podrobná dokumentace či dokumentace k jednotlivým funkcím/modulům), formě frekvenci aktualizace; 
-  * Jaké typy školení proběhnou (obsah školení) jakou formou (interaktivní školení, webinář, e-learnig apod.), na jakém místě (v knihovněu dodavatele), jak často budou probíhat, jaká je jejich cena.+  * školeních, jejich formě (interaktivní školení, webinář, e-learning apod.), obsahu, místě konání (např. v knihovně či u dodavatele/provozovatele), četnosti a ceně.
  
  
  
-==== Provoz a údržba softwaru ==== +===== - Provoz a údržba softwaru ===== 
-Níže uvedené položky je vhodné do smlouvy zahrnout zejména v případě provozu softwaru formou služby.((Některé jsou však důležité i v případě, že knihovna pořízený software provozuje sama.)): +Níže uvedené položky je vhodné do smlouvy zahrnout zejména v případě provozu softwaru formou služby((Některé jsou však důležité i v případě, že knihovna pořízený software provozuje sama.)): 
-  * Jaký je výkon a odezva softwaru +  * jaký je výkon a odezva softwaru; 
-  * Zda je služba poskytována jako individuální instalace pro jednu knihovnu nebo zda dodavatel provozuje jednu instalaci softwaru pro více knihoven (a oddělení dat jednotlivých knihoven je zajištěno konfigurací  softwaru). +  * zda je služba poskytována jako individuální instalace pro jednu knihovnu nebo zda dodavatel provozuje jednu instalaci softwaru pro více knihoven (a oddělení dat jednotlivých knihoven je zajištěno konfigurací softwaru); 
-  * Kdo je zodpovědný za bezpečnost dat, zálohování dat (jakou formou jsou zajištěny zálohy, kde jsou data zálohována, jak často aj.) +  * kdo odpovídá za bezpečnost dat, zálohování dat (jakou formou jsou zajištěny zálohy, kde jsou data zálohována, jak často aj.); 
-  * Jakým způsobem jsou řešeny krizové situace (jak postupovat při výpadku sítě, pádu softwaru a dalších krizových událostech, kdo je zodpovědný za obnovení systému po havárii, jakým způsobem je v případě krize zajištěna obnova dat apod.+  * jakým způsobem jsou řešeny krizové situace (jak postupovat při výpadku sítě, pádu softwaru a dalších krizových událostech, kdo je zodpovědný za obnovení systému po havárii, jakým způsobem je v případě krize zajištěna obnova dat); 
-  * Kdo je zodpovědný za provoz a údržbu softwaru zajišťuje knihovny, kdo je zodpovědný za kterou část údržby softwaru, jaké  a jak časově náročné jsou nezbytné odstávky softwaru, kdo určuje termín odstávky systému kvůli potřebné údržbě +  * kdo odpovídá za provoz a údržbu softwaru (popř. kdo odpovídá za kterou část údržby softwaru), jaké a jak časově náročné jsou nezbytné odstávky softwaru, kdo určuje termín odstávky systému kvůli potřebné údržbě; 
-  * Jakou formou je poskytována podpora (telefonická, helpdesk, e-mail, osobní  v knihovně), kdy je tato podpora dostupná (např. 24/7, v pracovních dnech, jaká je odezva podpory (několik hodin, den, více dnů apod.) +  * jakou formou je poskytována podpora (telefonická, helpdesk, e-mail, osobní v knihovně), kdy je tato podpora dostupná (např. 24/7, v pracovních dnech), jaká je odezva podpory (několik hodin, den, více dnů apod.); 
-  * Jakým způsobem probíhá přechod na vyšší verze softwaru kdo jej zajišťuje, v jakých časových intervalech, kdo určuje termín, jakým způsobem se tento termín oznamuje, jaká je nutná součinnost knihovny aj. +  * jakým způsobem probíhá přechod na vyšší verze softwaru – kdo jej zajišťuje, v jakých časových intervalech, kdo určuje termín, jakým způsobem se tento termín oznamuje, jaká je nutná součinnost knihovny aj.
  
 +-------------------------
  
  
 <WRAP center round info> <WRAP center round info>
-===== Doporučené zdroje =====+=====  Doporučené zdroje =====
 Vzor smluvní doložky týkající se ochrany osobních údajů najdete [[https://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju/ochrana-osobnich-udaju-prirucka-pro-knihovny|v příručce o zpracování osobních údajů v knihovnách]]. Vzor smluvní doložky týkající se ochrany osobních údajů najdete [[https://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju/ochrana-osobnich-udaju-prirucka-pro-knihovny|v příručce o zpracování osobních údajů v knihovnách]].
 </WRAP> </WRAP>
  
- +<-hodnoceni_nabidek|18. Hodnocení nabídek^obsah|Obsah^prevod_dat|20. Převod dat->
- +
- +
- +
- +
- +
- +
aks/uzavreni_smlouvy.1565114814.txt.gz · Poslední úprava: 2019/08/06 20:06 autor: eva