Pokud se hovoří o smlouvě, většinou si představíme konkrétní dokument. Smlouva je však primárně procesem, ve kterém dochází k jednání, které směřuje ke shodě a právnímu závazku obou stran¹⁾. Proto by i uzavření smlouvy o pořízení nebo provozování knihovního softwaru mělo být procesem, v němž na základě vybrané nabídky nabídky dodavatele či provozovatele softwaru dochází k vyjednávání mezi knihovnou a dodavatelem/provozovatel o vzájemně vyhovujících podmínkách.

Návrh smlouvy může být součástí poptávkového dokumentu knihovny, návrh smlouvy však obvykle mívají k dispozici také dodavatelé softwaru nebo subjekty poskytující komerčně či nekomerčně provoz katalogu jako službu. Návrh smlouvy druhé strany nebo návrhy úprav smlouvy předložené dodavateli/provozovateli by si knihovna měla podrobně prostudovat a také jej konzultovat s právníkem či právním oddělením knihovny a teprve poté jej opět předložit dodavateli/provozovateli.

Smlouvy o pořízení/provozu knihovního softwaru se mohou výrazně lišit v závislosti na způsobu provozu softwaru (vlastní provoz, provoz formou služby aj.).

• Např. u komerčního softwaru bude smlouva obsahovat ujednání o licencích, jejich počtu, ceně a licenčních podmínkách.
• V případě smlouvy s externím subjektem zajištujícím provoz softwaru to budou ustanovení související se správou a provozem knihovního systému, zajištění mlčenlivosti, ustanovení týkající se zákonné ochrany osobních údajů při zpracování třetími stranami apod., ustanovení týkající se zajištění vlastnictví dat knihovny v případě ukončení smlouvy nebo zániku provozovatele aj.
• Speciálním případem jsou regionální nebo společné katalogy, kdy se nejedná o komerční službu, nýbrž spolupráci několika knihoven při budování společného katalogu. Při tomto typu spolupráce je důležité, aby smlouva obsahovala vzájemný souhlas spolupracujících knihoven v dílčích oblastech souvisejících s provozem katalogu, který může být vyjádřen buď přímo ve smlouvě nebo formou společné strategie a pravidel spolupracujících knihoven, dále rozsah oprávnění pro jednotlivé činnosti na konkrétní organizační úrovni v rámci katalogu (celý společný katalog, konkrétní knihovna, jednotlivé pobočky apod.).
  Součástí smlouvy musí být (stejně jako v dalších případech provozu katalogu formou služby) mj. zajištění mlčenlivosti, ochrany osobních údajů v souladu s národními i dalšími ustanoveními (např. GDPR) a záruka získání bibliografických a dalších dat knihovny při případném odchodu ze společného katalogu nebo jeho zániku, změně provozovatele apod..

Ve smlouvě je nutné uvést způsob získání/provozu softwaru (nákup nebo provoz formou služby aj.) a počet zakoupených licencí pro personál a pro uživatele a jejich cena, Zajistěte si ve smlouvě, aby všechny všechny specifikace, které dodavatel/provozovatel uvedl v nabídkovém dokumentu, pro něj byly závazné.

Ve smlouvě by měly být uvedeny třetí strany uvedené v nabídce dodavatele/provozovatele, které pro něj zajišťují dílčí činnosti nebo provoz subsystémů apod.

Také cenová stránka projektu by měla odpovídat nabídce dodavatele, na základě kterého byl daný software vybrán. Ve smlouvě by měla být jednoznačně uvedena cena níže uvedených položek:

• Software,
• Hardware (pokud je součástí dodávky)
• Konverze a migrace dat, včetně testování
• Příprava infrastruktury
• Instalace
• školení
• Dokumentace nebo přístup k ní
• Roční licenční poplatky
• Roční poplatky za technickou podporu a údržbu softwaru
• Volitelné poplatky, včetně telekomunikačních poplatků za systém pro upozornění, správu tisku, poplatků za online platby aj. (pokud spadají do oblasti působnosti dodavatele/provozovatele)
• Všechny další poplatky a náklady, které nejsou uvedeny výše
• Celková cena kontraktu

Jak již bylo uvedeno výše, při provozu knihovního softwaru formou služby (hosting u dodavatele/provozovatele nebo provoz v cloudu) je nutné zajistit nejen ochranu osobních údajů vložených do databáze knihovního softwaru, ale také zajistit, aby knihovna nepřišla o svá data v případě, že se rozhodne od dosavadního dodavatele/provozovatele odejít, nebo v případě zániku dodavatele/provozovatele či jeho sloučením s jiným subjektem. Doporučuje se ²⁾ aby ve smlouvě bylo jednoznačně uvedeno, že všechny bibliografické/autoritní záznamy, údaje o exemplářích, čtenářích, výpůjčkách, pokutách atd., které byly vloženy do databáze nebo poskytnuty dodavateli/provozovateli, jsou vlastnictvím knihovny. Doporučuje se také, aby si knihovna zajistila možnost stáhnout tato data stáhnout bez souhlasu dodavatele/provozovatele, případně aby ve smlouvě byla zakotvena povinnost součinnosti dodavatele/provozovatele při exportu těchto dat. Ve smlouvě lze v případě potřeby specifikovat také formát, ve kterém mají být data knihovně dodána.

Pokud instalaci a migraci neprovádí knihovna sama, je vhodné ve smlouvě ošetřit následující záležitosti:

• Kdo odpovídá za instalaci softwaru, kdy a kde instalace proběhne, co je potřeba pro instalaci zařídit, jaká se při instalaci předpokládá součinnost knihovny.
• Kdo provádí migraci dat a s tím související činnosti, např. např. převod dat z jednoho formátu do jiného apod.
• Kdo kdy a jakým způsobem dodá data ze stávajícího knihovního softwaru případně z dalších systémů, která mají být importována do nového software.
• Jaké jsou požadované konverze nebo úpravy dat (např. automatické opravy chyb v záznamech)
• Kdo je zodpovědný za testování naimportovaných dat
• Kdo provede jednotlivá nastavení softwaru (případně je vhodné specifikovat, za která nastavení je zodpovědná knihovna a za která dodavatel).
• Kdy a jakým způsobem bude realizován přechod na nový software, kdo je za přechod zodpovědný
• Je vhodné si smluvně zajistit, aby v prvních dnech po změně softwaru byl knihovně ve zvýšení míře k dispozici pracovník dodavatele/provozovatele

U všech výše uvedených položek je vhodné stanovit termín nebo časový rámec, cenu a nebytnou součinnost knihovny.

Smlouva by měla obsahovat ustanovení o

• Poskytnuté dokumentaci, jejím formátu (např. online, tištěné dokumenty apod.), o jaký typ dokumentace jde (technická dokumentace, uživatelská dokumentace), jaký je rozsah či obsah dokumentace (např. stručná či podrobná dokumentace, dokumentace k jednotlivým funkcím/modulů apod.) jakou formou a jak často je dokumentace aktualizována aj.
• Jaké typy školení proběhnou (obsah školení) jakou formou (interaktivní školení, webinář, e-learnig apod.), na jakém místě (v knihovně, u dodavatele), jak často budou probíhat, jaká je jejich cena.

Níže uvedené položky je vhodné do smlouvy zahrnout zejména v případě provozu softwaru formou služby.³⁾:

• Jaký je výkon a odezva softwaru
• Zda je služba poskytována jako individuální instalace pro jednu knihovnu nebo zda dodavatel provozuje jednu instalaci softwaru pro více knihoven (a oddělení dat jednotlivých knihoven je zajištěno konfigurací softwaru).
• Kdo je zodpovědný za bezpečnost dat, zálohování dat (jakou formou jsou zajištěny zálohy, kde jsou data zálohována, jak často aj.)
• Jakým způsobem jsou řešeny krizové situace (jak postupovat při výpadku sítě, pádu softwaru a dalších krizových událostech, kdo je zodpovědný za obnovení systému po havárii, jakým způsobem je v případě krize zajištěna obnova dat apod.)
• Kdo je zodpovědný za provoz a údržbu softwaru zajišťuje knihovny, kdo je zodpovědný za kterou část údržby softwaru, jaké a jak časově náročné jsou nezbytné odstávky softwaru, kdo určuje termín odstávky systému kvůli potřebné údržbě
• Jakou formou je poskytována podpora (telefonická, helpdesk, e-mail, osobní v knihovně), kdy je tato podpora dostupná (např. 24/7, v pracovních dnech, jaká je odezva podpory (několik hodin, den, více dnů apod.)
• Jakým způsobem probíhá přechod na vyšší verze softwaru - kdo jej zajišťuje, v jakých časových intervalech, kdo určuje termín, jakým způsobem se tento termín oznamuje, jaká je nutná součinnost knihovny aj.