Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

--- aks:uzavreni_smlouvy [2019/09/23 10:18] – linda
+++ aks:uzavreni_smlouvy [2019/10/06 08:10] (aktuální) – linda
@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
+====== -#19 Uzavření smlouvy ======
+Pokud se hovoří o smlouvě, většinou si představíme konkrétní dokument. Smlouva je však primárně procesem, v němž dochází k jednání, které směřuje ke shodě a právnímu závazku obou stran. Proto by i uzavření smlouvy o pořízení nebo provozování knihovního softwaru mělo být procesem, v němž na základě vybrané nabídky nabídky dodavatele či provozovatele softwaru dochází k vyjednávání mezi knihovnou a dodavatelem/provozovatelem o vzájemně vyhovujících podmínkách.
+Návrh smlouvy může být součástí poptávkového dokumentu knihovny. Obvykle je mívají k dispozici i dodavatelé softwaru nebo subjekty poskytující komerčně či nekomerčně provoz katalogu jako služby. Návrh smlouvy druhé strany nebo návrhy úprav smlouvy předložené dodavateli/provozovateli by si knihovna měla podrobně prostudovat a také jej konzultovat s právníkem či právním oddělením knihovny a teprve poté jej opět předložit dodavateli/provozovateli.
+<WRAP center round tip>
+Doporučujeme vytvořit nebo vyžádat si návrh smlouvy v elektronickém formátu, který lze upravovat formou revizí (např. MS Word nebo LibreOffice Writer) tak, aby bylo možné k návrhu smlouvy připisovat návrhy úprav a poznámky jak ze strany knihovny a jejích konzultantů (např. jejího právního oddělení), tak ze strany dodavatele/provozovatele.
+</WRAP>
+===== - Specifika smlouvy v závislosti na způsobu provozu softwaru nebo typu katalogu =====
+Smlouvy o pořízení/provozu knihovního softwaru se mohou výrazně lišit v závislosti na způsobu provozu softwaru (vlastní provoz, provoz formou služby aj.).
+  * Např. u komerčního softwaru bude smlouva obsahovat ujednání o licencích, jejich počtu, ceně a licenčních podmínkách.
+  * V případě smlouvy s externím subjektem zajišťujícím provoz softwaru to budou ustanovení související se správou a provozem knihovního softwaru, zajištění mlčenlivosti, ustanovení týkající se zákonné ochrany osobních údajů při zpracování třetími stranami, ustanovení týkající se zajištění vlastnictví dat knihovny v případě ukončení smlouvy nebo zániku provozovatele aj.
+  * Speciálním případem jsou regionální nebo společné katalogy, kdy se nejedná o komerční službu, nýbrž spolupráci několika knihoven při budování společného katalogu. Při tomto typu spolupráce je důležité, aby smlouva obsahovala vzájemný souhlas spolupracujících knihoven v dílčích oblastech souvisejících s provozem katalogu, který může být vyjádřen buď přímo ve smlouvě, nebo formou společné strategie a pravidel spolupracujících knihoven, dále rozsah oprávnění pro jednotlivé činnosti v rámci katalogu (celý společný katalog, konkrétní knihovna, jednotlivé pobočky apod.). \\ Součástí smlouvy musí být (stejně jako v dalších případech provozu katalogu formou služby) mj. zajištění mlčenlivosti, ochrany osobních údajů v souladu s národními i dalšími ustanoveními (např. GDPR) a záruka získání bibliografických a dalších dat knihovny při případném odchodu ze společného katalogu nebo jeho zániku či při změně provozovatele.
+===== - Specifikace požadavků knihovny =====
+Ve smlouvě je nutné uvést způsob získání/provozu softwaru (např. nákup nebo provoz formou služby) a počet zakoupených licencí pro pracovníky a uživatele a jejich cenu.
+Zajistěte si ve smlouvě, aby pro dodavatele/provozovatele byly závazné všechny specifikace, které uvedl v nabídkovém dokumentu.
+Ve smlouvě by měly být uvedeny třetí strany uvedené v nabídce dodavatele/provozovatele, které pro něj zajišťují dílčí činnosti nebo provoz subsystémů.
+Také cenová stránka projektu by měla odpovídat nabídce dodavatele, na základě které byl daný software vybrán. Ve smlouvě by měla být jednoznačně uvedena cena níže uvedených položek:
+  * software;
+  * hardware (pokud je součástí dodávky);
+  * převod dat (včetně testování);
+  * příprava infrastruktury;
+  * instalace;
+  * školení;
+  * dokumentace nebo přístup k ní;
+  * roční licenční poplatky;
+  * roční poplatky za technickou podporu a údržbu softwaru;
+  * volitelné poplatky (včetně telekomunikačních poplatků za systém pro odesílání upozornění, správu tisku nebo např. poplatků za online platby);
+  * všechny další poplatky a náklady, které nejsou uvedeny výše;
+  * celková cena.
+===== - Vlastnictví bibliografických dat při provozu softwaru formou služby =====
+Jak již bylo uvedeno výše, při provozu knihovního softwaru formou služby (hosting u dodavatele/provozovatele nebo provoz v cloudu) je nutné zajistit nejen ochranu osobních údajů vložených do databáze knihovního softwaru, ale také zajistit, aby knihovna nepřišla o svá data v případě, že se rozhodne od dosavadního dodavatele/provozovatele odejít, nebo v případě zániku dodavatele/provozovatele či jeho sloučení s jiným subjektem.
+Doporučuje se((Viz WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. //Integrated library systems: planning, selecting, and implementing//. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, 2010, s. 106. ISBN 978-1-59158-897-9.)), aby ve smlouvě bylo jednoznačně uvedeno, že **všechny bibliografické/autoritní záznamy, údaje o exemplářích, čtenářích, výpůjčkách, pokutách atd.**, které byly vloženy do databáze nebo poskytnuty dodavateli/provozovateli, **jsou vlastnictvím knihovny**. Doporučuje se také, aby si knihovna zajistila možnost tato data stáhnout bez souhlasu dodavatele/provozovatele, případně aby ve smlouvě byla zakotvena povinnost součinnosti dodavatele/provozovatele při exportu těchto dat. Ve smlouvě lze v případě potřeby specifikovat také formát, ve kterém mají být data knihovně dodána.
+===== - Instalace softwaru a převod dat, přechod na nový software =====
+Pokud instalaci softwaru a převod dat neprovádí knihovna sama, je vhodné ve smlouvě ošetřit následující záležitosti:
+  * kdo odpovídá za instalaci softwaru, kdy a kde instalace proběhne, co je třeba pro instalaci zařídit, jaká se při instalaci předpokládá součinnost knihovny;
+  * kdo provádí převod dat a související činnosti, např. konverzi dat z jednoho formátu do jiného;
+  * kdo, kdy a jakým způsobem dodá data ze stávajícího knihovního softwaru, případně z dalších systémů, která mají být importována do nového softwaru;
+  * jaké jsou požadované konverze nebo úpravy dat (např. automatické opravy chyb v záznamech);
+  * kdo je zodpovědný za testování naimportovaných dat;
+  * kdo provede nastavení softwaru (případně je vhodné specifikovat, za která nastavení je zodpovědná knihovna a za která dodavatel);
+  * kdy a jakým způsobem bude realizován přechod na nový software a kdo je za přechod zodpovědný;
+  * je vhodné si smluvně zajistit, aby v prvních dnech po změně softwaru byl knihovně ve zvýšené míře k dispozici pracovník dodavatele/provozovatele.
+ U všech výše uvedených položek je vhodné stanovit termín nebo časový rámec, cenu a nebytnou součinnost knihovny.
+===== - Dokumentace softwaru a školení =====
+Smlouva by měla obsahovat ustanovení o:
+  * poskytnuté dokumentaci, jejím formátu (např. online nebo tištěná podoba), typu (např. technická nebo uživatelská dokumentace), rozsahu či obsahu (např. stručná či podrobná dokumentace či dokumentace k jednotlivým funkcím/modulům), formě a frekvenci aktualizace;
+  * školeních, jejich formě (interaktivní školení, webinář, e-learning apod.), obsahu, místě konání (např. v knihovně či u dodavatele/provozovatele), četnosti a ceně.
+===== - Provoz a údržba softwaru =====
+Níže uvedené položky je vhodné do smlouvy zahrnout zejména v případě provozu softwaru formou služby((Některé jsou však důležité i v případě, že knihovna pořízený software provozuje sama.)):
+  * jaký je výkon a odezva softwaru;
+  * zda je služba poskytována jako individuální instalace pro jednu knihovnu nebo zda dodavatel provozuje jednu instalaci softwaru pro více knihoven (a oddělení dat jednotlivých knihoven je zajištěno konfigurací softwaru);
+  * kdo odpovídá za bezpečnost dat, zálohování dat (jakou formou jsou zajištěny zálohy, kde jsou data zálohována, jak často aj.);
+  * jakým způsobem jsou řešeny krizové situace (jak postupovat při výpadku sítě, pádu softwaru a dalších krizových událostech, kdo je zodpovědný za obnovení systému po havárii, jakým způsobem je v případě krize zajištěna obnova dat);
+  * kdo odpovídá za provoz a údržbu softwaru (popř. kdo odpovídá za kterou část údržby softwaru), jaké a jak časově náročné jsou nezbytné odstávky softwaru, kdo určuje termín odstávky systému kvůli potřebné údržbě;
+  * jakou formou je poskytována podpora (telefonická, helpdesk, e-mail, osobní v knihovně), kdy je tato podpora dostupná (např. 24/7, v pracovních dnech), jaká je odezva podpory (několik hodin, den, více dnů apod.);
+  * jakým způsobem probíhá přechod na vyšší verze softwaru – kdo jej zajišťuje, v jakých časových intervalech, kdo určuje termín, jakým způsobem se tento termín oznamuje, jaká je nutná součinnost knihovny aj.
+-------------------------
+<WRAP center round info>
+=====  Doporučené zdroje =====
+Vzor smluvní doložky týkající se ochrany osobních údajů najdete [[https://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju/ochrana-osobnich-udaju-prirucka-pro-knihovny|v příručce o zpracování osobních údajů v knihovnách]].
+</WRAP>
+<-hodnoceni_nabidek|18. Hodnocení nabídek^obsah|Obsah^prevod_dat|20. Převod dat->

Připravujeme změnu knihovního softwaru

Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web

Rozdíly

Nástroje pro stránku