21. Zajištění každodenního provozu knihovního systému

Předhod na nový knihovní sofware není koncem, ale začátkem každodenního provozu. Pro běžný provoz je nutné zajistit, aby software i služby a procesy v něm vykonávané správně fungovaly, a aby využívání využívání bylo bezpečné, a aby byl připraven plán pro různé krizové situace. Zároveň je potřeba počítat s nutností přechodu na vyšší verze softwaru, případně s jeho rozšířením, plánováním dalšího rozvoje apod.

Provoz a podpora softwaru

Pro fungování softwaru je důležité zajistit a ujasnit, kdo je zodpovědný za software z hlediska jeho částí. Problémy spojené s softwarem mohou být různého typu. Některé se týkají pouze sofwaru jako takového, a v tom případě je řeší správce sofwaru nebo pověřený pracovník. Většin aproblémů je však spojená s procesy a činnostmi, ke kterým je software využívám. V tom případě je obvykle řeší praconíci konkrétních oddělení knihovny nebo jejich vedoucí. Z hlediska bezproblémového provozu je proto nutné jednoznačně stanovit, kdo je za co zodpovědný a jasně definovat postupy pro konkrétní okruhy problémů. Pracovníci by měli vědět, kdo je za jakou část provozu softwaru zodpovědný - kdo software spravuje, kdo a jakým způsobem je poskytována podpora, na koho, kdy a jakým způsobem (např. telefonicky, písemně, pomocí helpdesku poskytovatele) se mají obrátit v konkrétních případech (např. když nefunguje sofware nebo nějaká jeho část, když potřebují změnit nastavení sofware nebo zavedené zavedené pracovní postupy)

21.1 Zálohování a obnova dat

V závislosti ne typu sofwaru a způsobu jeho provozu zálohy zajišťuje buď dodavatel/provozovatel 1) Nezapomeňte zahrnout zálohování do smlouvy o podpoře sofwaru softwaru nebo samotná knihovna. Zálohování probíhá automaticky různými způsoby na několika úrovních a v různých intervalech, které zavisejí na potřebách knihovny. v pravidelných intervalech, které závisí na potřebách dané knihovny. Optimální variantou je možnost tzv. zrdcalové zálohy, kdy se na dalším úložišti neustále ukládají informace o změnách v databázi a díky tomu je možné v případě potřeby mít poměrně rychle k dispozici aktuální verzi dat. Tento typ zálohy je pak doplňován zálohou celého systému (operační a souborový systém a jejich nastavení apod.). Pokud z nějakého důvodu není možné využít zrcadlovou zálohu, je vhodné zálohovat stav databáze alespoň dvakrát až třikrát dennně, aby v případě, že dojde ke ztrátě dat, byla tato ztráta co nejmenší. Kromě toho je vhodné alespoň jednou týdně provést zálohu celého systému (tj. dat, která nejsou součástí databáze, jako např. různé konfigurační soubory apod.)

Zálohování je možné provádět např. v poledne a večer a poté v brzkých ranních hodinách. Polední a večerní zálohy reflektují stav dat v knihovním softwaru po dopoledním a odpoledním provozu knihovny. Ranní záloha reflektuje stav dat po zpracování pravidelných úloh, které jsou obvykle spouštěny v nočních hodinách. Jde například o generování zpozdného, odeslání e-mailových oznámení, propojování a aktualizace autorit, pravidelné čištění a anonymizace dat, generování pravidelných statistických výstupů apod. , které josu obvykle spouštěny během noci).
Dříve byly pro zálohy využívány nejrůznější nosiče, dnes je běžné zálohovat na jiném počítači nebo v cloudu. Zálohy by v každém případě měly být umístěny na jiném místě (nebo více místech), než je fyzický server obsahující data knihovny.

Součástí strategie zálohování musí být také plán pro hlášení pádů a výpadků a pro obnovení dat, tak, aby obnova proběhla co nejrychleji a aby ztráty dat byly minimální.

21.2 Krizový plán

V přůběhu provozu knihovny může dojít k různým typům krizových situací. Může jít například. o selhání zařízení nebo počítače u výpůjčního pultu, selhání zařízení nebo počítačů určených pro čtenáře, výpadek internetu, výpadek elektrického proudu, výpadky serveru s knihovním sofwarem, ztrátě dat knihovního softwaru či jiných dat aj. Může jít také o různé druhy útoků, úniků osobních dat2) Při úniku osobních dat by knihovna měla jednat v souladu s nařízením GDPR apod. Do krizového plánování však patří nejen postupy pří výpadku sítě, strategie zálohování a obnovy systému po havárii, zajištění bezpečnosti sítě a serverů proti útokům a zneužití, , postupy při výpadku síťe, ale také zajištění dostupnosti dát v případě zániku provozovatele nebo jeho slouceni s jinou společností apod.

Aby v krizových situacích nebylo nutné příliš imporovizovat za pochodu, je vhodné se na ně připravit a proškolit personál, aby věděl, jak v konkrétních situacích postupovat. Mimo jiné je užitečné stanovit, komu jaké typy problémů hlásit a(nebo) jaké kroky podnikout. Důležité je také stanovit „krizové priority. I když se krizové postupy budou nejspíše v různých knihovnách lišit (podle typu a velikosti knihovny, způsobu provozu sofwaru aj.), větší prioritu, než infrastruktura pro účetnictví, akvizici nebo katalogizaci bude mít pravděpodobně infrastruktura nutná k poskytování služeb uživatelům (severy zajišťující internetové připojení a knihovní služby, počítače u výpůjčního pultu apod.).

Je dobré, aby knihovna vytipovala možné problémy (podle typu sofwaru a jeho provozu) a stanovila postupy nebo náhradní řešení provozu. Pro případ selhání počítače u výpůjčního pultu je možné mít připravený záložní počítač nebo notebook. V případech, kdy je provoz knihovny omezen kvůli výpadku internetového připojení, je možné využít funkci offline půjčování, které nabizejí některé knihovní softwary3) Při offline půjčování jsou transakce čtenářů zapisovány na základě čárových kódů nebo čipů čtenářů a na základě čárových kódů nebo čipů do lokálního souboru a po obnovení připojení jsou nahrány do systému. . U sofwarů, které mají webové rozhraní služebního klienta je také možné při výpadcích internetového připojení nebo elektrického proudu (pokud nebyl přerušen provoz serveru nebo cloudová služba) využit využít mobilní telefon nebo tablet pomocí datového připojení.

21.3 Údržba systému

Pro bezpečný provoz softwaru je nutné zajistit neustálou aktualizaci nejen knihovního softwaru samotného, ale také podpůrné infrsstruktury (včetně serverů a jejich operačního systému, databázového softwaru, sostwaru pro síťovou infrastrukturu). V případě softwaru poskytovaného formou služby, je aktualizace obvykle zajištěna prostřednictvím dodavatele/provozovatele sofwaru. I tak je ale nutné vytvořit plán pro pravidelné odstávky pro údržbu systému (nebo jej dohodnout s dodavatelem/provozovatelem softwaru). Výhodou je, když jsou termíny pro údržbu a případné odstávky známy s dostatečným předstihem (pokud jde o pravidelnou údržbu, alespoň rok dopředu).

Vhodné je také stanovit pravidelný termín upgradu sofwaru, tak, aby práce související s upgradem (zejména testování nových funkcí) měly co nejmenší vliv na běžný provoz4) Forma přechodu na vyšší verzi a případně míra, jak tento přechod ovlivnní provoz knihovny závisí na způsobu provozu sofwaru, na typu provozovaného katalogu, na konkrétním dodavateli/poskytovateli sofwaru apod. . Cyklus zveřejňování nových verzí se u jednotlivých sofwaru může lišit, obvyklé je např. vydání nové verze (s novými funkcemi a změnami) dvakrát ročně a mezitím vycházejí „podverze“ s opravami bezpečnostních či jiných chyb bez větší změny funkcí5) Takto to funguje např. u sofwarů Koha nebo Evergreen, některé softwary, které jsou poskytovány pouze formou služby však mohou být upgradovány průběžně, např. jednou týdně . Interval přechodu knihovny na vyšší verzi sofwaru závisí jednak na způsobu a cyklu zveřejňování nových verzí sofwaru a délce podpory jednotlivých verzí sofwaru, jednak na potřebách knihovny. Přechod na vyšší verze může probíhat např. jednou za půl roku nebo jednou ročně. Doporučuje se provádět přechod na vyšší verzi sofwaru alespoň jednou ročně a v mezidobí použitou verzi softwaru průběžně aktualizovat.

21.4 Financování provou sofwaru

Financování provozu se v jednotlivých položkách liší, v závislosti na způsobu provozu sofwaru a typu katalogu. Při plánování provozu je nutné počítat zejména s těmito náklady:

Provoz systému a náklady na údržbu (pravidelné paušání platby nebo platby související s vlastním zajištěním provozu systému, včetně osobních nákladů nebo energií)

Náklady na řešení problémů (hlášení a opravy chyb, řešení krizových situací, požadavky na nová nastavení nebo funkcionalitu)

Obnova hardwaru a infrastruktury (výhodou je, pokud má knihovna zpracovaný strategický techonologický plán knihovny.

Náklady na upgrade knihovního sofwaru (pořízení nových verzí a licencí, nejde-li o svobodný sofware, osobní náklady nebo náklady za služby související s přechodem na vyšší verzi)

21.5 Plánování rozvoje systému

Přechod na nový sofware by neměl být konečnou aktivitou. Naopak knihovna by průběžně měla sledovat nové trendy, možnosti a kooperativní projekty a snažit se je průběžně aplikovat ve svém provozu. V pravidelných časových intervalech by knihovna také měla zhodnotit, zda stávající software vyhovuje jejím potřebám a je v souladu se strategií knihovny, a v případě potřeby rozšířit funkcionalitu nebo kapacitu systému, případně zvážit změnu sofwaru.