Před změnou knihovního softwaru/migrací dat je vhodné provést:

• Revizi fondu
• Odpisy fondu - vyřazení nepotřebných nebo postrádaných titulů
• Přesuny a změny stavění fondu
• Kontrolu duplicit a deduplikaci záznamů
• Odstranění záznamů, které nemají připojeny žádné exempláře

Tím zajistíme, že do nového softwaru nebudou zbytečně přenesena nepotřebná data, data o ztracených nebo odepsaných záznamech apod.

Příprava bibliografických dat je podrobně popsána v kapitole Migrace dat a jejich příprava.

Migraci je možné využít také ke změnám uživatelských skupin čtenářů, k hromadným změnám nastavení nebo k čištění dat o uživatelích.

Vzhledem k platné legislativě týkající se ochrany osobních údajů by v evidenci čtenářů po době stanovené knihovním řádem neměly být čtenáři, kteří již knihovnu nevyužívají. Výjimku však tvoří čtenáři, kteří mají vůči knihovně nevyrovnané závazky. Při změně knihovního softwaru je dobré počet těchto čtenářů eliminovat, např. podniknout právní kroky k vymáhání dlužných knih a poplatků. Je také možné vymazat opakovaně upomínané nedohledatelné čtenáře, kteří dluží menší částky (v řádu korun) apod.

Funkce knihovního softwaru pro akvizici zdaleka nevyužívají všechny knihovny. Navíc (na rozdíl od údajů o knihovních jednotkách čtenářích, které se používají každodenně) některé z akvizičních údajů uložených v knihovním systému se po určité době využívají minimálně nebo vůbec. Pokud tedy knihovna akviziční funkce knihovního softwaru používá, doporučujeme provést revizi akvizičních dat (podobně jako u bibliografických záznamů nebo dat o uživatelích). Tato revize zajistí, že se do nového softwaru budu převádět pouze ta data, která knihovna opravdu potřebuje a používá.

Většinou je možné zrušit vyřízené seznamy desiderát, dlouhodobě nevyřízené objednávky, neplatné údaje o dodavatelích apod nebo údaje, které už v účetnictví organizace byly skartovány apod.²⁾. Vhodné je také zvážit, zda knihovna potřebuje do nového softwaru převádět údaje o uzavřených nebo zrušených objednávkách, údaje o starších platbách, zda je nutné převádět data všech poboček knihovny apod.

Podklady ze stávajícího systému nutné pro účetní nebo grantovou evidenci, které knihovna potřebuje uchovat, ale nechce je převádět do nového softwaru, lze vyexportovat do souboru vhodného formátu⁴⁾ a uložit nebo vytisknout, případně ponechat ve stávajícím softwaru (pokud to licenční či jiné podmínky umožňují)⁵⁾.

V závislosti na velikosti a funkcích knihovny je případně potřeba řešit převod dalších oblastí knihovního softwaru (správa seriálů, správa elektronických zdrojů, údaje potřebné k autentizaci uživatelů v různých systémech apod.). Vždy je vhodné zvážit, jakým způsobem je možné provést revizi dané oblasti, případně zda je účelné převádět všechna data. Při rozhodování je dobré vzít v potaz, jak se liší pracovní postupy ve stávajícím a v novém softwaru, co je potřeba změnit, jaké nové služby chce knihovna zavádět apod. (viz též Pracovní postupy, procesy a služby knihovny).