4. Než začneme vybírat software: příprava dat a knihovního fondu

4.1 Knihovní fond

Před změnou knihovního softwaru/migrací dat je vhodné provést:

revizi fondu;

odpisy fondu – vyřazení nepotřebných nebo postrádaných titulů;

přesuny a změny stavění fondu;

kontrolu duplicit a deduplikaci záznamů;

odstranění záznamů, které nemají připojeny žádné exempláře.

Tím zajistíme, že do nového softwaru nebudou zbytečně přenesena nepotřebná data.

Tip: Pokud plánujeme v knihovně přesun některých částí knihovního fondu, změnu značení knihovních jednotek a signatur či změnu stavění fondu, je možné pro provedení těchto změn využít právě přechod na nový knihovní software. Při migraci dat se totiž dají naprogramovat různé hromadné změny, které se automaticky aplikují při importu. Není pak již třeba, aby knihovníci tyto změny prováděli manuálně. Obzvláště v případě rozsáhlejšího knihovního fondu to může ušetřit značné personální i finanční zdroje.
Veřejné knihovny mají povinnost nabízet vyřazené knihy dalším knihovnám. K tomu je možné využít elektronickou konferenci Akvizice (informace o konferenci získáte na portálu Informace pro knihovny: https://ipk.nkp.cz/adresare-e-konference/diskusni-konference).

4.2 Bibliografické záznamy

Příprava bibliografických dat je podrobně popsána v kapitole Migrace dat a jejich příprava.

4.3 Uživatelé

Migraci je možné využít i ke změnám uživatelských skupin čtenářů, k hromadným změnám nastavení nebo k čištění dat o uživatelích.

Vzhledem k platné legislativě týkající se ochrany osobních údajů by v evidenci čtenářů po době stanovené knihovním řádem neměli být čtenáři, kteří již knihovnu nevyužívají. Výjimku tvoří čtenáři, kteří mají vůči knihovně nevyrovnané závazky. Při změně knihovního softwaru je dobré počet těchto čtenářů eliminovat, např. podniknout právní kroky k vymáhání dlužných knih a poplatků. Je také možné vymazat opakovaně upomínané nedohledatelné čtenáře, kteří dluží menší částky (v řádu korun).

Knihovna může ušetřit náklady za migraci tím, že do nového softwaru převede pouze osobní údaje o čtenářích a nebude převádět údaje o výpůjčkách a dalších čtenářských transakcích (platbách, rezervacích apod.). Vracení vypůjčených jednotek v tom případě probíhá v původním softwaru a nově vypůjčené jednotky se evidují v novém softwaru1) Po určité době se starý software uzavře a nevrácené výpůjčky se převedou do nového softwaru, případně se uzavřou formou vymáhání dluhů. . Tento postup je ale třeba dobře zvážit; je vhodný pouze v případě, kdy čtenáři nejsou zvyklí využívat historii výpůjček, ukládat si seznamy knih, kdy knihovna nepotřebuje uchovávat údaje o čtenářských transakcích atd.

4.4 Akvizice

Funkce knihovního softwaru pro akvizici zdaleka nevyužívají všechny knihovny. Navíc (na rozdíl od údajů o knihovních jednotkách nebo čtenářích, které se používají každodenně) se některé uložené akviziční údaje po určité době využívají minimálně nebo vůbec. Pokud tedy knihovna akviziční funkce knihovního softwaru používá, doporučujeme provést revizi akvizičních dat (podobně jako u bibliografických záznamů nebo dat o uživatelích). Tato revize zajistí, že se do nového softwaru budu převádět pouze ta data, která knihovna opravdu potřebuje a používá.

Většinou je možné zrušit vyřízené seznamy deziderát, dlouhodobě nevyřízené objednávky, neplatné údaje o dodavatelích nebo údaje, které už byly v účetnictví organizace skartovány2) Záleží vždy na tom, která data a jakým způsobem používaný knihovní software ukládá. . Vhodné je také zvážit, zda knihovna potřebuje do nového softwaru převádět údaje o uzavřených nebo zrušených objednávkách, údaje o starších platbách, zda je nutné převádět data všech poboček knihovny apod.

V některých případech je nutné uložená akviziční data uchovat, zejména kvůli podmínkám stanoveným legislativou nebo nejrůznějšími dotačními programy, z nichž byly pořízeny knihovního jednotky3) Viz též BANERJEE, Kyle Bonnie PARKS (eds.). Migrating library data: a practical manual. Chicago: Neal-Schuman, 2017, s. 128. ISBN 978-0-8389-1503-5. . Vždy také doporučujeme převést do nového softwaru údaje o dodavatelích.
Podklady ze stávajícího systému nutné pro účetní nebo grantovou evidenci, které knihovna potřebuje uchovat, ale nechce je převádět do nového softwaru, lze vyexportovat do souboru vhodného formátu4) Záleží mj. na možnostech daného softwaru. a uložit nebo vytisknout, případně ponechat ve stávajícím softwaru (pokud to licenční či jiné podmínky umožňují)5) Je třeba dát pozor na lhůty uchování osobních údajů. .

V případě, že objem akvizičních údajů není velký6) Optimální je (je-li to možné) zajistit, aby v určitém časovém úseku nebylo nutné zadávat nové objednávky. a knihovna chce snížit náklady na migraci dat, lze uzavřít stávající objednávky v původním softwaru a nové objednávky již vytvářet v softwaru novém.

4.5 Přípravné kroky v dalších oblastech

V závislosti na velikosti a funkcích knihovny je případně třeba řešit převod dalších oblastí knihovního softwaru (správa seriálů, správa elektronických zdrojů, údaje potřebné k autentizaci uživatelů v různých systémech apod.). Vždy je vhodné zvážit, jakým způsobem je možné provést revizi dané oblasti, případně zda je účelné převádět všechna data. Při rozhodování je dobré vzít v potaz, jak se liší pracovní postupy ve stávajícím a v novém softwaru, co je potřeba změnit, jaké nové služby chce knihovna zavádět (viz též Pracovní postupy, procesy a služby knihovny).

Doporučené zdroje: Standard pro dobrý knihovní fond BANERJEE, Kyle a Bonnie PARKS (eds.). Migrating library data: a practical manual. Chicago: Neal-Schuman, 2017. xix, 251 s. ISBN 978-0-8389-1503-5.