Nastavení systému

Zavádění nového knihovního softwaru se neobejde bez nutnosti provedení nejrůznějších nastavení a přizpůsobení systému. Způsob a rozsah nastavení se v jednotlivých softwarech liší. Roli hraje nejen architektura softwaru, ale také jeho robustnost, používaný typ katalogu nebo způsob jeho provozu, typ, velikost a potřeby knihovny, používané pracovní pracovních procesy a postupy aj.

Některá nastavení jsou součástí databáze knihovního softwaru. Tato nastavení mohu být většinou prováděna prostřednictvím grafického rozhraní knihovního softwaru pověřeným pracovníkem knihovny nebo systémovým knihovníkem. Jiná nastavení (např. nastavení webového serveru a služeb, přizpůsobení webového rozhraní katalogu) mohou vyžadovat znalost administrace serveru, práce v příkazovém řádku, programování webu). Tato nastavení obvykle provádí dodavatel/provozovatel softwaru nebo IT pracovník dané knihovny (podle způsobu provozu katalogu).

Při instalaci softwaru jsou již obvykle k dispozici některá dílčí výchozí nastavení (např. základní typy organizačních jednotek knihovny nebo základní role uživatelů s přidělenými oprávněními, výchozí šablony pro katalogizace MARC, servery pro stahování Z39.50 apod.) Před migrací dat je obvykle nutné provést další základní nastavení. Některá nastavení je však lepší provádět, až když jsou do softwaru naimportována data, mimo jiné kvůli správnému testování funkcí softwaru 1) Například nastavení výpůjčních pravidel, které je možné zkontrolovat, až když jsou v softwaru autentická data .

Pokud knihovna migruje data do softwaru, který je nástupcem dříve používaného softwaru, je možné nastavení, která jsou součástí databáze softwaru importovat do nového knihovního softwaru spolu s dalšími daty.

Při rozhodování a zjišťování, co a jak nastavit, může pomoci analýza situace a potřeb knihovny (organizační struktura, potřeby uživatelů, poskytované služby) a také pracovních postupů a procesů.
Potřebných nastavení je celá řada. Při plánování změny softwaru je nutné zaměřit se na nastavení Zejména v níže uvedených oblastech 2) Uvádíme zde pouze výběr nastavení :

Organizační struktura

Obvykle ještě před migrací dat je nutné nastavit hierarchii systému, tj. jednotlivé organizační jednotky, v závislosti na struktuře organizace. Součástí těchto nastavení mohou být i místnosti či jiná umístění exemplářů (např. studovna, dětské oddělení aj.)

Uživatelé a oprávnění

Pro správné fungování systému je nutné nastavit skupiny uživatelů.3) Pro skupiny uživatelů se používá také termín „statusy“ nebo „kategorie“ uživatelů. Tyto se obvykle dělí na dva základní typy:

Uživatelé knihovny (čtenáři), kteří mohou být dále rozděleni do dalších podskupin, obvykle podle potřeby rozlišit pravidla pro výpůjčky a další služby (např. interní či externí čtenáři, děti či dospělí, zaměstnanci organizace, studenti)

Personál (katalogizátoři, akvizitéři, personál ve službách apod.). Uživatelům nebo skupinám z řad personálu jsou (obvykle kromě výpůjčních pravidel) navíc přidělována také oprávnění pro jednotlivé činnosti při administraci knihovního systému, správě knihovního fondu, správě čtenářů a výpůjček apod.

Počet dostupných oprávnění se v závislosti na možnostech konkrétního knihovního sofwaru pohybuje obvykle do desítek až po stovky. Také způsoby nastavení oprávnění se v jednotlivých softwarech mohou značně lišit, podle toho, zda jde oprávnění přidělit jednotlivci nebo skupině (případně obojí), zda jde přidělit jednotlivé oprávnění (jako např. editovat bibliografický záznam, editovat kódované údaje MARC, editovat údaje o uživateli, půjčovat knihovní jednotky atd.) nebo zda je možné přidělit pouze soubor oprávnění pro konkrétní role (jako např. katalogizátor, akvizitér, pracovník pokladny, pracovník ve výpůjčním protokolu aj.). V softwarech primárně určných pro společné katalogy a spolupráci více knihoven jsou obvykle k dispozici také propracovné možnosti přiadit oprávnění na úrovni konkrétní knihovny či pobočky.

Katalogizace a správa fondu

Pro katalogizaci je nutné nastavit zejména

Šablony/formuláře MARC pro vytváření záznamů v MARC pro různé typy dokumentů. Tam, kde to daný software dovoluje, je ušetřit personálu práci tím, že jsou tyto šablony přizpůsobeny potřebám konkrétní knihovny (napři předvyplnit v nich siglu nebo další údaje, které pro daný typ dokumentů vždy společné).

Šablony pro zpracování exemplářů

Servery Z39.50 pro stahování záznamů

Vzory pro předpovědi očekávaných čísel exemplářů aj.

Výpůjční protokol

V rámci výpůjčního protokolu je obvykle nutné nastavit zejména:

Pravidla výpůjček pro jednotlivé skupiny uživatelů (doba trvání výpůjček, počet vypůjčených dokumentů, povolený počet výpůjček a prodloužení,

Pravidla pro rezervace/objednávky, (chování systému při rezervacích, pořadí splnění rezervací, možnosti zadání a vyzvednutí rezervovaných jednotek čtenářem

Pravidla sankcí a blokací (pokuty a zpozdné, blokování čtenářského konta při určitých stavech či akcích - např. při překročení výpůjční lhůty některé z vypůjčených jednotek) aj.

Akvizice

Podle typu knihovního softwaru a míry využívání akvizice danou knihovnou je potřeba nastavit např.

Rozpočty

Zdroje financování

Převody měn

Reklamační postupy

Šablony pro příjem dokumentů

Parametry pro elektronické objednávky a fakturaci aj.

Šablony tiskových a e-mailových výstupů

Součástí procesů při výpůjčním protokolu nebo spouštění automatických akcí jsou tiskové nebo e-mailové výstupy. Některé z nich jsou v knihovních softwarech předdefinované, vždy je však nutné je přizpůsobit potřebám konkrétní knihovny (upravit výběr konkrétních polí, upravit hodnoty některých údajů, např. adresu knihovny, upravit znění textu apod.). Jde zejména o tyto výstupy:

Výpisy výpůjček, rezervací, seznamů knih

Potvrzení o platbách

Přihláška do knihovny

Průvodky rezervací nebo přeprav

Potvrzovací e-maily k různým akcím systému (např. změna hesla apod.)

Objednávky, faktury, pracovní listy

Přírůstkové a jiné seznamy

Spouštění automatických akcí

Automatickými akcemi se rozumí např. akce, které se spustí nějakou akcí uživatele (např. uživatel zadá tisk objednávky, požádá o změnu hesla, rezervovaná kniha byla vrácena a zařazena na regál s rezervacimi) nebo akce, které jsou naplánovány, aby proběhly jednou denně či v častějších intervalech (např. generování a rozeslání upomínek)

Pravidelné generování rezervací, zpozdného, tiskových výstupů

Zasílání e-mailů, SMS o upomínkách, rezervacích, vypůjčených dokumentech, stavu čtenářského konta, akcích knihovny apod.

Aktualizace propojení autoritních záznamů

Pravidelná anonymizace uživatelských dat

Generování opakovaných statistických výstupů a sestav

Automatické zálohování systému

Importy dat z jiných systémů aj.

Statistická data a výstupy

Nastavení statistických kategorií a výstupů se v jednotlivých systémech liší podle toho, zda a jaké statistické výstupy jsou k dispozici v základní konfiguraci při instalaci, do jaké míry je možné vytvářet vlastní výstupy, které údaje je možné do statistik zahrnout apod. V rámci provozu knihovny je potřeba, aby byly nastaveny především tyto oblasti:

Vlastní statistické kategorie knihovny, které se přiřadí k datům o jednotkách nebo uživatelích

Které údaje mají být součástí statistických výstupů a jak se mají zobrazit či seřadit

Automatické generování statistických výstupů (kdy se které výstupy mají generovat, jak často se má generování opakovat, kam se mají posílat aj.)

Přizpůsobení online katalogu

Rozhraní online katalogu pro veřejnost se obvykle přizpůsobuje grafickému vzhledu knihovny. Možnosti nastavení se různí podle možností nebo typu softwaru. Vetšinou je v katalogu možné změnit

Logo dané knihovny

Barevné schéma případně další grafika webového rozhraní katalogu

URL odkazy nebo nápovědné texty

Fasety a pole pro vyhledávání aj.

Periferní zařízení a systémy třetích stran

Periferními zařízeními se rozumí zejména tiskárny, čtečky čárových kódů, čtečky čipových karet aj. Konfiguraci vyžadují také systémy třetích stran a spolupráce s kooperativními projekty. Podle toho, jaká zařízení knihovna používá a s kým spolupracuje může jít např. o

Zařízení pro samoobslužné vracení a výpůjčku

Výpůjčky e-knihy

Platební brány

Autentizační nástroje

Systémy pro správu elektronických zdrojů

Kooperativní projekty (např. Souborný katalog ČR, portál Knihovny.cz) aj.

Součástí nastavení pro různé externí systémy a kooperativní projekty bývá zejména konfigurace různých serverových služeb, protokolů a formátů výstupu (např. protokoly SIP, NCIP, OAI-PMH pro sklízení záznamů, formát MARC XML, MODS) aj.