3. Časový plán

Časový plán projektu může být ovlivněn mnoha okolnostmi, např. možnostmi stávajícího softwaru či infrastruktury (konec podpory softwaru, stav stávajícího softwaru či dat v něm uložených nebo nezbytné funkce, které může/nemůže zajistit, potřeba změny hardwaru apod.). Vliv mohou mít i aspekty související s financováním projektu, zejména termíny spojené se získání dotace z dotačních programů VISK.

Za optimální dobu pro přípravu a uskutečnění změny knihovního softwaru je považováno cca 18 až 24 měsíců1) WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. Integrated library systems: planning, selecting, and implementing. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. s. 61. ISBN 978-1-59158-897-9. .

Nelze však předpokládat, že časový plán bude vždy beze zbytku dodržen. Některé dílčí kroky projektového plánu mohou být zvládnuty rychleji, některé si naopak mohou vyžádat delší čas. Pokud je časový plán správně sestaven a obsahuje posloupnost jednotlivých kroků a přehled důležitých termínů, může být užitečným nástrojem právě v situacích, kdy vše nejde podle původních předpokladů.

Počítejte s dostatečným časem na zaškolení zaměstnanců i na důkladné otestování všech funkcí a nastavení softwaru (ještě před dnem změny).

3.1 Datum změny softwaru (den D)

Plánování změny softwaru se odvíjí od posledních kroků projektu. Zásadní položkou časového plánu je totiž datum změny knihovního softwaru (den D). Důležitým východiskem časového plánu projektu je proto optimální období v rámci roku, kdy může proběhnout změna (samotný přechod). To se může lišit podle typu nebo velikosti knihovny. Termín přechodu na nový software vychází také ze zvolené strategie přechodu na nový software.

Např. v akademických knihovnách je vhodným termínem pro změnu softwaru období prázdnin, kdy neprobíhá výuka a studenti knihovnu využívají o něco méně než v jiných obdobích. V jiných knihovnách naopak doba prázdnin vyhovovat nemusí, protože provoz je víceméně totožný s ostatními obdobími v roce a zaměstnanci navíc mají dovolenou; není tudíž k dispozici dostatek pracovníků, kteří by zajistili činnosti spojené s přechodem na nový software.
Změna softwaru obvykle probíhá při uzavření knihovny. V závislosti na typu a potřebách knihovny může být nutné uzavření knihovny i na několik dní, obvykle však postačí uzavření na jeden až dva dny, např. během víkendu.

Pro klidný přechod a omezení případných rizik je lepší, když po převodu dat následuje ještě jeden „neprovozní den knihovny“, během kterého je čas na důkladnější testování všech funkcí (např. pokud převod dat proběhne v sobotu v noci, je možné všechny funkce a nastavení testovat v průběhu neděle).

3.2 Termíny dotačního programu VISK 3

Součástí časového plánu projektu musí být také termíny spojené s jeho financováním. V českém prostředí půjde (kromě financí získaných od zřizovatele) především o financování z dotačního programu VISK 3.

Začátek prosince předcházejícího roku před realizací projektu – uzávěrka projektu: pozor, do žádosti o dotaci je již nutné uvést přesný rozpočet projektu; žádost musí obsahovat také další povinné přílohy, např. cenovou nabídku a prohlášení dodavatelů o dodržování standardů (to je třeba získat předem). V této době již tedy musí být software vybrán.

Cca konec března v roce realizace projektu – knihovna obdrží informace o přidělení/nepřidělení dotace z projektu VISK 3.

Cca konec dubna v roce realizace projektu – připsání získané dotace na účet knihovny – je však nutné počítat s tím, že se připsání financí může zdržet a proběhnout např. až v červnu.

31. prosince v roce realizace projektu – do toho termínu musí byt provedeny všechny platby spojené s projektem.

Začátek ledna následujícího roku2) Obvykle jde o 15. ledna, je však nutné sledovat podmínky vyúčtování dotace. – nejzazší termín pro zaslání vyúčtování projektu na Ministerstvo kultury; vyúčtování je však možné zaslat kdykoliv v průběhu roku, pokud již byl projekt ukončen.