11. Statistika a výroční zpráva

V kapitole se seznámíte s povinností zpracovávat statistky a dozvíte se, jaké nástroje k tomu můžete použít.

Hlavní body kapitoly

• Statistika knihoven
• Deník knihovny a FAQ
• STAT-EXCEL
• Benchmarking knihoven
• Výroční zpráva

Klíčová slova

Statistika, Deník knihovny, benchmarking knihoven, Kult (MK)12-01, výroční zpráva.

Pravidelná roční statistická zjišťování v oblasti kultury provádí NIPOS, útvar Centrum informací a statistik kultury na základě pověření Ministerstva kultury v souladu se zákonem č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě, ve znění pozdějších předpisů, s dodržením mezinárodních doporučení.

Uvedená statistická šetření jsou realizována podle vyhlášky Program statistických zjišťování, kterou na příslušný kalendářní rok vydává Český statistický úřad vyhláškou, kterou vypracovává v součinnosti s ministerstvy a jinými správními úřady a vyhlásí jej vždy nejpozději do 30. listopadu předcházejícího roku.

V programu se u každého statistického zjišťování uvádí:

• účel statistického zjišťování a jeho obsah,
• okruh zpravodajských jednotek, které mají zpravodajskou povinnost,
• způsob statistického zjišťování,
• periodicita a lhůty k poskytnutí údajů,
• orgán provádějící statistické zjišťování.

„Veřejné knihovny jsou významnými institucemi pro uchování kulturního a vědeckého dědictví (archivují vzácné knihovní fondy, zajišťují jejich digitalizaci apod.) a zároveň shromažďují a veřejnosti zpřístupňují produkty současné kultury. V posledních letech veřejné knihovny poskytují stále více i jiné služby než klasické půjčování knih. Mezi ně patří poskytování informací, kulturní a vzdělávací pořady či přístup k internetu. Veřejné knihovny jsou šetřeny ročním výkazem KULT(MK) 12-01. Mezi nejvýznamnější šetřené ukazatele patří počet knihovních jednotek, registrovaných čtenářů, výpůjček, návštěvníků, zaměstnanců a dále ukazatele hospodaření.“¹⁾

Knihovny provádějí:

• denní statistiku (průběžně)
• roční statistiku (jedenkrát ročně)

Knihovny muzejní, galerijní, školní atp. vyplňují údaje za svou knihovnu v návaznosti na statistické šetření své organizace (muzea, galerie, školy).

Deník knihovny je vydáván ve spolupráci NIPOS a Knihovnického institutu NK ČR. Obsahuje formuláře pro vedení průběžné evidence o činnosti knihovny, které pak slouží pro vyplňování ročního statistického výkazu KULT (MK) 12-01, schváleného Českým statistickým úřadem.

Pro zájemce, kteří potřebují přesnější výklad jednotlivých pojmů, existuje na stránce Knihovnického institutu NK ČR soubor s otázkami, na které jsou často hledány odpovědi. Otázky jsou tříděny ve struktuře odpovídající výkazu Kult (MK) 12-01.

Veřejné knihovny jsou šetřeny ročním výkazem Kult (MK) 12-01. Mezi nejvýznamnější šetřené ukazatele patří počet knihovních jednotek, registrovaných čtenářů, výpůjček, návštěvníků, zaměstnanců a dále ukazatele hospodaření. Výkaz má celkem devět oddílů, do kterých se vpisují podrobné údaje za činnost knihovny v kalendářním roce.

Obr. 19: Proces sběru statistických dat

Obr. 20: Roční výkaz o knihovně – vstupní stránka

Jde o pomocný program pro sběr a vyhodnocení ročních statistických dat. Je určen krajským a pověřeným knihovnám. Ty do něj vkládají data za svou oblast (data obsluhovaných základních knihoven – obecních, městských i krajské knihovny) a následně je převádějí do sběrného programu NIPOS.

Program se skládá z několika vzájemně propojených souborů (PREH, ANAL, NIPOS, TISK). Vložená data se automaticky kopírují do všech souborů. Pro vyhodnocování činnosti knihoven je cenným zdrojem informací soubor ANAL umožňující analýzu dat za oblasti.

Umožňuje manažerům lépe poznat vnitřní fungování organizace, získat zpětnou vazbu a identifikovat příležitosti ke zlepšení a zároveň efektivní sdílení zkušenosti a nejlepší praxe. Podporuje spolupráci a je významným nástrojem každé učící se organizace.

V českém prostředí je metoda benchmarkingu využívána v projektu Benchmarking knihoven²⁾, který od roku 2006 provozuje Národní knihovna ČR. Ročně se projektu zúčastní více než 350 knihoven z České republiky i Slovenska. Účast v projektu je ze strany knihoven dobrovolná aktivita.

Pro oblast knihoven můžeme benchmarking definovat jako metodu vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven, která umožňuje zjišťování nejlepších výsledků a jejich uplatnění ve vlastní činnosti knihovny. Benchmarking nelze zúžit na pouhé jednorázové porovnávání, ale chápeme ho jako dlouhodobý a opakovaný proces, který motivuje a vede ke zlepšování činnosti knihovny jako celku.

Obr. 21: Vstupní stránka projektu Benchmarking knihoven

Postup benchmarkingu lze stručně shrnout do pěti základních kroků:

• Analýza vlastních výkonů a situace knihovny: Jak to děláme my?
• Nalezení knihovny pro vzájemné porovnávání, analýza její činnosti: Jak to dělají oni?
• Vzájemné srovnávání, analýza dosažených výsledků, identifikace silných a slabých stránek: Kdo je v tom nejlepší?
• Změny ve vlastní činnosti, využití nových postupů a získaných zkušeností: Co můžeme využít ve vlastní praxi?
• Měření dosažených výsledků, zjištění účinnosti změn: Dosáhli jsme změny, zlepšili jsme se?

Pro vyhodnocování se používají data získaná při ročním sběru statistických dat o knihovně, která jsou ukládána do specializované databáze.

Vychází se z předpokladu, že od rozsahu obsluhované populace se odvíjí jak druhové spektrum služeb, tak i jejich objem, tj. knihovny v obci určité velikosti jsou přibližně stejně velké a nabízejí obdobné typy služeb.

Zapojené knihovny rozděleny do několika velikostních kategorií podle počtu obyvatel obce či města, ve kterém sídlí. Kategorizace knihoven je totožná s tou, která je používána ve Standardu VKIS, a je doplněna kategorií krajských knihoven.

Činnost veřejných knihoven je financována z veřejných prostředků a v této souvislosti vznikají legitimní otázky, zda jsou finanční prostředky vynakládány efektivně a jaké jsou vlastně ekonomické přínosy knihovnických služeb. Stejně jako všude na světě je naprostá většina služeb knihoven poskytována veřejnosti bezplatně, což je v případě České republiky knihovnám a jejich provozovatelům uloženo knihovním zákonem. Bezplatně ovšem neznamená, že by tyto služby neměly žádné náklady.

Pro sledování ekonomické efektivnosti knihovnických služeb mohou české knihovny využít výsledky projektu Metodika měření hodnoty služeb knihoven, na kterém od roku 2011 spolupracují Městská knihovna v Praze, Fakulta ekonomicko-správní Univerzity Pardubice a Ekonomická fakulta Univerzity Mateja Bela v Banské Bystrici. Projekt je také znám pod zkratkou ROI.⁴⁾

Cílem projektu je odpovědět na otázky typu:

• Vyplatí se knihovny?
• Pokud financujeme knihovnu, je to dobrá investice?
• Není financování knihovny v době internetu ztrátou?

Výroční zpráva je periodicky se opakující, ucelený dokument poskytující informace o organizaci/knihovně; je jedním z důležitých propagačních materiálů. Jejím úkolem je uceleně, vyváženě a komplexně informovat o vývoji knihovny, její činnosti a postavení.

U výroční zprávy je dobré usilovat o co největší stručnost, jednoduchost a přehlednost textu s maximem konkrétních údajů.

Dobře a včas zpracovaná výroční zpráva:

• Poskytuje provozovateli knihovny a veřejnosti transparentní přehled o tom, jak knihovna spravuje své finanční prostředky a jaké jsou výsledky její práce. To pomáhá budovat důvěru a vztahy s občany a dalšími zájemci o knihovnu.
• Umožňuje knihovně zhodnotit svůj výkon, porovnat ho s předchozími obdobími a stanovit si nové cíle. To je klíčové pro zlepšování činnosti a růst knihovny.
• Je skvělou příležitostí k prezentaci hodnot a poslání knihovny, k seznámení veřejnosti s výsledky důležitých projektů, s událostmi a aktivitami, které podporují vzdělávání, kulturu, komunitní zapojení a další aspekty knihovnické práce.
• Je nástrojem pro získání podpory a financování. Pokud knihovna představí své úspěchy a přínosy ve strukturované a komplexní formě, může získat podporu od místní samosprávy, sponzorů a dalších potenciálních dárců.
• Je dokumentem o historii a vývoji knihovny. Zaznamenává, jak se knihovna vyvíjela, měnila a přispívala k rozvoji místní komunity. Je-li zpracovávána pravidelně, po řadu let, je jedinečným dokladem, kronikou knihovny. Výroční zpráva je důležitým nástrojem pro komunikaci, hodnocení, prezentaci hodnot a poslání knihovny a v neposlední řadě i pro získávání podpory.

„Knihovny jsou nejčastěji zřizovány jako příspěvkové organizace územně samosprávného celku nebo dobrovolného svazku obcí, případně jako organizační složky obce. Část knihoven je zřizována jako součást jiné kulturní organizace nebo oddělení kultury či jiného oddělení územně samosprávných celků.„

Povinnost zpracovávat výroční zprávu mají státní orgány, územní samosprávné celky a jejich orgány a veřejné instituce.

Ve výroční zprávě rekapitulují předchozí rok po stránce:

• finanční,
• marketingové,
• personální.

Při zpracování výroční zprávy je nezbytné dodržovat:

• zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 21,
• zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, § 18 odst. 1,
• vyhlášku č. 515/2020 Sb., o struktuře informací zveřejňovaných o povinném subjektu a o osnově popisu úkonů vykonávaných v rámci agendy.

Příspěvkové organizace jsou povinny podle této legislativy postupovat, to znamená zveřejňovat stanovený okruh informací, vyřizovat žádosti o informace a plnit další povinnosti zákonem stanovené.

Každá výroční zpráva povinně obsahuje:

• formulaci vize, poslání, cílů knihovny,
• informace o činnosti knihovny,
• zprávu o hospodaření (příjmy, výdaje, mimorozpočtové zdroje…),
• organizační strukturu knihovny (oddělení, jména…),
• poděkování zaměstnancům, spolupracujícím institucím, donátorům a dalším,
• kontaktní a identifikační údaje,
• tiráž.

Do výroční zprávy můžete přidat:

• úvod,
• stručnou historii knihovny,
• záměry organizace pro další rok,
• informaci o spolupráci s jinými organizacemi, o členství v mezinárodních a celorepublikových organizacích.

Poskytování informací dle § 18 zákona č. 106/1999 Sb. (dále infozákon)

Údaje:

1. počet podaných žádostí o informace a počet vydaných rozhodnutí o odmítnutí žádosti,
2. počet podaných odvolání proti rozhodnutí,
3. opis podstatných částí každého rozsudku soudu ve věci přezkoumání zákonnosti rozhodnutí povinného subjektu o odmítnutí žádosti o poskytnutí informace a přehled všech výdajů, které povinný subjekt vynaložil v souvislosti se soudními řízeními o právech a povinnostech podle tohoto zákona, a to včetně nákladů na své vlastní zaměstnance a nákladů na právní zastoupení,
4. výčet poskytnutých výhradních licencí, včetně odůvodnění nezbytnosti poskytnutí výhradní licence,
5. počet stížností podaných podle § 16a, důvody jejich podání a stručný popis způsobu jejich vyřízení,
6. další informace vztahující se k uplatňování tohoto zákona.

Připomínáme:

• zprávu jsou povinné subjekty povinny zveřejnit i v situaci, kdy v kalendářním roce knihovna neobdržela a nevyřizovala žádnou žádost o informace,
• formát není stanoven, ale zpráva podle zákona č. 106/1999 Sb. musí obsahovat všechny náležitosti, které infozákon stanoví.

Pro zpracování výroční zprávy použijte:

• Roční výkaz o knihovně – Kult (MK) 12-01,
• data z automatizovaného knihovního systému,
• data z benchmarkingu knihoven,
• výroční zprávu z předchozího roku.

Výroční zprávu zpracováváte nejen na základě legislativní povinnosti, ale také s myšlenkou, že může být zajímavá především pro:

• zřizovatele/provozovatele knihovny,
• spolupracující organizace,
• zaměstnance,
• sponzory, dárce, donátory,
• kolegy z jiných knihoven,
• veřejnost, případně zájemce ucházející se o práci v knihovně.

Některé větší knihovny se statutem příspěvkové organizace zpracovávají výroční zprávu také jako dokument určený široké veřejnosti (například Národní knihovna ČR, krajské knihovny…). Výroční zpráva tak získává charakter veřejně šířené monografie, to znamená, že je jí přiděleno číslo ISBN a odevzdává se povinný výtisk v souladu se zákonem o neperiodických publikacích.

Za zpracování výroční zprávy odpovídá ředitel/ka nebo vedoucí knihovny. Podklady pro výroční zprávu připravuje předem dohodnutý tým.

Schvalování výroční zprávy:

Výroční zprávu schvaluje:

• vedení knihovny,
• vedení obce (rada obce, starosta…).

Výroční zpráva se zveřejňuje:

• prostřednictvím dálkového přístupu (na webu/webových stránkách knihovny),
• v tištěné podobě (výtisky pro veřejnost, archiv, výtisky k rozeslání),
• na web/webovou stránku vložte text převedený do formátu pdf.