Kapitola je orientována na řízení knihovny, ustavení ředitele a zástupce knihovny, předávání agendy při nástupu nového ředitele a manažerské dovednosti. Věnuje se poradám zaměstnanců i pracovním vztahům a úkolům a povinnostem ředitele knihovny, včetně jeho odpovědnosti.
Charakteristika systému řízení je primárně zaměřena na knihovnu jako samostatný právní subjekt, zpravidla příspěvkovou organizaci. Uvedené zásady platí v přiměřeném rozsahu i pro vedoucího knihovny, která působí jako organizační složka jiného právního subjektu, například obce, vysoké školy, muzea a podobně. V takovém případě je nutné věnovat pozornost pravidlům a předpisům platným pro danou instituci.
Hlavní body kapitoly
Klíčová slova
Knihovna, řízení, ředitel, zástupce ředitele, jednání, agenda, porada, vztahy.
Management knihovny zahrnuje zejména nastavení celého systému řízení, hodnot a pravidel organizace, především:
Jako každá právnická osoba musí mít i příspěvková organizace ustaven statutární orgán.1)
Statutárnímu orgánu náleží veškerá působnost, kterou zakladatelské právní jednání, zákon nebo rozhodnutí orgánu veřejné moci nesvěří jinému orgánu právnické osoby.2)
Pro knihovny je standardní formát individuálního statutárního orgánu, tj. ředitele knihovny, přičemž tato osoba je oprávněna zastupovat příspěvkovou organizaci ve všech záležitostech.
Ředitel knihovny, příspěvkové organizace, je do své funkce zřizovatelem jmenován.
Je v pravomoci zřizovatele, aby ve zřizovací listině knihovny, příspěvkové organizace, vymezil způsob, jakým statutární orgán vystupuje jménem organizace. Nejčastějším případem bývá, že ředitel je oprávněn za knihovnu jednat ve všech věcech samostatně, případně na základě plné moci dané zřizovatelem.
Ilustrativní výčet činností:
Ředitel knihovny nese odpovědnost za řadu činností a rozhodnutí v oblasti:
V pracovněprávní oblasti:
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.
Nařízení vlády č. 341/2017 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě.
V oblasti řídicí dokumentace:
V ekonomické oblasti:
Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů.
Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech.
Zákon č. 23/2017 Sb., o pravidlech rozpočtové odpovědnosti.
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě.
V oblasti hospodaření s majetkem:
V oblasti veřejných zakázek:
V oblasti práce s riziky a v případě nestandardních událostí:
V oblasti řešení stížností na činnost knihovny:
V oblasti uzavírání smluv:
V případě změny osoby ředitele předá odcházející ředitel za přítomnosti zástupce zřizovatele veškerou agendu organizace novému řediteli, a to nejpozději do jednoho měsíce od dne, k němuž byl nový ředitel jmenován. K datu předání je nezbytné vyhotovit písemný předávací protokol ve třech originálech, z nichž každá strana obdrží jeden (předávající, přejímající, zástupce zřizovatele).
Ředitel knihovny předává:
Zákon č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, zavádí pojem veřejný funkcionář, pro kterého vyplývají jisté povinnosti – zdržet se činnosti, neslučitelnost s jinými činnostmi, oznamovací povinnost.
Veřejným funkcionářem je:
Je nutné nezapomenout na podání oznámení o osobním zájmu, o činnostech, majetku, příjmech a závazcích – podává se ke dni zahájení výkonu funkce, poté průběžné oznámení do 30. června, a při ukončení výkonu funkce veřejného funkcionáře. Pozor: porušení povinností veřejného funkcionáře je přestupkem se sankcí, přestupek projednává obecní úřad obce s rozšířenou působností, kde má veřejný funkcionář trvalý pobyt.
Základní pravidla a postupy jsou k dispozici na portálu JUSTICE.CZ.
Zástupce statutárního orgánu je osoba, která je v době nepřítomnosti statutárního orgánu (tj. ředitele knihovny) oprávněna jednat jménem právnické osoby v plném rozsahu kompetence statutárního orgánu. Uvedenou osobou je z logiky věci zaměstnanec knihovny. Může jím být:
Zástupce statutárního orgánu ustanovuje statutární orgán, tj. ředitel knihovny.
Kompetence zaměstnance zastupovat statutární orgán v plném rozsahu práv a povinností je stanovena interním předpisem, obvykle organizačním řádem knihovny.
K odvolání ředitele knihovny je oprávněn ten, kdo je příslušný k jeho jmenování, tj. zřizovatel knihovny. Zřizovatel může odvolat ředitele z funkce i bez udání důvodů.
Ředitel knihovny se může svého místa rovněž vzdát.
Výkon práce na pracovním místě ředitele knihovny platí ode dne doručení odvolání nebo vzdání se tohoto místa, nebyl-li v odvolání nebo vzdání se pracovního místa uveden pozdější den.
Odvoláním nebo vzdáním se pracovního místa ředitele knihovny pracovní poměr nekončí; zaměstnavatel (nový ředitel nebo pověřený ředitel) je povinen tomuto zaměstnanci navrhnout změnu jeho dalšího pracovního zařazení v knihovně na jinou práci odpovídající jeho zdravotnímu stavu a kvalifikaci. Jestliže taková práce v knihovně není nebo ji zaměstnanec odmítne, jde o překážku v práci na straně zaměstnavatele (tj. knihovny) a současně platí, že je dán výpovědní důvod podle § 52 písm. c) zákoníku práce.
Je-li ředitel knihovny ze své funkce odvolán nebo se funkce vzdal, do jmenování nového „řádného či pověřeného“ ředitele zřizovatelem nemá knihovna, příspěvková organizace, statutární orgán.
Do doby jmenování nového ředitele může knihovnu zastupovat jiný zaměstnanec, pokud je to stanoveno ve vnitřních předpisech knihovny (zástupce statutárního orgánu). Tento pověřený zaměstnanec může činit za knihovnu právní jednání, včetně právních jednání směřujících k rozvázání pracovního poměru s odstoupivším ředitelem knihovny.
Zřizovatel může ihned po odvolání nebo vzdání se funkce ředitele jmenovat nového vedoucího, např. na dobu určitou do doby jmenování ředitele knihovny na základě výběrového řízení. Takto jmenovaný vedoucí (byť na dobu dočasnou) je řádným statutárním orgánem knihovny, příspěvkové organizace.
Vedení obce zřizuje také organizační složky jako svá zařízení bez právní subjektivity. Organizační složka územního samosprávného celku vzniká rozhodnutím jeho zastupitelstva.
Organizační složka hospodaří jménem svého zřizovatele a není účetní jednotkou.
Zřizovatel jmenuje vedoucího organizační složky, určí jeho práva a povinnosti. Ostatní pracovníci této složky jsou zaměstnanci zřizovatele.
Rozpočet organizační složky je součástí rozpočtu jejího zřizovatele. Na ni přenáší zřizovatel oprávnění disponovat jen s takovými peněžními prostředky, které souvisejí s její běžnou, pravidelnou činností, již je nutné zabezpečovat operativně. Tyto prostředky poskytuje zřizovatel organizační složce formou provozní zálohy v hotovosti nebo zřízením běžného účtu u banky.
Organizační složka je povinna vyúčtovat provozní zálohu po ukončení období, na něž byla poskytnuta, nejpozději však do 31. prosince rozpočtového roku. Peněžní průběh svého hospodaření vede organizační složka v peněžním deníku v plném členění podle rozpočtové skladby.
Údaje z peněžního deníku se převádějí do rozpočtu příjmů a výdajů zřizovatele, a to ve stanoveném termínu (nejméně měsíčně a nejpozději před koncem roku).
Nevyčerpanou zálohu je organizační složka povinna vrátit zřizovateli ve stanoveném termínu, nejpozději před koncem roku.
Důležitým úkolem vedení knihovny je obhajovat její postavení jako nedílné součásti mezinárodní, národní i místní infrastruktury. Cílem je propagovat knihovnu mezi politiky a vrcholovými představiteli veřejné správy na všech úrovních tak, aby pochopili význam veřejných knihoven a ty mohly získávat dostatečné finanční prostředky na svůj provoz a další rozvoj.
Obhajoba veřejných knihoven (advokacie knihoven) je vysvětlování úlohy knihoven v současnosti, v digitálním světě, pozitivní ovlivňování rozhodování místních, regionálních a státních institucí a orgánů s cílem získání politické a finanční podpory pro transformaci knihoven na moderní informační, vzdělávací, kulturní a komunitní centra. Library advocacy 4) se nabízí jako ucelená koncepce, která nabízí efektivní komunikační strategii.
Více informací získáte po absolvování kurzu Úvod do library advocacy pro veřejné knihovny.
Manažerské činnosti obsahují řadu různých aktivit:
Jako organizační kulturu označujeme hodnoty rozšiřující formální firemní pravidla, která jsou základem pro řízení organizace. Ta jsou předmětem sdílené filozofie, hodnot, přesvědčení, předpokladů, očekávání, postojů a norem Je to to, co je pro organizaci typické: zvyky, převládající postoje, vytvořené vzorce přijatelného a očekávaného chování. Ideální je stav, kdy se shodují systémy hodnot v organizaci se systémem hodnot zaměstnance/zaměstnanců.
Pracovní vztahy v knihovně mají svou formální a neformální stránku. Obě stránky jsou součástí pracovních vztahů, ale jejich zastoupení se obvykle liší. Ve vztahu mezi spolupracovníky obvykle převažují neformální vztahy, u vztahů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem nebo mezi odbory a zaměstnavatelem převažuje vztah formální.
Zdravé, harmonické, mezilidské pracovní vztahy vytvářejí pozitivní klima, které má nezanedbatelný vliv na pracovní činnost.
V každé knihovně mají být vytvářeny zdravé pracovní návyky, se kterými by měli být seznámeni všichni zaměstnanci:
Orientace na službu veřejnosti (proklientská orientace) by měla být součástí každé zdravé knihovny.
K dosažení toho je nutná:
Kvalitní služba veřejnosti je podmíněna dobrou vnitřní komunikací, funkční organizační strukturou a kvalifikovaným personálem. Současným trendem je i vysoká kvalita e-služeb, které uživatelům usnadňují přístup ke službám knihovny.
Na druhou stranu nezdravé, chaotické a neuspořádané vztahy mezi vedením a zaměstnanci vytvářejí nezdravé pracovní prostředí, které snižuje produktivitu práce, vznikají pak časté konflikty, porušování kázně a projevuje se oboustranná nedůvěra.
Nesmírně významná je komunikace se zřizovatelem. Zásadní je, aby obě strany spolu komunikovaly, nejlépe jak formálně, tak neformálně. Účelem je budování vztahů, jejich vytváření a rozvíjení. Jde o systematický přístup založený na pravdivosti, důvěryhodnosti, transparentnosti, umění naslouchat a na etickém chování.
Je důležité, aby vedení knihovny udržovalo úzké a pozitivní vztahy s orgány, které mají rozhodovací pravomoci či vliv na chod organizace a její financování.
V rámci budování efektivních vztahů je vhodné držet se těchto zásad:
Ředitel knihovny jako vedoucí pracovník má mít přímý přístup k radě, komisi nebo k výboru, do jehož kompetence spadají knihovnické služby. Vedle oficiálních porad by měly probíhat i pravidelné neformální kontakty vedení knihovny se zástupci věcně příslušného odboru či zainteresovaných osob, aby byli průběžně dobře informování o službách knihovny, jejich současném i budoucím rozvoji.
Zaměstnancem může být pouze fyzická osoba; řízení organizace by mělo být založeno na promyšlené organizační struktuře. Vedoucími zaměstnanci jsou lidé, kteří jsou na jednotlivých stupních řízení oprávněni § 11 Zákoníku práce:
Prostřednictvím správně nastavené interní komunikace zlepšují knihovny své vztahy se zaměstnanci, aby tito lépe rozuměli tomu, co se v knihovně děje, kam směřuje, jakou má roli a strategii. Komunikace uvnitř organizace má probíhat správným způsobem – informace zaměstnancům mají předávat přímí nadřízení.
Ke komunikaci jsou obvykle využívány nástroje pro okamžitou komunikaci (např. intranet, e-mail…), ale stejně důležitá je i neformální komunikace tváří v tvář. Je nutné, aby byla interní komunikace pravdivá, otevřená a včasná, aby zaměstnanci dostávali relevantní informace od správných osob ve správnou dobu, nebáli se otevřeně komunikovat s nadřízenými a aby si vedení knihovny bylo vědomo významu pravidelné interní komunikace.
digitální nástroje
tištěné nástroje
osobní nástroje
Prvním úkolem nového ředitele je představení se zaměstnancům knihovny, vedení první porady a nastolení pravidel a způsobu komunikace. Důležité je se na toto první setkání detailně připravit, protože ostatní zaměstnanci zpravidla k prvnímu kontaktu přicházejí s různými očekáváními. Počáteční chyby se obtížně napravují. Porady by měly probíhat na jednom daném místě, s pevně stanoveným programem, který zaměstnanci mají dostat předem, aby se na poradu mohli nachystat.
Struktura prvního setkání by měla obsahovat vize nového ředitele o směřování organizace a také body, na kterých bude nový ředitel pracovat, a inovace, které by chtěl zavést. Prostor pro vyjádření musí dostat i zaměstnanci (vyjádření se k chodu organizace, projevení nápadů apod.). První porada dává možnost zavést určité rituály, které se budou vždy opakovat.
Velmi důležité je s pracovníky komunikovat nejen hromadně na poradách, ale také individuálně. Během prvních měsíců ve funkci je vhodné si s každým zaměstnancem minimálně na půl hodiny v soukromí sednout a mezi čtyřma očima si promluvit o jeho pracovních schopnostech, představách a přáních.
Vedení lidí a koordinace jejich práce je základní činnost manažerů všech úrovní. Vedení lidí vyžaduje určitou způsobilost manažera, autoritu či charisma. Jde o schopnost vést, usměrňovat, motivovat, stimulovat či strhávat lidi pro správné plnění potřebných úkolů k dosažení stanovených cílů. Důležité je uvědomit si, že:
Vedení pracovníků souvisí se stylem vedení, tj. vyjádřením vztahu vedoucího pracovníka k podřízeným jednotlivcům. Zjednodušeně jde o autokratický, demokratický či liberální styl vedení. Nelze říci, který styl je nejvhodnější, všechny mají své klady i zápory. V praxi se nakonec ukáže, že vedoucí by měl umět uplatňovat různé styly, a to podle potřeby, podle situace, ale zejména podle toho, s kým jedná.7)
Řízení vyžaduje vytváření a udržování takového prostředí, ve kterém jednotlivci spolupracují za účelem dosažení společných cílů.
Cílem manažera není manipulace s lidmi, ale poznání toho, co je motivuje.
Plánování zajišťuje, že:
Stanovení úkolů, krátkodobých i dlouhodobých cílů, strategie a sledování výkonnosti knihovny je nezbytné k zajištění rovnoprávných, účinných a kvalitních služeb přístupných všem složkám veřejnosti.
Jedním z prvních kroků k zahájení nezbytných změn v knihovně je vytvořit si vlastní strategii rozvoje a usilovat o její naplnění.
Důležité je, aby strategie knihovny byla součástí strategie zřizovatele.
Mít vlastní strategických plán, mít jasnou představu o své budoucnosti je v současné době životně důležité pro každou knihovnu, nezávisle na tom, zda se jedná o knihovnu malou či velkou.
Připravit dobrou strategii či koncepci není jednoduchou záležitostí a zejména pro malé knihovny s omezeným počtem pracovníků se může jednat o nelehký proces. Zpracování koncepce knihovny je příležitostí oslovit zřizovatele/provozovatele knihovny a další důležité instituce, které jsou podstatné pro činnost a rozvoj knihovny. Příprava strategie je správným krokem k zahájení diskuze o poslání knihovny a o tom, jak reagovat na zúžené pojetí knihovny jako půjčovny knih. Je možné blíže vysvětlit, k čemu je knihovna užitečná a jak slouží své komunitě a zároveň přesvědčit všechny zainteresované, proč je nezbytné investovat do rozvoje knihovny a reagovat na současné a budoucí změny.
Strategie knihovny musí být zaměřena nejen na její uživatele, ale na potřeby celé komunity, které slouží. Měla by zahrnovat tyto základní prvky:
Podrobný postup, jak připravit základní strategický dokument knihovny, je k dispozici ve studijním textu Zpracování koncepcí, plánů a programů v oblasti knihovnictví a informačních služeb a systémů.
Zásadním koncepčním dokumentem pro rozvoj veřejných knihovnických a informačních služeb je koncepce rozvoje knihoven. V současném období je realizována Koncepce rozvoje knihoven na léta 2021–2027 s výhledem do roku 2030, schválená vládu v srpnu 2020.
Obsah Koncepce tvoří tři tematické pilíře. Knihovny by se podle nich měly profilovat jako opora občanské společnosti a přirozená centra místních komunit, jako vzdělávací a vzdělanost podporující instituce a jako správci kulturního a znalostního bohatství.
Aktuální informace a pomocné materiály k implementaci Koncepce do praktické činnosti knihoven jsou k dispozici na webu Koncepce.knihovna.cz.
Další užitečné zdroje vztahující se k obsahu této kapitoly najdete v příloze 4.