Akce (konference apod.) je z hlediska katalogizačnch pravidel druhem korporace. Proto se na ni vztahují stejná pravidla.
Akce/konference se tedy zapisuje jako hlavní záhlaví v poli 111, pokud je v popisovaném zdroji výslovně uvedena (viz informace k polím 110/710, seznam typů korporací, které se zapisují jako hlavní záhlaví, bod d).
V záznamu smí být pouze jedno pole 111 a současně s ním se nesmí v jednom záznamu vyskytovat pole 100, 110 nebo 130.
Případné další akce se zapisují do pole 711. V každém výskytu pole 711 smí být zapsána pouze jedna akce.
Pro volbu správné podoby jména používáme přednostně Soubor národních autorit, dostupný na stránkách: https://aleph.nkp.cz/cze/aut nebo https://aut.nkp.cz
Je-li u jména faktická nebo katalogizační chyba, převezmeme autoritní podobu, ale na chybu upozorníme Oddělení národních jmenných autorit: https://autority.nkp.cz/kontakty/
Pokud konference není uvedena v bázi národních autorit, ověříme si podobu jména nejdříve v databázi Library of Congress: https://authorities.loc.gov/
Teprve není-li akce uvedena v Library of Congress, hledáme v dalších pramenech. Nelze-li jméno akce ověřit v žádných dostupných pramenech, použije se podoba jména, uvedená v popisovaném zdroji.
Pokud má konference kromě stálého názvu (každoročně se opakující název, často odlišený pořadovým číslem) ještě specifický vlastní název (obvykle označující konkrétní tématické zaměření akce), za autoritní tvar zvolíme specifický název a druhá varianta se odkáže v záznamu autority. Musí se ovšem skutečně jednat o název akce, nikoli pouze o popis tématického zaměření konference nebo název sborníku. V případě pochybností ho za specifický název akce nepovažujeme.
U jmen akcí v jazycích používajících jiné než latinkové písmo se použije transliterace podle Doporučení pro přepis nelatinkových písem do latinky (zde). I v případě přebírání jmen z pramenů používajících jiný přepis se doporučuje dohledat správný tvar. Pouze v případě, kdy podobu jména v původním písmu a/nebo v doporučované transliteraci nelze najít, zapíše se jméno v podobě nalezené v příručkovém prameni.
Akce (konference), jejichž názvem je pouze obecný výraz (Zasedání, Meeting, Tagung…) se zapisují v polích 110/710 jako podřízená složka pořádající korporace.
Úvodní členy na počátku polí se obvykle vynechávají (s výjimkou případů, kdy potřebujeme řadit záhlaví pod členem). Veškerá diakritika či speciální znaky na počátku polí zůstávají zachovány, při řazení jsou ignorovány. Za jménem akce se v kulaté závorce zapisuje u nejednoznačných názvů kvalifikátor (tedy u těch jmen, ze kterých nevyplývá, že se jedná o akci – nezahrnují výraz „konference“, „seminář“, „meeting“, „Vereinigung“ apod.), u všech akcí pak údaje o pořadí, datu a místu akce. Pořadí podpolí tedy je: $a $n $d $c.
Zápis záhlaví typu Autor/Název (pouze v poli 711!)
Záhlaví typu Autor/Název se vytváří obvykle v případě, kdy v jednom dokumentu vyjde několik děl bez společného názvu.
Podrobnější instrukce viz materiál k popisu přítisků: https://www.nkp.cz/o-knihovne/odborne-cinnosti/zpracovani-fondu/katalogizacni- politika/pritisky-podle-rda
Záhlaví typu Autor/Název vytváříme někdy i v případech, když zdroj obsahující několik děl má jeden společný název. (V tomto případě by to musely být dva sborníky ze dvou konferencí, každý s vlastním názvem, publikované společně v jednom svazku.) U záhlaví pro akci se tedy bude jednat spíše o výjimku.
V první části pole 711 se zapisují údaje o akci s hlavní odpovědností za vznik díla. Je-li akce uvedena v souboru autorit, použije se autoritní podoba jména. Záhlaví Autor/Název NEOBSAHUJE číslo autority PRO AKCI v podpoli $7 (platí pro Souborný katalog a Českou národní bibliografii; v některých databázích/systémech mohou existovat individuální odchylky, které se však nemají přenášet do databází SKC a NKC). Ke jménu akce se připojuje podpole $t (vždy), v případě potřeby podpole $f, $k, $l, $n, $p a číslo NÁZVOVÉ autority v podpoli $7 (existuje-li). Do autorských údajů se v záhlaví Autor/Název zapisuje pouze akce s hlavní odpovědností za vznik díla; je-li takových akcí několik, v záhlaví Autor/Název se uvádí pouze PRVNÍ z nich, tj. ta, která by v úplném záznamu na samostatné dílo byla v poli 111. (Tento případ může nastat, ale je mnohem méně častý než u osob s autorskou odpovědností)
71122 $aKonference ambulantních psychiatrů$n(13. :$d2016 :$cOlomouc, Česko).$tAbstrakta
Indikátory První indikátor: indikátor formy jména
0 Invertovaná forma jména 1 Jméno jurisdikce 2 Jméno v přímém pořadí
První indikátor mívá obvykle hodnotu „2“.
Druhý indikátor pro pole 111 nedefinován pro pole 711 # typ nespecifikován 2 analytické záhlaví Druhý indikátor v poli 711 označuje hodnotu, která identifikuje typ vedlejšího záhlaví. Hodnota # označuje, že vedlejší záhlaví není určeno pro analytické účely. Hodnota 2 označuje, že popisná jednotka obsahuje dílo, pro které se vytváří vedlejší záhlaví. (Obvykle se jedná o záhlaví typu Autor/Název.)
Podpole pro jména akcí v záhlaví $a Jméno akce nebo jurisdikce jako vstupní prvek (NO) $c Místo konání akce (O) Uvádí se tehdy, je-li záhlaví součástí popisu zdroje týkajícího se buď jedné konkrétní akce, nebo řady akcí pořádaných na stejném místě. Konala-li se akce na několika místech, každé místo bude zapsáno v samostatném výskytu podpole $c – vždy včetně jména země. Každému dalšímu výskytu podpole $c bude předcházet středník (s pravostrannou mezerou). Místo konání akce by mělo být zapsáno v české formě, pokud existuje. Pro ověření správného tvaru geografických jmen používáme soubor geografických autorit. Za jménem místa se vždy uvádí i jméno země. $d Datum konání akce nebo podpisu smlouvy (NO) Uvádí se pouze tehdy, je-li záhlaví součástí popisu zdroje týkajícího se jedné konkrétní akce (nejčastěji: jednoho konkrétního ročníku). Datem se zde rozumí rok konání. Přesné datum se zapisuje pouze v případě, kdy by bylo nutno rozlišit dvě akce stejného jména pořádané v témže roce. $e Podřízená složka (O) $g Další různé informace (NO) $n Číslo části/sekce/akce (O) Uvádí se pouze tehdy, je-li akce skutečně číslována a je-li záhlaví součástí popisu zdroje týkajícího se jedné konkrétní akce. Číslo akce se uvádí řadovou číslovkou, arabskou číslicí. $q Jméno akce následující za jménem jurisdikce ve vstupním prvku (NO) $7 Číslo autority (NO) Číslo autority (pro akci) v rámci souboru národních autorit. $4 Kód role (O) Pokud se jedná o materiály z konference, role bude vždy „aut“.
Podpole názvová část – používá se v záhlaví typu Autor/Název vždy v kombinaci se jménem akce, případně i s dalšími údaji záhlaví pro akci
$f Data související s dílem (NO) $i Označení vztahu (O) Slovní vyjádření vztahu mezi zdrojem popsaným v poli 711 a zdrojem popsaným v polích 1XX/245. Obvykle se jedná o související dílo, které potřebujeme propojit s popisovaným zdrojem. $k Podzáhlaví pro formu (O) $l Jazyk díla (NO) $n Číslo části/sekce díla (O) $p Název části/sekce díla (O) $t Název díla (NO) Přednostně se zapisuje unifikovaný název, pokud existuje. Úvodní mluvnický člen se nezapisuje. $7 Číslo autority (NO) Číslo NÁZVOVÉ autority v rámci souboru národních autorit. V tomto případě nebude uvedeno číslo autority příslušející jménu akce.
Podrobné pokyny pro stanovení unifikovaného názvu a pro vyplnění podpolí názvové části viz pole 130/240. Jediným rozdílem je zápis vlastního unifikovaného názvu, který se v polích 130/240/730 zapisuje v podpoli $a, zatímco v polích 700/710/711 patří do podpole $t.
Interpunkce
$aJméno akce jako vstupní prvek
$aJméno akce jako vstupní prvek (kvalifikátor)
$aJméno akce jako vstupní prvek$n(Číslo akce :$dDatum konání akce :$cMísto konání akce)
$aJméno akce jako vstupní prvek$d(Datum konání akce :$cMísto konání akce).$ePodřízená složka
$aJméno akce jako vstupní prvek$d(Datum konání akce :$cMísto konání akce;$cDruhé místo konání akce;$cTřetí místo konání akce)
$aJméno akce jako vstupní prvek$n(Číslo akce :$dDatum konání akce : $cMísto konání akce).$tNázev díla
Příklady
7112 $aPraha - město zpráv a zpravodajství (konference)$d(1997 :$cPraha, Česko) 1112 $aInternational Conference on Adult Education$n(4. :$d1985 :$cPaříž, Francie) 1112 $aUdržitelné využívání půdy a vody (konference)$n(19. :$d2001 :$cBrno, Česko;$cPraha, Česko)
1112 $aSeminář o tenzidech a detergentech$n(35. :$d2001 :$cLázně Bohdaneč, Česko) 1112 $aOsivo a sadba (seminář)$n(10. :$d2011 :$cPraha, Česko) 1112 $aVelká Morava a počátky křesťanství (výstava)$d(2015 :$cBrno, Česko;$cPraha, Česko;$cBratislava, Slovensko) 1112 $aKnihovny současnosti (konference) [záhlaví ze záznamu pravidelně vycházejícího sborníku z konference, který je popsaný jako periodikum – zahrnuje tedy všechny ročníky konference, nemůže obsahovat podpole $n ani $d; místo konání se během let několikrát změnilo, proto v záhlaví není uvedeno ani podpole $c]