====== -#9 Spisová služba ====== Tato kapitola je orientovaná na dokumenty docházejí a odcházející z knihovny, jejich evidence, údaje o nich a následně i skartační řízení. **Hlavní body kapitoly** * Základní pojmy * Skartační znak * Údaje vedené o dokumentech * Skartační řízení **Klíčová slova** Spisová služba, skartační znaky, lhůty, údaje o dokumentech, skartace dokumentů. ---- ===== Spisová služba ===== Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti organizace, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich: * řádný příjem, * označování, * evidenci, * rozdělování, * oběh, * vyřizování, * vyhotovování, * podepisování, * opatřování razítkem, * odesílání, * ukládání, * zapůjčování, * vyřazování ve skartačním řízení, * a to včetně kontroly těchto činností. ==== Základní pojmy spisové služby ==== **Číslo jednací** označuje dokument, obsahuje vždy zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. **Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl knihovně doručen nebo vznikl z jeho činnosti.** * Listinná podoba – např. stížnost klienta, upomínky, návrhy na hodnocení zaměstnance, návrhy odměn, smlouva, dohody k projektům atd., * nelistinná podoba – e-mail, dokument uložený na disku, protokoly či záznamy o ztrátách a nálezech předmětů apod., kdy se např. eviduje proces jejich předání, komu a kam. **Dokument v digitální podobě** – dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě. **Dokument v analogové podobě** – informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči. **Elektronický podpis** – údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě. **Označování dokumentů** – úkon, během něhož se dokumentům při jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory. **Podací deník** – evidenční pomůcka v analogové podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů. **Podatelna** – pracoviště sloužící pro příjem, označování (evidenci) a odesílání dokumentů. Výpravna je odbor, který je součástí podatelny a slouží k vypravování dokumentů/zásilek. **Skartační lhůta** – doba, po kterou musí být dokument uložen. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat. **Spisovna** – úložné místo pro uložení vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. **Spisový a skartační plán** – hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. **Spisový řád** – vnitřní předpis knihovny, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. **Spisový znak** – číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování ve skartačním řízení. === Skartační znak === Existují tři skartační znaky: * **A** – dokumenty určené k uložení do archivu, * **S** – dokumenty určené ke zničení, * **V** – výběr, po uplynutí skartační lhůty se rozhodne zda bude dokument skartován či předán do archivu. **Zpracovatel** – osoba zodpovědná za zpracování a vyřízení dokumentu (spisu). Zpracovatele zpravidla určuje ředitel organizace. === Výkon spisové služby úřadu, organizace === **Spisový řád** Každý veřejnosprávní původce má dle [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákona 499/2014 Sb.]] povinnost vydat spisový řád. Jde o závaznou interní směrnici původce, která stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, vzniku u úřadu, oběhu v rámci úřadu až do vyřazení ve skartačním řízení. Nedílnou součástí spisového řádu je vždy skartační plán, který obsahuje soupis všech užívaných dokumentů u úřadu, kde jsou uvedeny ukládací lhůty a skartační režim všech dokumentů. Povinností všech původců je předat skartační plán ke schválení místně příslušnému správnímu archivu. **Na základě skartačního plánu probíhá i skartační řízení.** [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]]. === Pravidla pro manipulaci s dokumenty u původců === **Úkony spisové služby** K úkonům spisové služby patří: * manipulace s dokumenty tvořenými organizací a jí doručenými, * třídění písemností – při doručení doručovací službou, * označování – podací razítko, číslo jednací, * zapisování – podací deník, případně elektronická spisová služba, * oběh – předávání mezi kolegy, odděleními, * vyřizování – např. vyřízeno, telefonicky, e-mailem, poštou, * podepisování – elektronické podpisy na dokumenty, které mají úřední charakter, případně účetní doklady, * odesílání – osobně, poštou, datovou schránkou, * ukládání ve spisovnách – místo pro ukládání dokumentů do doby uplynutí jejich skartační lhůty. **Údaje vedené o dokumentech** O dokumentech jsou vedeny údaje: * pořadové číslo dokumentu – č. j., * jednoznačný identifikátor dokumentu z evidence elektronické spisové služby, * datum doručení, * adresa odesílatele či vyznačení vlastní dokument, * číslo jednací odesílatele, pokud je uvedeno, * počet listů a příloh, zda digitální či listinné, * stručný obsah dokumentu, * označení útvaru původce, který dokument vyřídil, * způsob vyřízení, datum odeslání, * spisový znak a skartační režim. === Skartační řízení === Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při plánovitém vyřazování dokumentů, které jsou po uplynutí skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné nebo jejich využívání není soustavné. Současně se posuzuje i jejich význam. **Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu.** Skartační řízení se provádí minimálně jednou ročně komplexně za celou knihovnu. Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, včetně úředních razítek vyřazených z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování. Původce je povinen předložit místně příslušnému archivu **skartační návrh,** což je soupis dokumentů, určených k likvidaci, či předání k trvalému uchování do archivu. Veřejnoprávní původci jsou uvedeni v [[ https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499#p3|Zákonu č. 499/2004 Sb., § 3 odst. 1]]. Knihovny jsou dle § 3 archivního zákona povinny uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému státnímu archivu výběr archiválií. [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů]]. **Záznam o předání dokumentů,** které jsou vybrány jako archiválie, do archivu, **vyhotovuje vždy příslušný archiv,** který také pověřuje konkrétní osobu k sestavení a podpisu úředního záznamu. Zničení dokumentů bez provedení výběru archiválií naplňuje skutkovou podstatu přestupku a je sankciováno. Oprávněné zničení se prokazuje protokolem o provedeném skartačním řízení nebo protokolem o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení. Další užitečné zdroje vztahující se k obsahu této kapitoly najdete v [[rizeni:priloha_09_spisova_sluzba|příloze 9]]. <-rizeni_lidskych_zdroju|8. Řízení lidských zdrojů ^obsah|Obsah^knihovni_sluzby|10. Knihovní služby->