====== -#12 Osobní spis zaměstnance ======

Kapitola se zabývá vedením osobního spisu zaměstnance.

**Hlavní body kapitoly**

  * Osobní spis zaměstnance
  * Nezbytné písemnosti
  * Právo nahlížet do osobního spisu
  * Soubor materiálů

**Klíčová slova**

Zaměstnanci, dokumenty, osobní spis.

----

V souladu se zákoníkem práce může zaměstnavatel vést **osobní spis zaměstnance**.

<WRAP center round info 100%>
Nejedná se o povinnost, ale možnost, přesto se vřele doporučuje tento spis zaměstnance vést.
</WRAP>

Obecně smí zaměstnavatel ukládat pouze písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2006-262#p3|§ 3 zákoníku práce]].

Do osobního spisu mohou nahlížet pouze taxativně vyjmenované osoby:

  * vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni,
  * orgán inspekce práce,
  * Úřad práce ČR,
  * Úřad pro ochranu osobních údajů,
  * soud,
  * státní zástupce,
  * policejní orgán,
  * Národní bezpečnostní úřad,
  * zpravodajské služby.

Dále samozřejmě může spis prohlížet samotný zaměstnanec, který má právo činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to vždy na náklady zaměstnavatele.

<WRAP center round tip 100%>
Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem kontrolnímu orgánu, který si tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly.
</WRAP>

Osobní spis by měl obsahovat následující **[[https://ppropo.mpsv.cz/XVIOsobnispiszamestnance|materiály v doporučené struktuře]]** (jde o příkladný výčet, nejsou zde uvedeny všechny dokumenty, které mohou v průběhu trvání pracovněprávního vztahu vzniknout):

  * **osobní údaje a předpoklady pro výkon práce:** žádost uchazeče o zaměstnání, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) od předcházejícího zaměstnavatele, pracovní posudek od předcházejícího zaměstnavatele, osobní dotazník, životopis, fotokopie dokladu o dosaženém vzdělání, doklady o dalším vzdělání, doklady o dosažené kvalifikaci, lékařské posudky vydané poskytovatelem pracovnělékařských služeb, změny v osobních údajích,
  * **smlouvy:** pracovní smlouva a její dodatky, změny, dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty, dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce, dohody o srážkách ze mzdy, kvalifikační dohody, konkurenční doložka,
  * **práce a chování:** informace o obsahu pracovního poměru, pracovní náplň a její změny, doklad o seznámení zaměstnance s vnitřními předpisy a pracovním řádem, doklady o absolvovaných školeních, hodnocení zaměstnance, převedení a přeložení, změna pracovního zařazení, upozornění na nedostatky v práci, stížnosti zaměstnance a jejich vyřízení, výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků, upozornění na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci, souhlas zaměstnavatele s výkonem vedlejší výdělečné činnosti zaměstnance,
  * **příjmy a požitky:** platový výměr, žádost zaměstnance o zasílání platu na účet, mzdové listy, rozhodnutí o srážkách ze mzdy, doklady o složkách mzdy nebo platu a provedených srážkách (výplatní pásky), evidence o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, evidence vyplacených záloh na plat, evidence odvodů daní z příjmů ze závislé činnosti, evidence odvodů pojistného na zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení, evidence jiných pojištění, evidenční list pro důchodové zabezpečení, zápůjčky a finanční výpomoci, dokumenty k nájmu služebního bytu,
  * **pracovní doba:** evidence pracovní doby, evidence nepřítomnosti v práci, evidence pracovní neschopnosti, evidence čerpání dovolené, evidence přestávek v práci a bezpečnostních přestávek,
  * **další dokumenty:** předávací protokoly, např. ke služebnímu automobilu, mobilnímu telefonu, výpočetní technice,
  * **skončení pracovního poměru:** dohoda o rozvázání pracovního poměru, výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době, potvrzení o zaměstnání, pracovní posudek, oznámení zaměstnance o trvání na dalším zaměstnávání.

Při vedení osobního spisu je nutné vnímat podstatu a cíl osobního spisu, který slouží pouze pro interní potřebu zaměstnavatele a pro řádný výkon práv a povinností v rámci pracovněprávního vztahu. Z tohoto důvodu je nutné, aby
zaměstnavatel zajistil ochranu osobních údajů zaměstnance před neoprávněným přístupem nepovolaných osob nebo zneužitím a vedl osobní spis v souladu s [[https://ipk.nkp.cz/docs/gdpr/prirucka-gdpr/|GDPR]], neboť má postavení správce a zpracovatele osobních údajů.

<-home_office|11. Home office^obsah|Obsah^povinnost_zamestnavatele_pri_skonceni_pracovniho_pomeru|13. Povinnost zaměstnavatele při skončení pracovního poměru->