====== -#17 Výběr softwaru ======

Výběr knihovního softwaru je poměrně komplexní záležitost. Není možné rozhodovat se pouze podle funkcí, které jednotlivé softwary nabízejí, ale je třeba vzít v úvahu i další kritéria. Ta by měla vycházet z analýzy potřeb a situace knihovny, revize pracovních postupů a poskytovaných služeb a z plánů na budoucí rozvoj knihovny.
===== - Nezbytné kroky při výběru softwaru =====
Některé knihovny mají povinnost vypsat výběrové řízení. Součástí kvalitní přípravy výběrového řízení by měly být následující kroky:
  - [[aks:analyza_situace_a_potreb_knihovny|analýza situace a potřeb knihovny]];
  - [[aks:pracovni_postupy_a_procesy|zmapování postupů a procesů knihovny]];
  - [[aks:pozadavky_na_software|vytvoření seznamu požadovaných funkcí softwaru]] a vhodného [[aks:zpusoby_provozu|způsobu provozu]];
  - [[aks:ziskavani_informaci|získávání informací o dostupných produktech]];
  - zpracování písemné žádosti o nabídku (poptávkového dokumentu) nebo zadání výběrového řízení;
  - vyzkoušení či prezentace produktů;
  - hodnocení nabídek;
  - [[aks:uzavreni_smlouvy|jednání o smluvních podmínkách a uzavření smlouvy]].

Stejné kroky však doporučujeme podniknout i knihovnám, které povinnost uspořádat výběrové řízení nemají.

Ať už knihovna má knihovna povinnost vypsat výběrové řízení nebo nikoliv, ve všech fázích přípravy výběru či výběrového řízení doporučujeme pořizovat stručné záznamy o:
  * všech schůzkách a jednáních (oficiálních i neoficiálních);
  * informacích získaných studiem písemných dokumentů (včetně dokumentace k softwaru);
  * rozhovorech s dodavateli/poskytovateli podpory nebo s pracovníky dalších knihoven;
  * výsledcích testování demo verzí softwaru.

<WRAP center round tip>
Připomínáme:
**Do procesu výběru** ve všech jeho fázích **je vhodné zapojit také řadové pracovníky**, kteří používají stávající software a budou využívat i software nový. Právě ti totiž nejlépe znají situace, které v knihovně nastávají v každodenní provozu, vědí, jaké problémy je třeba řešit a jak jim s těmito situacemi knihovní software pomáhá nebo může pomoci, co jim vyhovuje, co by potřebovali atd.

</WRAP>

===== - Poptávkový dokument jako podklad pro výběrové řízení =====
Podkladem pro výběrové řízení je **poptávkový dokument**, označovaný také jako žádost o nabídku, případně RFP (z angl. //request for proposal//)((Poptávkovému dokumentu může předcházet formální žádost o informaci o produktech, viz výše.)). Podle dodaných nabídek a stanovených kritérií pak výběrová komise hodnotí jednotlivé nabídky. Ty většinou bývají zpracovány písemně. Součástí výběrového řízení však mohou být i různé formy prezentace apod.

Poptávkový dokument slouží jako výzva potenciálním dodavatelům k závazné nabídce produktů, včetně cenové nabídky podle zadané specifikace. Ta je zároveň podkladem pro kvalifikovaný výběr softwaru a srovnání jednotlivých nabídek.
<WRAP center round tip>
Zpracování poptávkového dokumentu je užitečné i případě, že knihovna není povinna vypisovat výběrové řízení. Příprava písemného dokumentu je sice časově náročná, ale knihovně pomůže jednoznačně formulovat požadavky, odstranit případné nejasnosti či stanovit kritéria výběru.
</WRAP>

Poptávkový dokument je standardně rozdělen do několika částí. První část tvoří administrativní informace týkající se formálních záležitostí výběrového řízení. Další část představuje knihovnu, charakterizuje její služby a poslání, situaci a infrastrukturu a shrnuje, co si knihovna slibuje od zavedení nového softwaru. Dále dokument obsahuje detailní požadavky na funkce a architekturu softwaru. Součástí dokumentu by měla být také hodnoticí kritéria, případně návrh smlouvy.((Tato část textu byla zpracována mj. s využitím publikace WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. //Integrated library systems: planning, selecting, and implementing//. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, 183 s. ISBN 978-1-59158-897-9. Ta na s. 141–166 obsahuje příklad poptávkového dokumentu. Publikaci lze zapůjčit v [[https://ipk.nkp.cz/knihovnicky-institut/knihovna-knihovnicke-literatury|Knihovně knihovnické literatury]] v Národní knihovně ČR. Omezený náhled je dostupný také prostřednictvím služby [[https://books.google.cz/books/about/Integrated_Library_Systems.html?id=uqgpxajvAsQC&amp;redir_esc=y|Knihy Google]].))

==== - Administrativní a právní záležitosti ====
Tato část obsahuje následující informace:
  * kdo výběrové řízení vypisuje, případně pro koho (název, adresa);
  * co je předmětem výběrového řízení;
  * kdy a kam doručit odpovědi (datum a čas, e-mailová a/nebo fyzická adresa)((V případě zaslání poštou se obvykle požaduje označení obálky tak, aby bylo jasné, že jde o nabídku pro výběrové řízení; pro nabídky zaslané e-mailem se obvykle zřídí zvláštní adresa, kam se nabídky směřují tak, aby všechny nabídky mohly být převzaty a otevřeny najednou po uzávěrce výběrového řízení.));
  * kontakt, na který je možné obrátit se pro další informace, možné způsoby komunikace;
  * právní informace (jakým způsobem je s doručenými dokumenty nakládáno, jak bude nakládáno s osobními údaji apod.);
  * seznam požadovaných dokumentů, které mají být dodány spolu s nabídkou.

**Dokumenty, které by měly být dodány spolu s nabídkou**, mohou být např.:
  * titulní list obsahující údaje o dodavateli a osobách, které jsou oprávněny jej zastupovat, a kontaktní údaje;
  * doklad o finanční stabilitě dodavatele;
  * seznam realizovaných řešení (dalších knihoven podobného typu a velikosti, kterým již dodavatel poskytuje své služby);
  * návrh smlouvy;
  * popis nabízeného řešení a jeho realizace (detailní plán implementace, uvedení všech subdodavatelů apod.);
  * alternativní řešení požadavků, které dodavatel nenabízí (např. možnost implementace externího softwaru nebo služby);
  * cenová nabídka((Viz též [[aks:rozpocet_projektu|rozpočet projektu]].)).
**Cenová nabídka** by měla zahrnovat následující položky((WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. //Integrated library systems: planning, selecting, and implementing//. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010, s. 82–84. ISBN 978-1-59158-897-9.)):
  * software;
  * hardware;
  * převod dat, včetně testování;
  * příprava infrastruktury;
  * instalace;
  * školení;
  * roční licenční poplatky;
  * roční poplatky za technickou podporu a údržbu softwaru;
  * volitelné poplatky (včetně telekomunikačních poplatků za systém pro odesílání upozornění, správu tisku nebo poplatků za online platby);
  * všechny další poplatky a náklady, které nejsou uvedeny výše;
  * celková cena.

==== - Popis knihovny a obecné požadavky ====
Tato část obsahuje informace o:
  * knihovně (poslání knihovny a cílová skupina, struktura organizace, spolupracující organizace a kooperativní projekty, do kterých je knihovna zapojena);
  * tom, co má poptávané řešení knihovně přinést (obecný popis očekávaných služeb, typ katalogu, možné způsoby implementace, obecné požadavky na rozhraní, kompatibilitu s dalším službami apod.);
  * stávající technické infrastruktuře (používaném hardwaru, softwaru, síťové infrastruktuře, firewallu, stávajícím knihovním softwaru a jeho kapacitě((Může jít např. maximální možný počet bibliografických záznamů nebo záznamů o čtenářích.)) a personálních zdrojích;
  * předpokládaném časovém plánu projektu (měl by zahrnovat mj. termín uzávěrky přihlášek do výběrového řízení, termín vyhlášení vítěze výběrového řízení, termíny testování a přípravy převodu dat, školení, datum očekávaného přechodu na nový software);
  * očekávané ceně řešení.
==== - Specifikace požadavků na funkce softwaru ====
[[aks:pozadavky_na_software|Specifikace požadavků]] obvykle obsahuje obecnou část zahrnující obecné požadavky (typ katalogu, způsob implementace, dostupnost služby, podpory aj.) a dále výčet technických a dalších požadavků a funkcí. Ten je obvykle rozdělen podle modulů/funkcí softwaru((Za nezbytné moduly (funkce) jsou považovány katalogizační modul, výpůjční modul a modul online katalog, viz BILAL, Dania. //Library automation: core concepts and practical systems analysis//. 3rd ed. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, c2014, s. 46. ISBN 978-1-59158-922-8.)). Platí, že čím podrobnější je specifikace, tím jednodušší může být hodnocení splnění jednotlivých kritérií. V seznamu níže uvádíme přehled základních oblastí, které by měla specifikace požadavků na funkce softwaru obsahovat((Seznam není vyčerpávající a je vhodné doplnit do něj okruhy vytipované na základě analýzy stavu a potřeb knihovny.)). V těchto oblastech je nutné podrobně stanovit požadavky na konkrétní funkce. V některých případech je vhodné požadovat nebo ponechat prostor na komentář dodavatele, případně specifikovat nejen konkrétní požadavek na funkci, ale také očekávaný způsob jeho realizace((Přestože je daná funkce v softwaru k dispozici, může se lišit komfort jejího použití, nutná oprávnění k jejímu použití, potřebné znalosti a dovednosti, návaznost na další funkce softwaru apod.)), nebo požadovat přesný popis některých činností krok za krokem. Míra podrobnosti jednotlivých požadavků závisí na preferencích a potřebách konkrétní knihovny.

Mezi **obecné požadavky** patří informace o:
  * požadovaném typu katalogu (např. regionální systém, jednotlivá instalace, společný katalog);
  * požadovaném způsobu implementace (např. hostovaný systém, cloudové řešení, instalace na serveru knihovny);
  * požadované míře rozlišení oprávnění pro jednotlivé knihovny, činnosti, skupiny uživatelů či jednotlivce;
  * požadované míře odlišných nastavení pro jednotlivé knihovny a pobočky v rámci katalogu a pravidla pro půjčování, rezervace;
  * požadované míře přizpůsobení uživatelského rozhraní (přizpůsobení grafickému vzhledu organizace, případně další možnosti nastavení rozhraní);
  * požadovaném propojení s externími softwary, službami a kooperativními projekty;
  * požadované podpoře (jejím rozsahu, časové dostupnosti, způsobu komunikace);
  * dokumentaci (požadovaném typu, formě((Tj. např. zda by mělo jít o technickou nebo uživatelskou dokumentaci, o tištěnou dokumentaci nebo dokumentaci dostupnou online.)), rozsahu);
  * školení (požadavcích na zaměření, rozsah, místo, formu a rozsah školení);
  * zárukách, včetně záruk v případě ukončení činnosti dodavatele a požadavků na vlastnictví dat v případě hostovaných systémů nebo provozu v cloudu.

Mezi **základní požadavky** patří:
  * hardware a software;
  * požadované standardy;
  * bezpečnost systému;
  * způsob ověření identity uživatelů;
  * administrace systému;
  * zajištění převodu dat.

U **výpůjčního modulu** hrají důležitou roli:
  * přehled základních funkcí;
  * výpůjční pravidla;
  * půjčování a vracení;
  * evidence čtenářů a jejich vyhledávání;
  * online registrace;
  * kontrola duplicit;
  * blokování čtenářského konta;
  * zprávy a upozornění;
  * prodloužení, rezervace, poplatky, pokuty, odesílání upozornění;
  * platby;
  * sledování rezervací a objednávek dokumentů;
  * možnost přizpůsobení tiskových výstupů;
  * možnost fungování v offline režimu.

U **katalogizace** jde především o:
  * přehled základních požadovaných funkcí;
  * standardy;
  * požadovaná pole;
  * způsoby editace a tvorby záznamů;
  * nastavení šablon pro bibliografické záznamy a pro údaje o jednotkách;
  * možnosti importu a exportu záznamů;
  * funkce pro stahování záznamů prostřednictvím protokolu Z39.50;
  * tisk štítků;
  * hromadné editace a akce;
  * správu autorit;
  * výměnné fondy.
V případě ** správy seriálů** obvykle klademe důraz na:
  * možnost generování vzorců a předpovědí pro předplatné;
  * správu předplatného;
  * příjem exemplářů;
  * hromadný příjem;
  * vazbu;
  * šablony pro příjem exemplářů;
  * reklamaci nedodaných čísel.

U **online katalogu** je užitečné nezapomínat na:
  * požadavky na rozhraní, včetně responzivity designu a přístupnosti pro osoby se specifickými potřebami;
  * ovládání rozhraní;
  * práci s přidaným obsahem;
  * způsoby vyhledávání a možnosti práce s výsledky;
  * funkce čtenářského konta;
  * online platby.

U **akvizice** se jedná především o:
  * sledování finančních zdrojů, fondů a rozpočtů;
  * správu dodavatelů;
  * tvorbu seznamů, objednávek (včetně objednávek elektronických dokumentů);
  * sledování stavu požadavků;
  * reklamace;
  * možnost zobrazení stavu objednaného dokumentu v online katalogu.

U **statistických výstupů** nezapomeňte na:
  * formáty a formy výstupů;
  * tisk výstupů;
  * požadované statistické údaje;
  * možnost opakovaných výstupů.

U **revize fondu** zařaďte zejména:
  * formy sběru dat;
  * výstupy revize.

Další požadavky se mohou vztahovat k meziknihovním výpůjčkám nebo např. k rezervacím vybavení a místností.


<WRAP center round tip 100%>
Inspirujte se poptávkovými dokumenty jiných knihoven. Můžete využít i zahraniční zkušenosti – vzorové poptávkové dokumenty jsou uvedeny mj. v publikacích věnovaných problematice knihovních softwarů((WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. //Integrated library systems: planning, selecting, and implementing//. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, 183 s. ISBN 978-1-59158-897-9. \\ BILAL, Dania. //Library automation: core concepts and practical systems analysis//. 3rd ed. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, c2014. xxix, 279 s. ISBN 978-1-59158-922-8.)). Obzvláště pro příklady ze zahraničí lze využít také vyhledávání na internetu((Do vyhledávače zadejte dotaz %%"%%integrated library system%%"%% %%"%%request for proposal%%"%%, viz např. [[https://www.google.com/?q=%22integrated+library+system%22+%22request+for+proposal%22|dotaz zadaný do Googlu]].)).

</WRAP>


==== - Kritéria hodnocení ====
Je vhodné stanovit:
  * jakým způsobem bude probíhat hodnocení (jakou formou, kdo bude hodnotit, k čemu bude přihlížet apod.);
  * počet kol výběrového řízení;
  * [[aks:hodnoceni_nabidek|kritéria hodnocení nabídek]].

<WRAP center round important>
Kromě splnění požadavků uvedených v poptávkovém dokumentu je vhodné vyhradit si právo nevybrat žádnou z předložených nabídek a také možnost hodnotit podle dalších kritérií, která nejsou v poptávkovém dokumentu přímo uvedena (např. podle informací shromážděných v přípravných fázích výběrového řízení, včetně informací získaných z prezentací softwaru, testovacích instalací, rozhovorů s pracovníky dalších knihoven apod.).
</WRAP>


<-moznosti_financovani|16. Možnosti financování^obsah|Obsah^hodnoceni_nabidek|18. Hodnocení nabídek->